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ūüíįBezahlen Sie Ihre Eingangsrechnungen

Nachdem Sie Ihre Eingangsrechnungen √ľberpr√ľft haben, k√∂nnen Sie sie bezahlen.

Vor √ľber einer Woche aktualisiert

Rollen

Nur Controller:innen und Kontoinhaber:innen können Lieferantenrechnungen bezahlen oder buchen.

Eine Eingangsrechnung √ľberpr√ľfen

Eingangsrechnungen k√∂nnen in der Registerkarte Buchhaltung > Vorbereiten verbucht werden, sobald sie unter Eingangsrechnungen > √úberpr√ľfen von Controller:innen √ľberpr√ľft worden sind.

Video

Bezahlen Sie √ľberpr√ľfte Eingangsrechnungen

Um Rechnungen zu bezahlen, gehen Sie zu Eingangsrechnungen > Zahlung planen.
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W√§hlen Sie eine Option aus, um die √úberweisung sofort, an individuellen F√§lligkeitsdaten oder an einem bestimmten zuk√ľnftigen Datum auszuf√ľhren.


Jede Rechnung entspricht einer Zahlungs√ľberweisung. Wenn Sie beispielsweise 5 Rechnungen auf einmal an einen Lieferanten bezahlen, erh√§lt der Lieferant 5 √úberweisungen.

Wichtig: 1 Rechnung = 1 R√ľckerstattung. Wenn Sie 5 ausstehende Rechnungen f√ľr einen Lieferanten haben, erh√§lt der Lieferant 5 eingehende √úberweisungen.

Wichtig: Das Tageslimit beträgt 500K EUR/GBP pro Unternehmen. Wir arbeiten daran, dieses Limit zu erhöhen.

Wenn eine √úberweisung fehlschl√§gt, kann das Finanzteam den Grund √ľberpr√ľfen und die √úberweisung neu planen.

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Zahlungsmethoden

Option 1: Zahlung direkt aus dem Spendesk Wallet

Diese Option steht nur f√ľr EUR- und GBP-Wallets zur Verf√ľgung.
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Bei Verwendung dieser Option zahlen Sie Rechnungen von Spendesk standardm√§√üig mit verf√ľgbaren Wallet-Guthaben.

Bezahlen Sie zu einzelnen F√§lligkeitsdaten: Standardm√§√üig wird die jeweils ausgew√§hlte Zeile ausgef√ľhrt:

  • Wenn die Zahlung heute oder versp√§tet erfolgt: Sobald der:die Kontoinhaber:in dies best√§tigt, wird die Zahlung bis zum n√§chsten Morgen von unserem Bankpartner ausgef√ľhrt. ūüĎČ Wann erh√§lt der:die Beg√ľnstigte die √úberweisung?

  • Wenn die Zahlung in der Zukunft liegt: nach Best√§tigung durch den:die Kontoinhaber:in wird die √úberweisung zum gew√§hlten Datum ausgef√ľhrt.

Bezahlen Sie zu einem bestimmten Datum: Sie k√∂nnen √úberweisungen f√ľr ein bestimmtes Datum planen, indem Sie ein gemeinsames Ausf√ľhrungsdatum f√ľr alle ausgew√§hlten Zahlungen festlegen, heute oder in der Zukunft. Nach der Best√§tigung durch den:die Kontoinhaber:in wird die √úberweisung an dem ausgew√§hlten Datum ausgef√ľhrt.

Wann ist die Option "Von Spendesk bezahlen" verf√ľgbar?

Diese Option ist nur f√ľr EUR- und GBP-Entit√§ten verf√ľgbar.

F√ľr EUR-Unternehmen:

  • Bei Rechnungen in ‚ā¨ an EUR-Lieferanten k√∂nnen sie die Option "Von Spendesk bezahlen" w√§hlen (dieselben Regeln wie f√ľr XML SEPA).

  • Bei Rechnungen in Fremdw√§hrungen oder an Nicht-EUR-Lieferanten k√∂nnen sie nur die Option "Von Ihrer Bank (CSV) bezahlen" ausw√§hlen.

F√ľr GBP-Unternehmen:

  • Bei Rechnungen in ¬£ an britische Lieferanten k√∂nnen sie die Option "Von Spendesk bezahlen" ausw√§hlen.

  • Bei Rechnungen in Fremdw√§hrung oder an Lieferanten, die nicht im Vereinigten K√∂nigreich ans√§ssig sind, k√∂nnen Sie nur die Option " Von Ihrer Bank bezahlen (CSV) " ausw√§hlen.
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Option 2: Bezahlen Sie Ihre Rechnungen außerhalb von Spendesk (manuelle Überweisung oder XML SEPA)

Gehen Sie zum Tab "Zahlung planen" und wählen Sie die entsprechenden Verbindlichkeit aus.

