FAQs

Puis-je ajouter deux avoirs à une facture ?

Non, cela n'est pas directement possible dans la V1 de cette fonctionnalité.

Il existe un contournement : Vous pouvez enregistrer plusieurs avoirs pour une utilisation ultérieure, puis appliquer le crédit groupé à une seule facture. Ce processus est pris en charge dans la V1.

Le montant de mon avoir est supérieur au montant de la facture. Comment puis-je gérer ce cas ?

La fonctionnalité prend en charge ce cas. Spendesk appliquera le montant maximal de l'avoir à la facture, éliminant ainsi la nécessité de payer la facture. Le montant restant de l'avoir sera enregistré au niveau du fournisseur, ce qui permettra de l'utiliser pour de futures factures.

Comment les avoirs seront-ils représentés dans les exports / dans le journal d'achats ?

Dans les exports comptables basés sur des fichiers à entrée simple, l'avoir sera traité comme une ligne négative. Pour les exports comptables basés sur des fichiers à entrée double, le montant sera ajouté avec les colonnes de débit et de crédit inversées par rapport aux factures à payer habituelles.

Peut-on annuler un avoir s'il a été vérifié dans Factures > Vérifier ?

À ce stade, non, mais vous pouvez le marquer comme "remboursé en dehors de Spendesk" dans les prochaines étapes : il sera toujours visible dans vos lignes Spendesk, MAIS il ne comptera pas sur vos futures factures 💪.

Gère-t-on les doublons d'avoirs ?

Pas pour le moment, mais peut-être à l'avenir.

Quels sont les formats acceptés ?

La même chose que pour les factures : images (jpeg, png etc.) et PDF.

Les demandeurs voient-ils toutes les factures soumises par le passé dans le menu déroulant lorsqu'ils essaient de lier un avoir à une facture ?

Ils ne voient que les factures soumises par eux-mêmes. Si la facture de base a été soumise par quelqu'un d'autre, le demandeur peut choisir l'option "Je n'ai pas la facture de référence" sur Spendesk lors de la soumission de l'avoir.

Où puis-je voir les avoirs?

Vous pouvez les voir sur l'onglet Tous les achats (Type de filtre : avoir) à tout moment, et sur Factures > vérifier et Comptabiliser > Préparer / Comptabiliser > Exporter si elles n'ont pas encore été exportées.

Y a-t-il des cas d'utilisation d'avoirs que vous ne gérez pas ?

Lors de nos entretiens, nous n'avons identifié que ces 3 cas d'utilisation principaux. Si vous utilisez les avoirs pour d'autres cas de figure, n'hésitez pas à les signaler à notre équipe de support : support@spendesk.com afin qu'elle puisse les communiquer à notre équipe produit. 😊

Les avoirs sont-ils disponibles sur tous les plans de facturation Spendesk?

Oui

Les avoirs sont-ils censés suivre le flux d'approbation ?

Non, ils sont auto-approuvés.

Lors du paiement d'une facture, comment les fournisseurs peuvent-ils voir qu'un avoir a été appliqué ?

Le fournisseur doit avoir l'historique (et la balance) de son côté. Durant la bêta, aucun fournisseur n'a indiqué que cela posait problème.

Les avoirs sont disponibles pour les utilisateurs d'export à entrée simple/double, aux utilisateurs de DATEV, Sage, Cegid, mais qu'en est-il de Xero et QBO ?

Nous étudions la question : en attendant, vous pouvez bien sûr utiliser cette solution de contournement :

-ajouter l'avoir à une facture ou à la prochaine facture de ce fournisseur si la première facture a déjà été préparée.

-éditer le total de la facture sur Spendesk si c'est encore possible, ou sur votre logiciel de comptabilité directement si elle a déjà été exportée. Dans ce cas, ajoutez également l'avoir au document de la facture sur votre logiciel de comptabilité. 📗 L'ajout de l'avoir en tant que deuxième pièce peut se faire, selon le statut de la demande, dans Toutes les demandes ou dans Factures - Vérifier.

Comment puis-je ajouter le numéro d'avoir à mon export de journal d'achat ?

Allez dans Paramètres > Exports > Votre export personnalisé et ajoutez la colonne Numéro d'avoir.

Comment gérer les avoirs lorsqu'ils ont été sauvegardés pour une application future mais qu'au final, la différence sera / a été remboursée en dehors de Spendesk ?

Allez dans Factures > Vérifier, cliquez sur la facture, cliquez sur "..." puis sur "Gérer les avoirs". Cliquez ensuite sur le signe "-" et "enregistrer les modifications".

Comment savoir à quelle facture un avoir est associé?

Allez dans l'onglet Tous les achats, filtrez par type = avoir. Sélectionnez-le. Vérifiez le numéro de facture "référence".

Ensuite, recherchez cette facture dans Tous les achats : vous pouvez taper le nom du fournisseur, CTRL+F et taper le numéro de la facture dans le champ de recherche qui s'ouvre. Cela devrait mettre en lumière la facture.

Comment puis-je savoir quel avoir a été appliqué à une facture ?

Vous pouvez vérifier quel avoir est affectée à quelle facture à partir de l'onglet "Factures > Historique", en cliquant sur la facture concernée et en consultant la barre latérale à droite.

Où puis-je consulter les avoirs?

Dans l'onglet "Toutes les demandes" et, une fois validés, dans l'onglet "Factures".

Une facture a été validée avant l'avoir qui la concernait. Comment procéder si nous n'envisageons pas d'avoir d'autres factures de ce fournisseur à l'avenir ?

Ce que nous recommandons dans ce cas, si votre avoir est toujours présent dans 'Review', c'est de télécharger la facture pour un paiement via .csv (au lieu de 'payer depuis Spendesk', par exemple) et de ne pas utiliser ce fichier .csv, afin que la facture apparaisse comme payée sur l'application. Adaptez ensuite son montant dans votre export ou supprimez-le si l'avoir couvre la totalité de la facture. Ensuite, validez l'avoir comme "remboursé en dehors de Spendesk".

Puis-je ajouter un avoir sur mon téléphone portable ?

Pas encore