📖 Importez votre journal d'achats Spendesk dans Sage100c ou Sage50

Voici les étapes à suivre afin d'importer votre journal d'achats Spendesk dans Sage100c ou Sage50 :

1) Préparez et exportez vos paiements

Préparez les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk puis faites un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter.

Si besoin, vous pouvez relire ces articles.

☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exporter une ou deux dépenses maximum pour minimiser les risques en cas d’erreur lors de l’import.

2) Créez votre template d’import sur Sage :

Sur Sage, allez dans la section 'Format import/export parametrable...'

Créez un nouveau format parametrable (avec l'extension .ema proposée par défaut). Nommez-le puis notez son emplacement car ce fichier sera nécessaire lors des étapes suivantes.

À partir d'ici, une fenêtre s'ouvrira et vous laissera configurer ce template d'import. L'onglet 'Description' vous laissera ajouter (et répliquer) les colonnes configurées sur Spendesk.

Vous devez alors répliquer les colonnes présentes dans le template d'export Spendesk configuré à l'étape 1 (journal, numéro d'entrée, compte etc.). Pour ce faire, choisissez la colonne correspondante en cliquant sur la liste de choix en bas 'Type d'écriture' ⬇️ .

Après avoir configuré les colonnes souhaitées, vérifiez les paramètres de ce template d'import en allant dans l'onglet 'Particularités'. (Séparateurs de montants, en-têtes etc.) ⬇️

Vous pouvez ensuite cliquer sur 'OK' pour sauvegarder ce fichier '.ema' à l'endroit spécifié lors de la première étape.

3) Enregistrez votre template d'export Spendesk CSV en fichier texte (.TXT)

⚠️ Sage 100 n'accepte d'importer les entrées de journaux qu'à partir de fichiers texte. Deux options s'offrent à vous:

Option 1 :

Vous pouvez exporter le template d'import Sage configuré à l'étape 3 au format texte .TXT en cliquant sur 'Fonctions' puis 'Générer...'.

Sage demandera alors un emplacement où enregistrer ce fichier .TXT, qui fera office de matrice où venir insérer les entrées de journaux CSV provenant de Spendesk.
Vous aurez simplement à ouvrir le fichier TXT généré par Sage sur Excel ('Ouvrir > fichier', puis en sélectionnant l'option 'autres formats', le format texte n'est pas sélectionné par défaut). Excel ouvrira alors une fenêtre 'Assistant d'importation' où vous pourrez sélectionner le séparateur.

Après avoir ouvert ce fichier TXT sur Excel, copiez-collez les entrées de journaux téléchargées sous format CSV sur Spendesk dans ce fichier. Assurez-vous bien que les colonnes correspondent bien entre les deux format (export Spendesk / import Sage).
Selon la configuration choisie lors de l'étape 1 dans l'onglet 'Particularités', vous devrez peut-être supprimer la ligne d'en-tête avec les noms des colonnes, Sage n'en a généralement pas besoin.
Sauvegardez ces entrées toujours au format texte.

Option 2 :

La seconde option consiste à simplement enregistrer les entrées CSV exportées par Spendesk au format texte .TXT. Pour cela, ouvrez votre CSV puis enregistrez-le au format TXT en choisissant le délimiteur de colonnes 'tabulations'.
Selon la configuration choisie lors de l'étape 1 dans l'onglet 'Particularités', vous devrez peut-être supprimer la ligne d'en-tête avec les noms des colonnes, Sage n'en a généralement pas besoin.
⚠️ Attention, assurez-vous bien que les colonnes correspondent entre les deux formats (export Spendesk / import Sage). S'il existe une incohérence entre les deux templates configurés, cela risque d'engendrer des erreurs sur Sage.

4) Importez les entrées comptables sur Sage

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, vous n'avez plus qu'à importer vos entrées comptables. Pour ce faire, allez sur 'Fichier > Importer > Format parametrable'.

Sage vous demandera de choisir deux fichiers l'un après l'autre:
- Le fichier '.ema' de configuration enregistré lors de l'étape 3 de ce tutoriel (template de configuration d'import sur Sage). Sachez que ce fichier de configuration peut être réutilisé lors de vos prochains imports. Vous n'aurez pas à le reconfigurer à chaque fois.
- Le fichier '.txt' préparé lors de l'étape 4 de ce tutoriel, dont le contenu doit correspondre au premier fichier de configuration .ema.
Si les deux configurations sont conformes, vos entrées de journaux devraient alors être importées avec succès sur Sage 100c.

Si vous rencontrez des difficultés, nous vous recommandons de consulter la documentation de votre logiciel ou de contacter leur service d'assistance pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Félicitations, vous avez maintenant toutes les clés en main pour gérer votre comptabilité avec Spendesk 🚀