Solo i controllori e i titolari dell'account possono pagare o contabilizzare le fatture dei fornitori.
Le fatture possono essere inserite nei dati della contabilità dalla scheda Prepara subito dopo essere state "esaminate" dai controllori in Fatture > Esamina.
Importante: 1 fattura = 1 rimborso. Se hai 35 fatture in sospeso per 1 fornitore, il fornitore riceverà 35 trasferimenti in entrata.
Importante: il limite giornaliero è di 500.000 EUR/GBP per entità.
Per pagare le fatture, vai su Fatture > Paga.
Pagare le fatture convalidate da Spendesk
Seleziona una data di esecuzione
Pagare alle scadenze di ogni singola fattura: per impostazione predefinita, ogni riga selezionata verrà eseguita in questi termini:
se il pagamento è in ritardo oppure è di oggi: subito dopo la conferma da parte del titolare, il pagamento sarà eseguito entro la mattina successiva dal nostro partner bancario.
se il pagamento è nel futuro: una volta confermato dal titolare dell'account, il trasferimento verrà eseguito nella data selezionata.
Pagare tutto in una data specifica: puoi programmare un trasferimento per una data specifica selezionando una data di esecuzione comune per tutti i pagamenti selezionati, oggi o in futuro. Una volta confermato dal titolare dell'account, il trasferimento viene eseguito nella data selezionata.
Seleziona un metodo di pagamento (paga con Spendesk)
Per impostazione predefinita, le fatture selezionate vengono pagate da Spendesk, utilizzando i fondi disponibili nel tuo portafoglio, se sono presenti le informazioni bancarie del fornitore. In caso contrario, seleziona solo le fatture per le quali le informazioni del fornitore sono già state compilate su Spendesk e paga il resto utilizzando XML SEPA o manualmente!
Quando scegli di pagare "da Spendesk", il titolare dell'account riceve una notifica via e-mail (e Slack) e deve confermare i pagamenti da Fatture > Conferma.
A quel punto, il trasferimento viene eseguito lo stesso giorno o il giorno successivo e sono necessari circa 3 giorni per ricevere il rimborso.
Quando è disponibile l'opzione "Paga da Spendesk"?
Questa opzione è disponibile solo per le entità EUR e GBP.
Per le entità in EUR:
se la fattura è in EUR, diretta a un fornitore europeo, sarai in grado di selezionare l'opzione Paga da Spendesk (con le stesse regole che valgono per XML SEPA)
se la fattura è in valuta estera o diretta a un fornitore non EUR, sarai in grado di selezionare solo l'opzione Paga dalla tua banca (CSV)
Per le entità in GBP:
se una fattura è in sterline, per un fornitore del Regno Unito, sarà possibile selezionare l'opzione Paga da Spendesk.
se una fattura è in valuta estera o a un fornitore che non ha sede nel Regno Unito, sarà possibile selezionare solo l'opzione Paga dalla tua banca (CSV).
Cosa succede se il conto bancario del destinatario nel frattempo è stato chiuso?
Le possibilità sono queste: sarà necessario chiedere alla banca del conto chiuso di trasferire i fondi ricevuti (se non lo fa automaticamente), oppure i fondi saranno rifiutati.
Qual è la dicitura relativa al trasferimento sulla banca ricevente?
Include il nome del trasferimento di emissione, l'importo e una descrizione. Questa descrizione è un codice generato casualmente.
Per i clienti EUR, stiamo attualmente aggiungendo:
un'opzione per indicare il numero di fattura nella descrizione per impostazione predefinita (in aggiunta all'attuale codice casuale)
la possibilità di inserire un "riferimento di pagamento" nella fase di controllo (max 18 caratteri) che verrà visualizzato nella descrizione (in aggiunta all'attuale codice casuale)
Pagare le fatture al di fuori di Spendesk (trasferimento manuale o XML SEPA)
Vai alla scheda "Paga", seleziona i pagamenti delle fatture corrispondenti.
Scegli tra le opzioni: con file CSV o SEPA XML (disponibile sui conti SEPA europei: se attivato e idoneo, viene selezionato il formato SEPA XML).
Clicca sul pulsante "Scarica e contrassegna come pagato".
Un file CSV o XML verrà scaricato sul tuo computer.
Infine, carica il file XML sul conto bancario della tua azienda. Et voilà!
Quali informazioni include un file XML?
I file XML forniti da Spendesk contengono le seguenti informazioni:
- ragione sociale
- IBAN e BIC della società
- data di esecuzione del pagamento
- importo del pagamento
- nome del fornitore
- IBAN e BIC del fornitore
- descrizione: "nome fornitore + numero fattura"
Pagare la fattura in più riprese
Se desideri pagare una fattura in date multiple o diverse,
Vai alla scheda "Fatture"
Nella scheda "Paga", seleziona la fattura corrispondente
Nella barra laterale sul lato destro, sotto l'area "Pagamento", cerca l'azione "Modifica programma di pagamento".
Modifica le date e gli importi per il pagamento della fattura.
Stato pagato e scheda Cronologia
Quando le fatture vengono pagate, passano dalla scheda Fatture alla scheda Pagamenti > Tutti. Qualsiasi pagamento della fattura viene quindi visualizzato su Fatture > Cronologia e Tutti i pagamenti. I fornitori riceveranno i fondi con la seguente descrizione "Spendesk + nome fornitore + numero fattura".
Puoi visualizzare tutti i pagamenti delle fatture in Fatture > Cronologia (a destra dello schermo).
Puoi anche cercare quale mezzo di pagamento è stato utilizzato: da Spendesk, CSV (= trasferimento manuale) o XML SEPA.
🚒 Se hai scelto per errore l'opzione CSV, puoi scaricare un file XML se sono stati inseriti l'IBAN e il BIC del fornitore (dalla rete SEPA).
Tuttavia, se hai già scelto l'opzione XML/CSV per pagare, hai confermato e poi hai cambiato idea, purtroppo non è più possibile scegliere il pagamento "tramite bonifico da Spendesk". È necessario elaborare manualmente il lotto XML/CSV sul proprio conto bancario.
Posso inviare un ordine di acquisto?
Sì, 🙌 puoi consultare i nostri articoli qui.