Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans Sage Coala ou Sage Generation Expert :
1) Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk...
... puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter.
Si besoin, vous pouvez relire ces articles.
☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exporter une ou deux dépenses maximum pour minimiser les risques en cas d’erreur lors de l’import.
2) Une fois exporté, ouvrez le journal d'achats exporté pour remplacer .pdf par rien en utilisant la fonction Remplacer par dans la colonne Nom du/des justificatif(s) ;
Pour que la colonne Nom du/des justificatif(s) s’affiche dans votre journal d’achat, pensez bien à :
1) personnaliser le nom des justificatifs depuis l’onglet Paramètres > Exports pour y indiquer ID de reçu & ID de facture.
2) bien l’ajouter dans votre template en cliquant sur le +, entre deux colonnes.
3) Copier les écritures du journal d’achats exporté de Spendesk sans les entêtes.
4) Coller les écritures du journal d’achats exporté de Spendesk dans Sage Coala > Utilitaires > Coller les lignes du presse-papier de l’exercice comptable en cours;
5) Aller ensuite dans Journaux > Documents > Choisir la bonne année > Ouvrir la GED > Créer le dossier PIECES (en majuscules) > Coller les pièces téléchargées de Spendesk et le lien devrait être fait via le nom des justificatifs.
Pour rappel, Sage Coala n'accepte pas le format .jpeg, donc tous les reçus sous ce format ne seront pas rattachés aux écritures comptables correspondantes, mais vous pouvez quand même les déposer sur la GED pour les garder sur Sage Coala également, en plus de Spendesk.
Si vous rencontrez des difficultés, nous vous recommandons de consulter la documentation de votre logiciel ou de contacter leur service d'assistance pour obtenir de l'aide supplémentaire.
Félicitations, vous avez toutes les clés en main pour gérer votre comptabilité avec Spendesk 🚀