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Aperçu rapide des fonctionnalités
Cette fonctionnalité permet aux contrôleurs d'archiver les fournisseurs via la page 'Paramètres>Comptes Fournisseurs'.
La fonction d'archivage des fournisseurs vous permet d'avoir toujours une liste de fournisseurs pertinente sur Spendesk tout en évitant :
Les entrées de fournisseurs en double
Les entrées de fournisseurs mal orthographiées
En outre, vous pouvez obtenir un aperçu rapide des fournisseurs qui sont actuellement disponibles sur la plateforme (onglet "Actuel") et des fournisseurs qui sont archivés (onglet "Archivé").
Fournisseurs archivés
Accédez à la page "Comptes fournisseurs" et à l'onglet "Actuel".
Cliquez sur la ligne d'un compte fournisseur/fournisseur.
Cliquez sur "Archiver ce fournisseur" en bas du panneau de droite.
Un message vert indique que l'archivage a fonctionné ✅
Quel est l'impact de l'archivage d'un fournisseur" ?
1. Le fournisseur archivé ne sera pas/plus proposé aux utilisateurs dans les demandes (par exemple, demandes de cartes virtuelles, demandes de notes de frais ou demandes de factures).
2. Si un utilisateur veut recréer un fournisseur archivé - Spendesk affichera un avertissement que l'équipe Finance a archivé ce fournisseur et que l'utilisateur doit vérifier le nom du fournisseur.
3. L'archivage d'un fournisseur n'a aucun impact sur les données déjà existantes sur Spendesk ! Elle n'a d'impact que sur la liste des fournisseurs disponibles dans les différentes parties du produit.
"Désarchiver" des fournisseurs
Allez sur la page "Comptes fournisseurs" et sur l'onglet "Archivés".
Cliquez sur la ligne d'un compte fournisseur/fournisseur.
Cliquez sur "Désarchiver ce fournisseur" à la fin du panneau de droite.
Un message de succès (en vert) indiquera que le désarchivage a réussi ✅
Remarque concernant l'archivage ou le désarchivage d'un fournisseur ⚠️
Si plusieurs fournisseurs sont affectés à un même compte fournisseur, vous devez d'abord cliquer sur la ligne du compte fournisseur, puis sur le fournisseur concerné, afin que le panneau de droite s'affiche avec l'action d'archivage ou de désarchivage.
Archivage en masse des fournisseurs
Accédez à la page "Comptes fournisseurs" et à l'onglet "Actuel".
Cliquez sur plusieurs lignes de comptes fournisseurs/fournisseurs.
Cliquez sur le bouton "Archiver" à côté de la barre de recherche.
Un message vert indique que l'archivage a réussi ✅
Remarque pour l'archivage de plusieurs fournisseurs ⚠️
Si vous souhaitez archiver plusieurs fournisseurs qui sont affectés à un compte fournisseur, vous devez d'abord cliquer sur la ligne du compte créditeur et ensuite sur les cases à cocher spécifiques à côté des fournisseurs avant de cliquer sur le bouton "Archiver" à côté de la barre de recherche.
Est-il possible de désarchiver des fournisseurs en masse également?
Oui, cochez-les puis cliquez sur "désarchiver" sur la droite.