📖 Importez votre journal d’achats Spendesk dans Cegid Loop

Voici les étapes à suivre afin d'importer le journal d’achats Spendesk dans Cegid Loop :

1) Préparer les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk et ensuite faire un export depuis l’onglet Exporter. Si besoin d’une piqûre de rappel, vous pouvez relire ces articles.

☀️ S’il s’agit d’un premier export, nous préconisons toujours d’exporter une ou deux dépenses maximum pour minimiser les risques en cas d’erreur lors de l’import.

2) Une fois exporté, sortir le journal d'achat exporté du fichier compressé.

Avant de passer au premier import, petite piqûre de rappel sur la structure du fichier à importer :

Être au format texte .CSV (ou tout autre format texte délimité) ;
Pour un code journal, ne pas utiliser le code AN car ce dernier est un code journal réservé par Cegid Loop ;
Ne pas contenir de caractères spéciaux (virgules, points-virgules, retours chariots) ;
Ne pas contenir de caractères alpha dans des champs numériques ;
Disposer des données équivalentes à celles présentées ci-après (ce document est un exemple, l'ordre et le type des colonnes n'est pas imposé) :

3) Dans Cegid Loop, si l'exercice en cours ne correspond pas à la période à importer, ouvrir le menu Dossier > Exercices puis sélectionner l'exercice souhaité.

4) Cliquer sur le menu Comptabilité > Imports > Écritures > Personnalisées pour faire apparaître l'écran de récupération d'écritures :

5) Faire glisser le fichier .CSV dans la zone Prévisualisation.

6) Pour faire coïncider l'ordre des colonnes proposé par Cegid Loop avec celui du fichier à importer, faire glisser les étiquettes des colonnes Cegid Loop (en commençant par la plus à gauche), jusqu'à ce qu'elle soit au-dessus du titre de la colonne du fichier .CSV. En revanche, il n'est pas nécessaire que les titres des colonnes du fichier .CSV soient identiques à ceux de Cegid Loop.

7) Modifier ensuite les Paramètres du fichier (premier onglet en haut de l'écran) :

Dans la zone Modèles, vous pouvez renommer, supprimer ou ajouter un modèle.
Pour ne pas récupérer les titres des colonnes du fichier .CSV, renseignez le champ Début fichier, au niveau de la zone Ignorer les n lignes importées.
Si besoin, changez les autres paramètres tels que les Séparateurs pour les Colonnes, la Décimale ou encore le Format date.

8) Modifier les Paramètres d'import :

Champ/Option	Description
Créer les journaux inexistants	Permet de créer les journaux présents dans le fichier lors de l'importation. Si cette option est décochée, il est possible de choisir le journal d'importation dans la liste déroulante.
Nouveau folio	- Si cette option est cochée, les écritures seront importées dans un même folio par journal et par période. - Si cette option est décochée, les écritures seront importées avec un folio, par pièce. - Si le nombre d'écritures par journal et par période est trop important, l'import dans des folios séparés est conseillé. En effet, l'affichage d'un folio supérieur à 200 lignes peut engendrer des lenteurs.
Créer les comptes inexistants	Permet de créer les comptes présents dans le fichier lors de l'importation. Si cette option est décochée, la ligne comportant un compte inexistant sera placée dans un compte d'attente.
Equilibrage automatique	Permet d'équilibrer automatiquement par le compte 471 une importation qui ne serait pas équilibrée. Attention, il peut être difficile de retrouver les équilibres à la suite. Lors de l'import d'un journal de trésorerie parametré avec une contrepartie à l'écriture, si cette case est cochée, chaque ligne du fichier sera équilibrée avec une contrepartie automatique à la ligne.

9) Modifier les Paramètres des auxiliaires :

Champ/Option	Description
Tiers par défaut	Permet de choisir la manière dont les comptes de tiers seront importés.
Créer les inexistants	- Si cette option est cochée, les comptes seront créés lors de l'importation. - Si cette option est décochée, les écritures peuvent être placées dans les comptes de tiers choisis dans la liste.
Gérer les règles de correspondance des comptes	Permet d'établir des comptes de correspondance entre les écritures importées et celles de la comptabilité.

10) Sauvegarder le modèle d’importation sous le nom Spendesk afin de pouvoir le réutiliser lors des prochaines clôtures.

11) Enfin, cliquer sur Importer. Lorsque l'importation est terminée, le message suivant apparaît :

🔎 Vérification de l’import

Vérifier le résultat, au niveau de la barre du statut de révision.
Sélectionner le menu Comptabilité > Etats > Grand Livre > Général puis définir les paramètres souhaités afin d'afficher le Grand Livre Général.
Sélectionner le menu Comptabilité > Saisie afin d'afficher le folio et modifier, si besoin, les écritures.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour utiliser Spendesk en toute autonomie.

Bon export!

📑 Import avec les pièces jointes

Vous pouvez lier des pièces jointes aux écritures importées. Le fichier d’import doit contenir la colonne Document. Dans cette colonne, le nom du fichier lié à l'écriture doit être indiqué.

Pour que la colonne Nom du/des justificatif(s) s’affiche dans votre journal d’achat, pensez bien à :

1) Personnaliser le nom des justificatifs depuis l’onglet Paramètres > Exports pour y indiquer ID de reçu & ID de facture

2) Bien l’ajouter dans votre template en cliquant sur le +, en la renommant en Document

Les étapes à suivre sont les suivantes :

1) Préparer les dépenses dans l'onglet Préparer sur Spendesk et ensuite faire un export avec les pièces justificatives depuis l’onglet Exporter.

2) Quel que soit l'emplacement de dépôt dans SharePoint, les pièces jointes doivent y être déposées manuellement par l'utilisateur.

En revanche, si le nom du fichier est composé lui-même d'une liste de noms de dossiers imbriqués les uns dans les autres, vous devrez le déposer sous ce chemin.

Si parmi des dossiers, un ou plusieurs n'existent pas dans la GED, il sera nécessaire de les créer.
Par exemple, si le nom du fichier est /LILI/1234511.pdf, le dossier "LILI" devra être créé manuellement.

3) Import le journal d’achat comme indiqué précédemment.

4) Une fois l'import d'écritures effectué, allez dans la section Comptabilité > Saisie.

5) Au niveau de l'écriture souhaitée, consultez la colonne Document. L'emplacement de dépôt de la pièce jointe est alors indiqué. Il s'agit, la plupart du temps de : /sites/code/Ibs/DP/Archive/Import/

Si vous rencontrez des difficultés, nous vous recommandons de consulter la documentation de votre logiciel ou de contacter leur service d'assistance pour obtenir de l'aide supplémentaire.

Félicitations, vous avez maintenant toutes les clés en main pour gérer votre comptabilité avec Spendesk 🚀