Ce processus garantit que les copies numériques sont conformes aux réglementations espagnoles, en maintenant l'intégrité et l'authenticité des documents originaux. En suivant le processus de numérisation approuvé par l'AEAT, les entreprises peuvent rationaliser leur tenue de dossiers, réduire leurs besoins de stockage physique et assurer leur conformité avec les réglementations fiscales.

Pour numériser vos reçus papier en Espagne en utilisant Spendesk, les exigences suivantes doivent être remplies :

La fonctionnalité de numérisation en Espagne doit être activée par un membre de l'équipe Customer Success. Si vous souhaitez commencer à numériser vos reçus papier en Espagne, veuillez contacter votre Customer Success Manager (CSM) pour activer cette fonctionnalité sur votre compte.

En tant que responsable de budget, vous pouvez vérifier si un reçu a été numérisé ou non lors de l'examen de la demande sur l'application ou le bureau. Vous pouvez identifier si un reçu a été numérisé en recherchant le badge "Reçu numérisé".

Si un reçu semble être un reçu papier mais n'a pas le badge "Reçu numérisé", cela signifie que le demandeur n'a pas capturé l'image via la caméra de l'application mobile Spendesk. Pour rectifier cela, vous pouvez choisir de rejeter la demande et demander au demandeur de re-capturer le reçu en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk, car c'est la seule méthode conforme.

En tant que comptable, vous pouvez également vérifier si un reçu a été numérisé ou non lors de la préparation du payable dans Comptabilité > Préparer. Vous pouvez identifier si un reçu a été numérisé en recherchant le badge "Reçu numérisé".

Si un reçu semble être un reçu papier mais n'a pas le badge "Reçu numérisé", cela signifie que le demandeur n'a pas capturé l'image via la caméra de l'application mobile Spendesk. Pour rectifier cela, vous pouvez cliquer sur le bouton "marquer le reçu comme invalide" et demander au demandeur de re-capturer le reçu via la caméra de l'application mobile Spendesk, en assurant la conformité avec les exigences de numérisation.

Spendesk s'est associé à ZeroComa pour offrir à nos clients espagnols une solution de numérisation approuvée par l'AEAT. ZeroComa a été le pionnier du mouvement de numérisation et a été le premier certifié par l'AEAT en 2008. Avec Spendesk et ZeroComa, vous êtes entre de bonnes mains.

Pour vous préparer à un contrôle fiscal, vous devrez créer une archive de l'exercice concerné et la transmettre à l'auditeur.

Vous pouvez effectuer cette opération en quelques clics dans Paramètres > Informations comptables > Numérisation des justificatifs papiers.

Avant de pouvoir lancer votre premier archivage, vous devez définir la date de clôture de votre exercice fiscal.

Une fois la date de clôture définie, vous pouvez procéder à l'archivage de votre premier exercice. Si vous avez plusieurs exercices clos, vous devrez archiver le plus ancien en premier. Ceci afin de respecter la réglementation de l'AEAT, qui stipule que les périodes doivent être clôturées par ordre chronologique. Par conséquent, veuillez sélectionner le premier exercice complet et cliquer sur « Archiver ».

En cas d'erreur, une liste apparaîtra sur la page avec des instructions sur la marche à suivre pour corriger les problèmes. Veuillez suivre ces instructions et cliquer à nouveau sur « Archiver » lorsque vous serez prêt à réessayer.

Si l'archivage réussit, vous recevrez un e-mail vous invitant à le télécharger. Vous pouvez également vous rendre dans Paramètres > Informations comptables > Numérisation des justificatifs papier à tout moment pour consulter le statut et télécharger les archives terminées.

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez partager l'archive avec votre auditeur fiscal. Ce dernier devra installer le logiciel EdasFacturas sur son ordinateur afin de pouvoir consulter l'archive et son contenu. Téléchargez le logiciel ici.

La numérisation de vos reçus papier garantit la conformité avec les réglementations de l'AEAT, vous permettant de vous débarrasser légalement des copies physiques. Ce processus aide à réduire les besoins de stockage physique, simplifie la tenue des dossiers et garantit que vos reçus sont facilement accessibles pour les audits et les examens financiers.

