📖 Importez votre journal d’achats Spendesk dans Quadra by Cegid

Voici les étapes à suivre afin d'importer le journal d’achats Spendesk dans Quadra by Cegid :

1) Vérifiez votre export personnalisé Quadra sur Spendesk

Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter. Au besoin, vous pouvez relire ces articles.

☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exporter une ou deux dépenses maximum pour minimiser les risques en cas d’erreur lors de l’import.

Quadra ne gère que les fichiers texte au format propriétaire .ASCII. Spendesk ne permet pas encore de gérer ce format unique, mais nous vous proposons une alternative officielle disponible via Quadra : la macro Qimport permet de générer le fichier requis .ASCII à partir d'un fichier .CSV tel que celui exporté de Spendesk.

☝️À propos des justificatifs: Si vous souhaitez importer les justificatifs de Spendesk vers Quadra, veuillez donner un nom de justificatif de moins de 8 caractères depuis la page "Paramètres > Export" en ne choisissant que les champs "Receipt ID" et "ID de facture" et ajouter la colonne "Nom du/des reçus" à votre export personnalisé: Nom des justificatifs.

2) Assurez-vous que vous avez bien la macro Qimport sur Excel

Certaines versions de Quadra incluent la fonctionnalité “Quadra on demand” qui propose une version intégrée de Microsoft Excel et le module "Qimport".

3) Convertissez le fichier .CSV de Spendesk en fichier .ASCII compatible avec Quadra

Ouvrez Excel avec Quadra on demand.
Ouvrez le fichier CSV. obtenu sur Spendesk.
Dans l'onglet 'Compléments', sélectionnez 'Qimport: Lancer Écritures'

Faites correspondre les colonnes Spendesk avec votre propre installation Quadra. Pour ce faire, il suffit d'effectuer un clic droit sur chaque colonne du fichier Spendesk, et de choisir l'équivalent par rapport à votre paramétrage Quadra.

Notez que pour certaines colonnes, vous devrez ajouter quelques détails, par exemple spécifier un format de date, etc. Pour les justificatifs, choisissez la colonne "Nom du/des reçus" et faites-la correspondre avec la colonne "Pièce jointe".

Il est possible que Quadratus fasse apparaître une fenêtre pop-up vous demandant de confirmer certaines informations.

Une fois les informations validées, vous pouvez choisir un nom de fichier pour ce document .TXT d'import Quadra.

Si une erreur se produit, Quadratus peut vous donner les étapes à suivre pour avancer.

Enfin, Quadra vous montrera un récapitulatif du fichier que vous venez de créer. Le solde doit être à 0.

4) Sauvegardez ce parametrage pour les prochaines utilisations

Vous pouvez sauvegarder ce parametrage afin de le réutiliser plus tard. Ainsi, les futurs exports de Spendesk pourront être reconnus plus rapidement par Quadra. Pour ce faire, cliquez sur : 'Qimport: Sauver le parametrage'

La prochaine fois, vous pourrez ainsi importer cette configuration via le bouton 'Qimport: Ouvrir un parametrage existant' :

5) Importez le fichier texte ASCII dans Quadra

Si vous souhaitez importer les justificatifs, choisissez le fichier texte au format .ASCII puis ajoutez-le dans le répertoire dans lequel les justificatifs Spendesk sont présents (le répertoire "Receipts" de votre export).
Dans le menu, sélectionnez 'Import ASCII (Compta)' :

Si vous rencontrez des difficultés, nous vous recommandons de consulter la documentation de votre logiciel ou de contacter leur service support pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Félicitations, vous avez maintenant toutes les clés en main pour gérer votre comptabilité avec Spendesk 🚀