Automatizza i tuoi processi contabili su Spendesk!
⚠️ AutoCat e AutoCatML sono disponibili solo su alcuni piani di fatturazione; per saperne di più, contatta il tuo Customer Success Manager o il nostro supporto.
Introduzione
Abbiamo creato le nostre funzioni AutoCat per aiutarti a ridurre l'inserimento manuale dei dati e a risparmiare tempo prezioso nel processo di contabilità, grazie all'autocompilazione e al suggerimento dei valori per il conto spese, l'aliquota IVA e i campi analitici.
Ci sono due tipi di AutoCat in Spendesk:
🤖 AutoCatML (previsioni basate sull'apprendimento automatico)
🔗 AutoCat (precompilazione basata su regole predefinite)
🤖 AutoCatML: utilizzo dell'apprendimento automatico per prevedere l'IVA, la nota spese e i campi analitici
Definizione di ML
"L'apprendimento automatico è una branca dell'intelligenza artificiale (AI) e dell'informatica che si concentra sull'uso di dati e algoritmi per imitare il modo in cui gli esseri umani imparano, migliorando gradualmente la propria accuratezza." (Fonte, IBM 2020, What is Machine Learning?)
Come funziona AutoCatML
La funzione AutoCatML sfrutta i dati contabili storici per prevedere i valori dei conti spese, dei conti IVA e dei campi analitici in "Contabilità>Prepara".
Prende in considerazione tutti i dati rilevanti (ad es. fornitore, campi analitici, centro di costo, importo, descrizione e altro ancora...) e cerca di identificare dei modelli. I modelli alla base di questa funzione sono calcolati e gestiti su base individuale per ogni account Spendesk, per ottenere i migliori risultati di previsione possibili!
Propone valori solo quando é molto probabile che il valore sia corretto!
I modelli alla base di questa funzione migliorano nel tempo! Ciò significa che i modelli imparano dagli errori e adattano le loro previsioni per migliorarne l'accuratezza!
Come sfruttare al meglio AutoCatML
Se il tuo piano lo prevede, hai già accesso ad AutoCatML.
Non è necessaria alcuna configurazione: Marvin sarà presente in background, imparando subito dalla tua contabilità. Non appena avrai utilizzato Bookkeep per preparare ed esportare circa 100 passività, inizierai a vedere le sue previsioni sulle nuove passività in Bookkeep>Preparazione.
È possibile identificare le previsioni di Marvin quando un campo ha l'icona di Marvin e i bordi magici (colori dell'arcobaleno - si veda la schermata qui sotto 👇 ).
Per chiarire l'automazione di ogni campo abbiamo implementato appposite icone:
🤖 👉 🤖 👉 Raccomandazioni OCR per conti e importi IVA
🔗 👉 Regola manuale dei fornitori e collegamento con i conti spese
🔗 👉 Regola manuale della categoria di spesa e collegamento con i conti spese
Come confermare o modificare le previsioni di Marvin
Se la previsione di Marvin é corretta, puoi cliccare su "Salva" oppure "Contrassegna come pronto".
Se non sei d'accordo con la previsione di Marvin, seleziona semplicemente il valore corretto nel campo prima di fare clic su "Salva" o "Segna come pronto". Marvin imparerà dal valore modificato e ne terrà conto per le previsioni future.
Quindi, più si contabilizza con Spendesk, più previsioni si riceveranno e piú tempo risparmierai durante il processo di chiusura! 🕐
🔗 AutoCat: creare regole per precompilare il conto spese
AutoCat consente di creare due tipi di regole per precompilare il valore del conto spese in Contabilità>Prepara:
Regola del fornitore
Regola della categoria di spesa
Entrambe le regole consentono di risparmiare un'enorme quantità di tempo e di aumentare la correttezza della contabilità.
Regola del fornitore
La regola fornitore collega un fornitore a un conto spese specifico, in modo che ogni volta che viene creato un debito con quel fornitore, il conto spese viene precompilato.
La regola fornitore può essere impostata in due modi.
1. In Impostazioni>Contabilitá passiva:
Seleziona il fornitore per il quale vuoi creare la regola
Clicca l'icona "modifica" sotto la sezione "Contabilitá"
Seleziona il conto passivo a cui vuoi collegare il fornitore.
Fatto!
2. Direttamente in Contabilitá>Prepara
Quando si seleziona un conto spese in Contabilità>Prepara e il fornitore collegato non ha una regola impostata, viene chiesto se si desidera creare una regola per collegare questo conto spese al fornitore.
Per creare la regola, clicca semplicemente su “Crea la regola”
Puoi modificare o eliminare la regola in Impostazioni>Contabilitá passiva in ogni momento.
Regola della categoria di spesa
La regola della categoria di spesa collega una categoria di spesa a un conto spese specifico, in modo che ogni volta che viene creato un debito con quella categoria di spesa, il conto spese viene precompilato.
Per impostare e gestire le regole delle categorie di spesa:
Vai a Impostazioni > Campi analitici > Categorie di spesa
Vedrai la colonna “Categoria di spesa collegata” a destra
3. Seleziona la categoria di spesa per la quale si desidera impostare una regola.
4. Scegli il conto spese che si desidera collegare e clicca su "Salva le modifiche".
5. Tutto qui!
Quando vedi un conto spese precompilato in Contabilità>Prepara, puoi sapere se è stato precompilato da una regola del fornitore o da una categoria di spesa passando il mouse sull'icona 🔗.
FAQ:
Posso aggiungere regole AutoCat in blocco? | Purtroppo no: per ora è possibile impostarli solo uno per uno. |
Posso associare un fornitore o una categoria di spesa a più di un conto spese? | No, è possibile collegare un solo conto spese a qualsiasi fornitore o categoria di spesa. |
Posso collegare allo stesso conto spese più fornitori e categorie di spesa? | Sì, puoi collegare lo stesso conto spese tutte le volte che ne hai bisogno. |
C'è un limite al numero di regole AutoCat che si possono creare? | No, non ci sono limiti! |
Se ho una passivitá che soddisfa i criteri di una regola per il fornitore e di una regola per la categoria di spesa, quale delle due viene precompilata? | Quando una passività soddisfa sia la regola del fornitore che quella della categoria di spesa, la regola del fornitore avrà la precedenza e sarà applicata per la compilazione del conto spese in Contabilità>Prepara. |