W√§hlen Sie die Option XML-SEPA-Datei (verf√ľgbar f√ľr europ√§ische ‚ā¨ SEPA-Konten: wenn aktiviert und zul√§ssig, wird das XML-SEPA-Format ausgew√§hlt) und klicken Sie auf "Herunterladen und als bezahlt markieren".

Eine CSV- oder XML-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.

Abschlie√üend laden Sie bitte die XML-Datei beim Bankkonto Ihres Unternehmens hoch. Wir f√ľhren keine √úberweisung f√ľr Sie durch.

Die von Spendesk bereitgestellten XML-Dateien enthalten folgende Informationen:

  • Firmenname

  • IBAN und BIC der Firma

  • Ausf√ľhrungsdatum der Zahlung

  • Betrag der Zahlung

  • Name des Lieferanten

  • IBAN und BIC des Lieferanten

  • Beschreibung: "Name des Lieferanten + Rechnungsnummer"


Option 3: Manuelle √úberweisung mit .CSV-Dokument

Navigieren Sie zur Registerkarte "Zahlung planen", w√§hlen Sie die Verbindlichkeit aus und klicken Sie auf die .CSV-Option. Laden Sie die Datei herunter und f√ľhren Sie alle √úberweisungen manuell von Ihrer Bank aus durch (wir werden die √úberweisung nicht f√ľr Sie durchf√ľhren).

Wenn Sie versehentlich eine .CSV-Datei herunterladen, aber die IBAN/BIC f√ľr den Lieferanten ausgef√ľllt wurde, k√∂nnen Sie die XML-Datei unter "Eingangsrechnungen > Zahlungsvlerauf" erneut herunterladen.


ūüöí Sie k√∂nnen eine XML-CSV herunterladen, wenn Sie versehentlich die CSV-Option gew√§hlt haben, wenn die IBAN und der BIC (des SEPA-Netzwerks) des Lieferanten ausgef√ľllt sind.
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Wenn Sie jedoch bereits die XML/CSV-Option zur Zahlung gew√§hlt, best√§tigt und es sich dann anders √ľberlegt haben, ist es leider nicht mehr m√∂glich, die Zahlung "per √úberweisung von Spendesk" zu w√§hlen. Sie m√ľssen den XML/CSV-Posten auf Ihrem Bankkonto manuell verarbeiten.


Grenzfälle

Was passiert, wenn das Bankkonto des Empfängers geschlossen ist?

Es gibt mehrere M√∂glichkeiten: Entweder muss die Bank des geschlossenen Kontos aufgefordert werden, die erhaltenen Gelder zu √ľberweisen (wenn sie dies nicht automatisch tut), oder die Gelder werden zur√ľckgewiesen.

Mehrere Zahlungen f√ľr eine Rechnung

Wählen Sie in der Registerkarte "Eingangsrechnungen > Zahlung planen" eine Rechnung aus und verwenden Sie die Aktion "Zahlungsplan bearbeiten", um mehrere Zahlungstermine und Beträge festzulegen.

Beschreibungstext der √úberweisung

Überweisungsdeskriptionen enthalten Angaben zum Aussteller, Betrag und einen zufällig generierten Code.


F√ľr EUR-Kunden gibt es zus√§tzliche Optionen:
die Option, standardm√§√üig die Rechnungsnummer zur Beschreibung hinzuzuf√ľgen (zus√§tzlich zum aktuellen zuf√§lligen Code)

die M√∂glichkeit, auf dem √úberpr√ľfungsschritt einen "Zahlungsverweis" einzugeben (maximal 18 Zeichen), der in der Beschreibung angezeigt wird (zus√§tzlich zum aktuellen zuf√§lligen Code).

Bezahl-Status und Zahlungsverlauf

Wenn Ihre Rechnungen bezahlt sind, werden sie vom Tab "Eingangsrechnungen" zum Tab "Buchhaltung > Alle Zahlungen" verschoben. Jede Rechnungszahlung wird dann auch unter "Eingangsrechnungen > Zahlungsverlauf" angezeigt werden. Die Lieferanten erhalten die Gelder mit der folgenden Beschreibung: "Spendesk + Name des Lieferanten + Rechnungsnummer".

Sie können auch nachsehen, welches Zahlungsmittel verwendet wurde: von Spendesk, CSV (=manuelle Überweisung) oder XML SEPA.

Purchase Orders

Bestellungen können eingereicht werden. Beachten Sie unseren Artikel zum Thema.

Erfahren Sie mehr √ľber unser Verbindlichkeitenmanagement

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