â ïž Cette fonctionnalitĂ© est disponible pour les comptes utilisant un export Ă entrĂ©e simple ou double, les utilisateurs SAGE et CEGID et les utilisateurs de l'intĂ©gration DATEV, Xero et NetSuite.
Vous pouvez vérifier votre type d'export sur ParamÚtres > Comptabilité.
Table des matiĂšres
Soumettre un avoir
Les avoirs peuvent ĂȘtre ajoutĂ©s via "Soumettre une facture ou un avoir".
Pour ce faire,
SĂ©lectionnez le fichier de l'avoir sur votre ordinateur (image ou PDF).
Notre OCR (robot) Spendesk va tenter de remplir certaines données.
đ„ VĂ©rifiez les champs đ„ et ajoutez ou modifiez toute donnĂ©e existante ou manquante, telle que la facture de rĂ©fĂ©rence, la description et le centre de coĂ»ts.
Soumettez l'avoir, qui sera approuvé automatiquement.
Appliquer un avoir Ă une facture
Dans l'ensemble, la fonctionnalité d'avoirs de Spendesk prend en charge les trois principaux cas d'utilisation lorsqu'on traite ceux-ci dans une entreprise :
Déduire un avoir d'une facture de référence.
Enregistrer un avoir pour une application future Ă une facture.
Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk.
Si la facture de référence n'a pas encore été planifiée pour le paiement, vous avez deux options :
Déduire un avoir d'une facture de référence.
Enregistrer un avoir pour une application future Ă une facture.
Si la facture de référence est déjà programmée pour le paiement ou a déjà été payée, vous avez ces deux options :
Enregistrer un avoir pour une application future Ă une facture.
Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk.
"Factures > Vérifier" : Déduire un avoir d'une facture de référence
Ătape 1 :
Examinez l'avoir, sélectionnez "Déduire le montant de la facture de référence" et validez.
Ătape 2 :
Examinez la facture de référence et la demande d'avoir associée.
Quand utiliser cette option
| La facture de référence et l'avoir sont tous deux dans "Dépenses > Factures > Vérifier". |
Impact sur le paiement des factures
| Le montant de l'avoir sera soustrait du montant de la facture. Par exemple, un avoir de 10⏠sera appliquĂ© Ă une facture de 20âŹ, ce qui donnera lieu Ă un paiement de 10âŹ.
|
Impact en comptabilitĂ© | La facture et l'avoir seront traitĂ©s comme des lignes distinctes sur les onglets "Comptabiliser > PrĂ©parer" et "Tous les achats". Les deux peuvent ĂȘtre prĂ©parĂ©s via "Comptabiliser > PrĂ©parer" et exportĂ©s vers votre logiciel de comptabilitĂ© via "Comptabiliser > Exporter". |
"Dépenses > Factures > Vérifier" : Enregistrer un avoir pour l'appliquer ultérieurement à une facture.
Ătape 1 :
Examinez l'avoir et sélectionnez "Enregistrer l'avoir pour une ou plusieurs factures futures". Cela permettra de stocker le crédit avec le fournisseur.
Ătape 2 :
Appliquez le crédit à une prochaine facture de ce fournisseur en cliquant sur "Appliquer".
Option Ă utiliser quand ?
| (1) La facture de référence et l'avoir se trouvent tous deux dans l'onglet "Dépenses > Factures > Vérifier". ou (2) La facture de référence est prévue pour le paiement ou a déjà été payée. |
Impact sur le paiement des factures
| Le crédit fournisseur stocké sera déduit du montant de la facture. |
Impact sur la comptabilitĂ© | La facture et l'avoir seront traitĂ©s comme des dettes distinctes sur les pages "Comptabiliser > PrĂ©parer" et "Toutes les dĂ©penses". Les deux peuvent ĂȘtre prĂ©parĂ©s via "Comptabiliser > PrĂ©parer" et exportĂ©s vers votre logiciel de comptabilitĂ© via "Comptabiliser > Exporter". |
"Factures>Vérifier" : Marquer un avoir comme remboursé en dehors de Spendesk
Ătape 1 :
Examinez l'avoir et sélectionnez "Remboursé en dehors de Spendesk".
Option Ă utiliser quand ?
| Le fournisseur a remboursé le montant de l'avoir sur le compte bancaire de l'entreprise. |
Impact sur le paiement des factures
| L'avoir n'aura aucune incidence sur les factures. Il sera affiché sur la page "Tous les achats" avec le statut "Remboursé" et apparaßtra comme un remboursement sur la page "Tous les paiements". |
Impact sur la comptabilitĂ© | La facture et l'avoir seront traitĂ©s comme des lignes distinctes sur les pages "PrĂ©parer" et "Tous les achats". Les deux peuvent ĂȘtre prĂ©parĂ©s via "PrĂ©parer" et exportĂ©s vers votre logiciel de comptabilitĂ© via "Comptabiliser>Exporter". |
"Tous les achats" : Examiner le statut des avoirs (disponible pour utilisation, déduit, remboursé)
Pour vérifier le statut de vos avoirs, veuillez vous rendre sur la page "Tous les achats". Vous pouvez y consulter le statut de vos avoirs.
Quels avoirs sont encore disponibles pour ĂȘtre utilisĂ©s.
Quels sont les avoirs qui ont été utilisés et déduits des factures ?
Les avoirs qui ont été remboursés par les fournisseurs.
Comptabiliser un avoir
Une fois que vous avez validĂ© un avoir dans "Factures>vĂ©rifier", vous pouvez le retrouver dans "Comptabiliser>PrĂ©parer". Ici, vous pouvez affecter des informations comptables Ă l'avoir comme pour les autres types de dettes, et le marquer comme "prĂȘt" Ă ĂȘtre exportĂ©.
Lorsque les informations sont complÚtes, vous pouvez les exporter vers votre logiciel de comptabilité.
