Una richiesta di ordine di acquisto viene utilizzata quando un dipendente deve effettuare un acquisto o un ordine per conto della propria azienda. Si tratta di una richiesta, spesso con preventivo allegato, che viene utilizzata per informare il proprietario del centro di costo in modo che possa essere avviato il processo di acquisto.

Una volta effettuata la richiesta dell'ordine di acquisto e superata la procedura di approvazione, viene creato un ordine di acquisto. Quindi, il richiedente invia la conferma al fornitore, incluso il numero dell'ordine di acquisto. Una volta spedito l'ordine, il fornitore invia una fattura per i beni o i servizi da pagare.

Il numero dell'ordine di acquisto verrà utilizzato per la corrispondenza a 3 vie dal team del dipartimento finanziario al momento della ricezione della fattura.

I titolari degli account e qualsiasi membro con un ruolo Richiedente possono inviare un ordine di acquisto su Spendesk.

👉 Se sei un richiedente, vai su Richieste per visualizzare i tuoi ordini di acquisto in attesa di approvazione.

👉 I responsabili dell'approvazione potranno trovare questa richiesta in Richieste > Da approvare oppure in Richieste > Tutte.

Dopo l'approvazione, verrà creato un ordine di acquisto. Lo troverai:

Lo stato di un ordine di acquisto aperto può essere uno dei seguenti:

È possibile annullare un ordine di acquisto purché non vi sia allegata alcuna fattura.

Puoi chiudere un ordine di acquisto a condizione che siano state pagate tutte le fatture allegate.

➡️ È possibile assegnare più fatture a un ordine di acquisto ma non più ordini di acquisto a una fattura.

Per chiudere un ordine di acquisto, vai alla scheda Impegni > Ordini di acquisto, seleziona l'ordine di acquisto che desideri chiudere, scorri verso il basso la pagina principale e clicca sul pulsante per chiuderlo. A volte, il pulsante "Termina questo ordine di acquisto" risulta nascosto nella sezione dei dettagli dell'ordine, per trovarlo è necessario scorrere verso il basso la pagina principale dopo cliccato su un ordine di acquisto.

È possibile chiudere un ordine di acquisto parzialmente fatturato solo se tutte le fatture a esso associate sono state pagate. Questo può accadere quando l'importo delle fatture è inferiore all'importo dell'ordine di acquisto originale.