Messages d'erreur et questions fréquemment posées sur l'intégration NetSuite

L'installation de notre bundle devrait automatiquement définir les formulaires de transaction standard comme formulaires préférés pour le rôle « Spendesk native integration ».

Ce sont les formulaires que nous vous conseillons de choisir car notre intégration a été conçue pour assurer une compatibilité totale avec eux. Le bundle définit les cinq formulaires suivants comme préférés :

Ce que nous avons remarqué, c'est que parfois il n'y a pas de formulaire préféré configuré pour les factures, ce qui signifie que nos exportations utilisent par défaut un formulaire personnalisé. Vérifiez que le formulaire Standard Vendor Bill est défini comme préféré pour les factures. Pour y accéder, allez dans Setup > Users/Roles > Manage Roles > « Spendesk native integration ».

Parfois, les formulaires standard sont inactifs et NetSuite ne désigne pas de formulaire comme préféré pour « Spendesk native integration ». Cela peut entraîner l'échec des exportations. Vous pouvez soit réactiver les formulaires standard et les désigner comme préférés pour le rôle « Spendesk native integration », soit rendre d'autres formulaires personnalisés préférés.

Les formulaires standard ne peuvent pas être personnalisés au niveau du formulaire (c'est-à-dire en accédant aux paramètres du formulaire lui-même). Cependant, il est possible de modifier les paramètres des champs Classe, Département et Localisation afin de décider si ces champs doivent être obligatoires ou facultatifs pour les formulaires standard, ou si vous les souhaitez au niveau de la ligne. D'autres segments personnalisés peuvent être appliqués aux formulaires de transaction soit au niveau du corps/de la transaction, soit au niveau de la ligne (veuillez vous référer à la section « vérifier que le niveau de mappage est celui attendu » pour plus de détails sur le niveau du corps et le niveau de la ligne).

Ces limitations sur la façon dont les formulaires standard peuvent être personnalisés font que très souvent des formulaires personnalisés sont créés dans NetSuite (par exemple « Spendesk - Vendor Bill ») avec des champs spécifiques. Cependant, Spendesk ne peut pas s'adapter à chaque formulaire personnalisé créé.

Les seules quatre personnalisations que nous prenons en charge pour les exportations NetSuite sont les suivantes :

Une fois ces paramètres configurés, ils seront appliqués aux 5 transactions exportées : Factures, Avoirs sur facture, Paiements de factures, Notes de frais et Écritures de journal. Par conséquent, ces 5 formulaires de transaction doivent avoir les mêmes segments personnalisés.

Remarque : Les paiements de factures n'ont pas de lignes de dépenses (donc tous les segments sont exportés dans le corps de la transaction indépendamment de la personnalisation dans Spendesk).

Les champs analytiques Spendesk peuvent être mappés avec leur équivalent NetSuite appelé Segments dans Paramètres > Informations comptables > Liaisons.

Du côté NetSuite, nous devons faire une distinction entre :

Il est important de s'assurer que vos configurations sont similaires sur NetSuite et Spendesk. Vous devez vous assurer que le Segment que vous avez mappé est attendu sur le formulaire préféré ou, à l'inverse, que vous avez mappé tous les segments obligatoires dans vos formulaires avec des champs analytiques Spendesk.

Si le segment personnalisé est attendu sur le formulaire de transaction (et est obligatoire) mais n'est pas dans l'exportation, NetSuite générera une erreur. De même, si vous envoyez un Segment qui n'est pas sur le formulaire, NetSuite générera une erreur.

Vous pouvez vérifier quels champs sont obligatoires en regardant tous les champs avec une étoile rouge dans l'onglet Expenses and Items d'une facture par exemple, comme dans l'exemple ci-dessous : Lignes de dépenses avec champs Département, Classe et Localisation obligatoires.
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Si votre mapping est incorrect, ce qui signifie que vous essayez soit d'envoyer une valeur qui n'est pas attendue, soit que vous n'envoyez pas une valeur obligatoire, vous pourriez avoir un message d'erreur du type suivant : « You do not have permissions to set a value for element expense.location due to one of the following reasons: 1) The field is read-only; 2) An associated feature is disabled; 3) The field is available either when a record is created or updated, but not in both cases. »

Ici, le message d'erreur indique spécifiquement que la Localisation n'est pas attendue dans le formulaire auquel elle est envoyée. Il existe deux solutions possibles :

En résumé, tous les cinq formulaires de transaction doivent se conformer aux quatre personnalisations disponibles dans Spendesk. Bien que les formulaires standard soient la préférence par défaut, tout autre formulaire peut être défini manuellement comme préféré. Pour ce faire, accédez à Setup > Users/Roles > Manage Roles > Edit "Spendesk native integration" role.

