Cos'è un ordine di acquisto?
Una richiesta di ordine di acquisto viene utilizzata quando un dipendente deve effettuare un acquisto o un ordine per conto della propria azienda. Si tratta di una richiesta, spesso con preventivo allegato, che viene utilizzata per informare il proprietario del centro di costo in modo che possa essere avviato il processo di acquisto.
Una volta effettuata la richiesta dell'ordine di acquisto e superata la procedura di approvazione, viene creato un ordine di acquisto. Quindi, il richiedente invia la conferma al fornitore, incluso il numero dell'ordine di acquisto. Una volta spedito l'ordine, il fornitore invia una fattura per i beni o i servizi da pagare.
Il numero dell'ordine di acquisto verrà utilizzato per la corrispondenza a 3 vie dal team del dipartimento finanziario al momento della ricezione della fattura.
Invia un ordine di acquisto
I titolari degli account e qualsiasi membro con un ruolo Richiedente possono inviare un ordine di acquisto su Spendesk.
Clicca sul pulsante Nuova richiesta.
Seleziona Effettua richiesta di acquisto e quindi Richiedi ordine di acquisto.
Carica il tuo documento: sono supportati i file in formato: .JPG, .PNG e .PDF, puoi caricarne più di uno simultaneamente. Dimensione massima: 10 MB.
Una volta compilate le informazioni richieste, se vuoi, puoi cliccare sul pulsante "Conferma la mia richiesta".
La tua richiesta di ordine d'acquisto sarà convalidata automaticamente oppure da un responsabile dell'approvazione (a seconda della politica sulle approvazioni da te scelta, illustrata nel tuo Profilo nelle informazioni personali).
Dove posso trovare le richieste di ordine di acquisto da approvare?
👉 Se sei un richiedente, vai su Richieste per visualizzare i tuoi ordini di acquisto in attesa di approvazione.
👉 I responsabili dell'approvazione potranno trovare questa richiesta in Richieste > Da approvare oppure in Richieste > Tutte.
Dopo l'approvazione, verrà creato un ordine di acquisto. Lo troverai:
nella scheda Ordini di acquisto se sei un richiedente.
nella scheda Impegni > Ordini di acquisto se sei un controllore.
Stato dell'ordine di acquisto
Qual è lo stato dell'ordine di acquisto?
Lo stato di un ordine di acquisto aperto può essere uno dei seguenti:
In attesa di consegna: se la data finale è nel futuro
Fattura in ritardo: se la data finale è nel passato e nessuna fattura è allegata all'ordine di acquisto
Parzialmente fatturato: se almeno 1 fattura è allegata e l'importo fatturato (somma delle fatture allegate all'ordine di acquisto) è inferiore all'importo dell'ordine di acquisto
Fatturato: se almeno 1 fattura è allegata e l'importo fatturato (somma delle fatture allegate all'ordine di acquisto) è uguale all'importo dell'ordine di acquisto
Soggetto a sovrafatturazione: se almeno 1 fattura è allegata e l'importo fatturato (somma delle fatture allegate all'ordine di acquisto) è superiore all'importo dell'ordine di acquisto
Elencare gli articoli su un ordine di acquisto
I clienti dei piani Scale+ in tutte le regioni possono ora elencare gli articoli nelle loro richieste di acquisto per renderle più leggibili e prive di errori, pronte per la creazione di un chiaro modulo d'ordine in PDF.
In questo modo si evitano ritardi negli ordini e si forniscono al reparto finanziario le informazioni necessarie per l'approvazione fin dall'inizio.
Il responsabile del budget può ora visualizzare i singoli elementi di una richiesta di acquisto per gestire tutto correttamente.
Scaricare un ordine di acquisto
Puoi creare un documento dell'ordine di acquisto in formato PDF cliccando su "Crea PDF", quando selezioni un ordine d'acquisto. Il file terrá in considerazione le voci d'acquisto e sará sempre visibile, insieme all'offerta ed alle fatture.
Annullare un ordine di acquisto
È possibile annullare un ordine di acquisto purché non vi sia allegata alcuna fattura.
Chiudere un ordine di acquisto
Puoi chiudere un ordine di acquisto a condizione che siano state pagate tutte le fatture allegate.
➡️ È possibile assegnare più fatture a un ordine di acquisto ma non più ordini di acquisto a una fattura.
Per chiudere un ordine di acquisto, vai alla scheda Impegni > Ordini di acquisto, seleziona l'ordine di acquisto che desideri chiudere, scorri verso il basso la pagina principale e clicca sul pulsante per chiuderlo. A volte, il pulsante "Termina questo ordine di acquisto" risulta nascosto nella sezione dei dettagli dell'ordine, per trovarlo è necessario scorrere verso il basso la pagina principale dopo cliccato su un ordine di acquisto.
È possibile chiudere un ordine di acquisto parzialmente fatturato solo se tutte le fatture a esso associate sono state pagate. Questo può accadere quando l'importo delle fatture è inferiore all'importo dell'ordine di acquisto originale.