Non, pour que le processus de numérisation soit conforme aux réglementations de l'AEAT, les reçus doivent être capturés directement en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk. Les reçus téléchargés depuis la galerie ou via le site web ne seront pas numérisés et certifiés.

Une fois le processus de numérisation terminé, vous verrez un badge "Reçu numérisé" sur l'application ou l'application web. Ce badge indique que le reçu a été numérisé avec succès et est conforme aux réglementations de l'AEAT.

Si votre reçu n'est pas marqué comme numérisé, assurez-vous qu'il a été capturé en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk. Si ce n'est pas le cas, re-capturez le reçu en utilisant l'application. Si les problèmes persistent, contactez votre administrateur ou le propriétaire du compte pour une assistance supplémentaire.

La fonctionnalité de numérisation pour l'Espagne peut être activée par un membre de l'équipe Succès Client. Veuillez contacter votre responsable Customer Success (CSM) pour faire activer cette fonction.

Vous devez conserver le reçu papier jusqu'à ce que le processus de numérisation soit confirmé comme terminé et que le badge « Reçu numérisé » soit visible. Cela garantit que vous disposez d'une sauvegarde en cas de problème lors du processus de numérisation. Toutefois, veuillez consulter l'équipe financière de votre entreprise pour connaître la procédure interne concernant les reçus papier avant de les jeter.

Si un reçu est téléchargé de manière incorrecte (par exemple, depuis la galerie photo de votre téléphone ou via le site web), il ne sera pas certifié comme numérisé. Dans ce cas, le demandeur devra capturer à nouveau le reçu en utilisant l'appareil photo de l'application mobile Spendesk pour garantir la conformité.

Oui. Si le reçu est l'image d'un reçu papier mais ne comporte pas le badge « Reçu numérisé », le Responsable budgétaire (Budget Owner) ou le Comptable doit rejeter la demande et demander à l'utilisateur de capturer à nouveau le reçu via l'appareil photo de l'application mobile Spendesk.

Si la numérisation échoue, le demandeur verra apparaître le badge « Échec de la numérisation » et devra capturer à nouveau le reçu à l'aide de l'appareil photo de l'application mobile Spendesk. Assurez-vous que toutes les étapes sont correctement suivies et contactez le support Spendesk si le problème persiste.

Aucun équipement spécial n'est requis, si ce n'est l'application mobile Spendesk avec accès à l'appareil photo. Assurez-vous que votre appareil mobile dispose d'un appareil photo fonctionnel et que la dernière version de l'application Spendesk est installée.

Afin de respecter la réglementation de l'AEAT, nous devons nous assurer que les périodes fiscales sont clôturées de manière chronologique. Par conséquent, vous ne pouvez archiver qu'un seul exercice à la fois, et ce, dans l'ordre chronologique (par ex. : vous devez clôturer 2023 avant 2024).

L'archivage peut prendre 1 à 2 heures, car nous devons effectuer un grand nombre de vérifications sur les données fiscales et les justificatifs. Vous pouvez continuer à utiliser Spendesk ; nous vous informerons par e-mail lorsque l'archive sera prête. La notification sera envoyée au Propriétaire du compte ainsi qu'aux utilisateurs ayant le rôle de Contrôleur ayant formulé la demande. Vous pouvez également consulter la page « Numérisation des reçus papier » à tout moment pour vérifier l'état d'avancement.

Les DPR sont inclus dans l'exercice fiscal correspondant à la « date comptable » de la facture fournisseur.

Non. Vous ne pouvez lancer un archivage que lorsque toutes les factures fournisseurs avec DPR de la période ont été préparées et exportées.

Non. Dès que vous demandez l'archivage d'un exercice, toutes les factures de la période avec un DPR joint deviennent non modifiables, même si la fonction « modifier après export » est activée. Si l'archivage échoue, vous pourrez à nouveau modifier les factures jusqu'à ce que vous soumettiez à nouveau la période pour archivage. Une fois l'archivage réussi, les données seront définitivement verrouillées pour répondre aux exigences de l'AEAT.

Non. Une fois qu'une période est archivée, l'opération est irréversible. Ceci est nécessaire pour répondre aux exigences de l'AEAT.