L'objectif est toujours le même : s'assurer que les formulaires préférés configurés dans Spendesk sont conformes à la personnalisation configurée dans NetSuite. Cela inclut la Classe/Département/Localisation par ligne ou dans le corps de la transaction, ainsi que d'autres segments personnalisés requis dans le corps de la transaction.

Pour éviter les doublons dans l'exportation, il n'est pas possible de conserver les deux options. Lorsque vous êtes connecté à NetSuite, vous perdrez la possibilité d'exporter manuellement les dépenses dans l'onglet Export. Cependant, dans des cas spécifiques où vous ne pouvez pas exporter les créances comme souhaité, vous pouvez choisir de les marquer comme « Exportées manuellement ». Cette action les supprimera de la liste des créances destinées à l'exportation.

Les fournisseurs et les fournisseurs doivent être liés pour que les créances soient exportées. Dans ce cas spécifique où vous ne souhaitez pas créer un fournisseur spécifique dans NetSuite, vous avez la possibilité d'utiliser le compte Miscellaneous Vendors dans NetSuite pour tous les paiements par carte. Cela peut être activé sur la page Paramètres > Informations comptables, juste sous le menu déroulant Changer d'intégration.

Vous ne pourrez pas exporter les mêmes créances deux fois. Par conséquent, les créances exportées vers votre Sandbox ne peuvent pas être exportées une deuxième fois dans votre environnement de production. Nous vous conseillons d'en discuter avec votre Customer Success Manager avant de connecter NetSuite avec Spendesk. Cela vous permettra de les exporter manuellement vers votre environnement de production NetSuite pendant que vous testez l'exportation via l'intégration sur votre Sandbox.

Le passage à NetSuite implique la collecte de données de référence de NetSuite, les données précédentes enregistrées dans Spendesk seront remplacées. Pour cette raison, toutes les dépenses dans l'onglet « Export » qui n'ont pas encore été exportées reviendront à l'onglet « Prepare », car nous recevons de nouvelles données de référence de NetSuite, qui peuvent différer des informations que vous avez saisies manuellement auparavant (par exemple, plans comptables, fournisseurs, etc.).

Pour éviter d'avoir à ressaisir ces informations, il vous suffit d'exporter les dépenses qui ont déjà été préparées avant de passer à l'intégration NetSuite.

Tout d'abord, assurez-vous que la date de la facture/dépense sur votre créance est correcte - cette erreur se produit souvent en raison de simples fautes de frappe.

Ensuite, assurez-vous que cette date tombe dans une période comptable valide et ouverte (Setup > Accounting > Manage Accounting Periods) et une période fiscale (Setup > Accounting > Manage Tax Periods) dans NetSuite. Si la date de votre dépense est antérieure à la période comptable en cours, vous voudrez peut-être la comptabiliser dans la période comptable en cours de toute façon. NetSuite dispose d'une fonctionnalité permettant de comptabiliser dans la période en cours (ou la prochaine période ouverte) même si la date de comptabilisation tombe dans une période fermée. Sous Setup > Accounting > Accounting Preferences, autorisez la date de transaction en dehors de la période de comptabilisation. Si vous ne souhaitez pas autoriser cela, marquez cette dépense comme exportée et créez-la manuellement dans NetSuite.

La préparation des dépenses n'est pas différente de ce qu'elle est avec une exportation basée sur des fichiers. Pour cette raison, à ce jour, il n'est pas possible d'exporter des paiements sans avoir préalablement préparé et exporté la créance associée.

Si vous exportez la créance sans reçu joint et que vous joignez ensuite le reçu à Spendesk, ce reçu ne sera pas envoyé à NetSuite car l'exportation d'un reçu est directement liée à la créance. Pour ce cas spécifique, nous vous invitons à télécharger votre reçu directement dans NetSuite manuellement.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les règlements peuvent échouer à l'exportation. La première chose à faire est de vérifier l'erreur d'exportation donnée sur l'exportation de règlement échouée et de suivre tous les conseils donnés dans ce message avant de réessayer l'exportation.

Si cela ne résout pas votre exportation échouée, vous devriez également vérifier :

Pour certaines raisons, vous pourriez ne pas vouloir exporter certaines dépenses dans NetSuite que vous avez préparées. Si vous souhaitez supprimer ces dépenses de l'onglet Export, vous pouvez cliquer dessus pour qu'un bouton s'affiche vous permettant de « Marquer comme exporté manuellement ».

