Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes utilisant un export à entrée simple ou double, les utilisateurs SAGE et CEGID et les utilisateurs de l'intégration DATEV, Xero et NetSuite.
Vous pouvez vérifier votre type d'export sur Paramètres > Comptabilité.
Soumettre un avoir
Les avoirs peuvent être ajoutés via "Soumettre une facture ou un avoir".
Pour ce faire,
Sélectionnez le fichier de l'avoir sur votre ordinateur (image ou PDF).
Notre OCR (robot) Spendesk va tenter de remplir certaines données.
🔥 Vérifiez les champs 🔥 et ajoutez ou modifiez toute donnée existante ou manquante, telle que la facture de référence, la description et le centre de coûts.
Soumettez l'avoir, qui sera approuvé automatiquement.
Appliquer un avoir à une facture
Dans l'ensemble, la fonctionnalité d'avoirs de Spendesk prend en charge les trois principaux cas d'utilisation lorsqu'on traite ceux-ci dans une entreprise :
Déduire un avoir d'une facture de référence.
Enregistrer un avoir pour une application future à une facture.
Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk.
Si la facture de référence n'a pas encore été planifiée pour le paiement, vous avez deux options :
Déduire un avoir d'une facture de référence.
Enregistrer un avoir pour une application future à une facture.
Si la facture de référence est déjà programmée pour le paiement ou a déjà été payée, vous avez ces deux options :
Enregistrer un avoir pour une application future à une facture.
Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk.
Déduire un avoir d'une facture de référence
Étape 1 :
Examinez l'avoir dans Factures > Vérifier, sélectionnez "Déduire le montant de la facture de référence" et validez.
Étape 2 :
Examinez la facture de référence et la demande d'avoir associée.
Quand utiliser cette option
| La facture de référence et l'avoir sont tous deux dans "Dépenses > Factures > Vérifier". |
Impact sur le paiement des factures
| Le montant de l'avoir sera soustrait du montant de la facture. Par exemple, un avoir de 10€ sera appliqué à une facture de 20€, ce qui donnera lieu à un paiement de 10€.
|
Impact en comptabilité | La facture et l'avoir seront traités comme des lignes distinctes sur les onglets "Comptabiliser > Préparer" et "Tous les achats". Les deux peuvent être préparés via "Comptabiliser > Préparer" et exportés vers votre logiciel de comptabilité via "Comptabiliser > Exporter". |
Enregistrer un avoir pour l'appliquer ultérieurement à une facture.
Étape 1 :
Examinez l'avoir dans Factures > Vérifier et sélectionnez "Enregistrer l'avoir pour une ou plusieurs factures futures". Cela permettra de stocker le crédit avec le fournisseur.
Étape 2 :
Appliquez le crédit à une prochaine facture de ce fournisseur en cliquant sur "Appliquer".
Option à utiliser quand ?
| (1) La facture de référence et l'avoir se trouvent tous deux dans l'onglet "Dépenses > Factures > Vérifier". ou (2) La facture de référence est prévue pour le paiement ou a déjà été payée. |
Impact sur le paiement des factures
| Le crédit fournisseur stocké sera déduit du montant de la facture. |
Impact sur la comptabilité | La facture et l'avoir seront traités comme des dettes distinctes sur les pages "Comptabiliser > Préparer" et "Toutes les dépenses". Les deux peuvent être préparés via "Comptabiliser > Préparer" et exportés vers votre logiciel de comptabilité via "Comptabiliser > Exporter". |
Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk
Étape 1 :
Examinez l'avoir dans Factures > Vérifier et sélectionnez "Remboursé en dehors de Spendesk".
Option à utiliser quand ?
| Le fournisseur a remboursé le montant de l'avoir sur le compte bancaire de l'entreprise. |
Impact sur le paiement des factures
| L'avoir n'aura aucune incidence sur les factures. Il sera affiché sur la page "Tous les achats" avec le statut "Remboursé" et apparaîtra comme un remboursement sur la page "Tous les paiements". |
Impact sur la comptabilité | La facture et l'avoir seront traités comme des lignes distinctes sur les pages "Préparer" et "Tous les achats". Les deux peuvent être préparés via "Préparer" et exportés vers votre logiciel de comptabilité via "Comptabiliser>Exporter". |
"Tous les achats" : Examiner le statut des avoirs (disponible pour utilisation, déduit, remboursé)
Pour vérifier le statut de vos avoirs, veuillez vous rendre sur la page "Tous les achats". Vous pouvez y consulter le statut de vos avoirs.
Quels avoirs sont encore disponibles pour être utilisés.
Quels sont les avoirs qui ont été utilisés et déduits des factures ?
Les avoirs qui ont été remboursés par les fournisseurs.
Comptabiliser un avoir
Une fois que vous avez validé un avoir dans "Factures>vérifier", vous pouvez le retrouver dans "Comptabiliser>Préparer". Ici, vous pouvez affecter des informations comptables à l'avoir comme pour les autres types de dettes, et le marquer comme "prêt" à être exporté.
Lorsque les informations sont complètes, vous pouvez les exporter vers votre logiciel de comptabilité.
