Qu'est-ce que la numérisation en Espagne
La numérisation en Espagne, telle qu'approuvée par l'AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria), permet aux entreprises de se débarrasser légalement de leurs reçus et factures papier une fois qu'ils ont été correctement scannés et numérisés.
Ce processus garantit que les copies numériques sont conformes aux réglementations espagnoles, en maintenant l'intégrité et l'authenticité des documents originaux. En suivant le processus de numérisation approuvé par l'AEAT, les entreprises peuvent rationaliser leur tenue de dossiers, réduire leurs besoins de stockage physique et assurer leur conformité avec les réglementations fiscales.
Quelles sont les exigences ?
Pour numériser vos reçus papier en Espagne en utilisant Spendesk, les exigences suivantes doivent être remplies :
Le demandeur doit capturer l'image du reçu ou de la facture en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk.
Vous devez avoir activé la fonctionnalité de numérisation en Espagne.
Comment puis-je y accéder ?
La fonctionnalité de numérisation en Espagne doit être activée par un membre de l'équipe Customer Success. Si vous souhaitez commencer à numériser vos reçus papier en Espagne, veuillez contacter votre Customer Success Manager (CSM) pour activer cette fonctionnalité sur votre compte.
Comment cela fonctionne-t-il pour le demandeur ?
Vous recevez un reçu ou une facture papier d'un fournisseur.
Ouvrez l'application mobile Spendesk pour créer une nouvelle demande ou pour télécharger le reçu sur un paiement. Vous devez capturer l'image du reçu papier en utilisant la caméra de l'application. Les images téléchargées depuis la galerie ou les fichiers ne seront pas numérisées.
Spendesk numérise le reçu papier selon les normes de l'AEAT et le stocke en toute sécurité sur AWS Glacier. Nous vous conseillons de conserver le reçu papier jusqu'à ce que ce processus soit terminé.
Une fois le processus de numérisation terminé, vous verrez le badge "Reçu numérisé" sur le reçu, indiquant que le reçu a été numérisé avec succès.
Comment cela fonctionne-t-il pour le responsable de budget ?
En tant que responsable de budget, vous pouvez vérifier si un reçu a été numérisé ou non lors de l'examen de la demande sur l'application ou le bureau. Vous pouvez identifier si un reçu a été numérisé en recherchant le badge "Reçu numérisé".
Si un reçu semble être un reçu papier mais n'a pas le badge "Reçu numérisé", cela signifie que le demandeur n'a pas capturé l'image via la caméra de l'application mobile Spendesk. Pour rectifier cela, vous pouvez choisir de rejeter la demande et demander au demandeur de re-capturer le reçu en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk, car c'est la seule méthode conforme.
Comment cela fonctionne-t-il pour le comptable ?
En tant que comptable, vous pouvez également vérifier si un reçu a été numérisé ou non lors de la préparation du payable dans Comptabilité > Préparer. Vous pouvez identifier si un reçu a été numérisé en recherchant le badge "Reçu numérisé".
Si un reçu semble être un reçu papier mais n'a pas le badge "Reçu numérisé", cela signifie que le demandeur n'a pas capturé l'image via la caméra de l'application mobile Spendesk. Pour rectifier cela, vous pouvez cliquer sur le bouton "marquer le reçu comme invalide" et demander au demandeur de re-capturer le reçu via la caméra de l'application mobile Spendesk, en assurant la conformité avec les exigences de numérisation.
Une fonctionnalité via EdasFacturas de ZeroComa
Spendesk s'est associé à ZeroComa pour offrir à nos clients espagnols une solution de numérisation approuvée par l'AEAT. ZeroComa a été le pionnier du mouvement de numérisation et a été le premier certifié par l'AEAT en 2008. Avec Spendesk et ZeroComa, vous êtes entre de bonnes mains.
FAQ
Quel est l'avantage de numériser mes reçus papier en Espagne ?
La numérisation de vos reçus papier garantit la conformité avec les réglementations de l'AEAT, vous permettant de vous débarrasser légalement des copies physiques. Ce processus aide à réduire les besoins de stockage physique, simplifie la tenue des dossiers et garantit que vos reçus sont facilement accessibles pour les audits et les examens financiers.
Puis-je télécharger des reçus depuis ma galerie ou via le site web de Spendesk ?
Non, pour que le processus de numérisation soit conforme aux réglementations de l'AEAT, les reçus doivent être capturés directement en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk. Les reçus téléchargés depuis la galerie ou via le site web ne seront pas numérisés et certifiés.
Comment savoir si mon reçu a été numérisé avec succès ?
Une fois le processus de numérisation terminé, vous verrez un badge "Reçu numérisé" sur l'application ou l'application web. Ce badge indique que le reçu a été numérisé avec succès et est conforme aux réglementations de l'AEAT.
Que faire si mon reçu n'est pas marqué comme numérisé ?
Si votre reçu n'est pas marqué comme numérisé, assurez-vous qu'il a été capturé en utilisant la caméra de l'application mobile Spendesk. Si ce n'est pas le cas, re-capturez le reçu en utilisant l'application. Si les problèmes persistent, contactez votre administrateur ou le propriétaire du compte pour une assistance supplémentaire.
Qui peut activer la fonctionnalité de numérisation en Espagne pour mon compte ?
La fonctionnalité de numérisation en Espagne peut être activée par un membre de l'équipe Customer Success. Veuillez contacter