Contrairement à NetSuite, Spendesk permet à la même catégorie de dépenses d'être liée à différents comptes de dépenses. Sur la base de nos discussions avec les clients, c'est une option qu'ils ne veulent pas perdre lors de l'utilisation de Spendesk. Le maintien de cette option nécessite de continuer à demander le compte de dépenses même si la catégorie de dépenses a déjà été sélectionnée.

Vous n'êtes pas obligé de faire correspondre les départements NetSuite avec les centres de coûts Spendesk et c'est quelque chose que nous ne vous conseillons pas de faire. En effet, les centres de coûts sont gérés différemment des autres champs analytiques. Étant donné qu'un centre de coûts a un propriétaire et un copropriétaire définis dans Spendesk, l'intégration n'est pas en mesure de créer automatiquement de nouveaux centres de coûts.

Si vous mappez les centres de coûts avec le département, nous essaierons alors de faire correspondre les départements provenant de NetSuite avec les centres de coûts dans Spendesk.

Remarque : Les champs personnalisés dans NetSuite ont des valeurs imbriquées. Par exemple, si un département s'appelle Marketing avec parent = France : Operations, alors la bonne valeur pour le centre de coûts dans Spendesk est France : Operations : Marketing.

L'option alternative que nous recommandons est de créer un champ analytique « Département » dédié dans Spendesk pour correspondre aux départements NetSuite. De cette façon, votre liste de départements de NetSuite sera importée dans Spendesk.

Nous vous conseillons de désactiver les flux d'approbation existants dans NetSuite et d'utiliser ceux de Spendesk pour éviter les conflits. Lorsque vous traitez des demandes dans Spendesk, il est plus approprié d'établir des flux d'approbation directement au sein de la plateforme Spendesk avant que les paiements ne soient effectués. Dans certains cas spécifiques, il peut être pertinent pour vous de maintenir un flux d'approbation existant dans NetSuite, avec un champ Demandeur obligatoire sur vos formulaires standard.

NetSuite ne permet pas de créer des factures, des notes de frais ou des paiements de factures en utilisant ce type de comptes. Vous recevez le message d'erreur suivant si vous essayez : « Invalid account reference key 535 for subsidiary 5. »

Seuls les comptes de type « Account payable » sont acceptés par NetSuite. C'est pourquoi nous ne rendons plus disponibles les comptes de type « Other current liability » comme comptes fournisseurs dans Spendesk. Notez que les comptes « Other current liability » apparaîtront toujours sous Comptes de dépenses dans Spendesk.

Cela peut se produire quel que soit le type de dépense que vous essayez d'exporter. C'est souvent lié au fait que vous n'avez pas autorisé le remplacement des numéros auto-générés dans NetSuite. Pour résoudre ce problème, veuillez suivre les étapes :

Une fois cela fait, vous pouvez réessayer votre exportation. Vous devriez maintenant avoir les autorisations pour définir une valeur pour tranid et votre exportation réussira.

Un fournisseur NetSuite est un élément NetSuite dans lequel sont stockées différentes données sur l'un de vos fournisseurs, tandis que le compte fournisseur est le compte dans lequel la créance liée à ce fournisseur sera comptabilisée.

Les formulaires sont les pages utilisées pour saisir des informations dans la base de données NetSuite.

Essentiellement, il définit les champs qui sont visibles lors de la saisie d'une nouvelle transaction. Par exemple, lors de la saisie d'une facture, les champs visibles changent en fonction du formulaire sélectionné.

L'ensemble « standard » de formulaires fournis avec un compte NetSuite peut être personnalisé pour mieux répondre aux besoins, mais la personnalisation possible est assez limitée. C'est pourquoi vous pouvez également créer différents formulaires « personnalisés » et les enregistrer dans NetSuite. Le formulaire qui sera choisi pour télécharger une transaction donnée sera celui défini comme « formulaire préféré » pour ce type de transaction : il peut s'agir d'un formulaire standard ou d'un formulaire personnalisé.

NetSuite offre une fonctionnalité spéciale pour vous aider à rapprocher les paiements à la fin du mois. Vous la trouverez dans Transactions > Bank > Match Bank Data. Là, vous pouvez télécharger votre relevé de compte que vous avez précédemment téléchargé depuis Spendesk dans Settings > Your Wallet > Account statements.