Dies ist Teil des Moduls "Meine Rechnung einreichen" (SMI). Der/die Kontoinhaber:in kann es in den Einstellungen unter Allgemein > Zahlungsmethoden aktivieren.
Erfahren Sie, wie Sie Lieferanten erstellen und verwalten ⬇️
Erstellen Sie einen Lieferanten
Vor dem Einreichen einer Rechnung (Rolle: Controller:in)
Wenn Sie einen Lieferanten erstellen möchten, bevor Sie die erste Rechnung bei Spendesk hochladen.
Gehen Sie zu Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung > Einen Lieferanten erstellen
Bestimmte Details wie das Lieferantenkonto, Bankinformationen und Aufwandskonto können später bearbeitet werden.
Als Mitarbeiter die Bankinformationen eines Lieferanten hinzufügen
Antragsteller können die Bankdetails des Lieferanten während des Anfrage-Schritts eingeben (Neue Anfrage > Eingangsrechnungen).
Controller:innen und Kontoinhaber:innen : Fügen Sie Lieferantendetails während der Rechnungsprüfung hinzu:
In der Registerkarte Eingangsrechnungen > Überprüfen ist eine Rechnungsvalidierung nur möglich, wenn die Lieferantendetails vollständig sind. Navigieren Sie zu den Informationen des Lieferanten und geben Sie fehlende Informationen ein.
Der rechtliche Name und die Bankdaten, insbesondere für Lieferanten in der Eurozone, sind entscheidend. Außerdem verhindert ein leerer Abschnitt für Bankinformationen die Generierung einer Überweisung oder einer XML SEPA-Datei für Online-Lieferantenzahlungen.
Sobald ein Lieferant erstellt ist, werden die Informationen für zukünftige Rechnungsverarbeitungen gespeichert.
Lieferanten massenhaft importieren
Um mehrere Lieferanten auf einmal hinzuzufügen, kontaktieren Sie bitte Ihren persönlichen Kundenberater bei Spendesk. Sie werden Ihnen eine Vorlage bereitstellen, die Sie ausfüllen können, um mit dem Import fortzufahren.
Kreditoren verwalten
Lieferanten löschen
Das Löschen eines Lieferanten ist nicht möglich, wenn eine zugehörige Anfrage/Zahlung vorhanden ist.
Falls nicht, können Sie den Lieferanten im Tab "Kreditorenbuchhaltung" archivieren.
Lieferanten zusammenführen
Obwohl das direkte Zusammenführen von Lieferanten keine Option ist, können Sie durch Zuweisen des gleichen Lieferantenkontos zu mehreren Einträgen genaue Berichterstattung sicherstellen. Sie können ein Lieferantenkonto im Tab "Kreditorenbuchhaltung" unter Einstellungen hinzufügen/bearbeiten.
Lieferantennamen bearbeiten
Achten Sie darauf, beim Erstellen des Lieferanten den richtigen Namen auszuwählen, da Änderungen aus rechtlichen, Compliance- und Sicherheitsgründen später nicht mehr möglich sind.
Den 'Lieferantennamen' bei bereits genehmigten Rechnungen/Spesenabrechnungen bearbeiten
Eine Bearbeitung des Lieferantennamens ist nach Genehmigung und Überprüfung durch einen Genehmiger und Controller nicht möglich. Korrekturen müssen dann direkt in der externen Buchhaltungssoftware vorgenommen werden.
Nachverfolgung von Änderungen der Bankverbindung des Lieferanten
Kontoinhaber:innen und Controller:innen können nun auf die Historie der Lieferantenbankdaten klicken, um zu sehen, wer wann Änderungen an den Bankinformationen vorgenommen hat.
FAQ - Änderungen der Bankdaten verfolgen
Hat dies Auswirkungen darauf, wer die Bankdaten der Lieferanten bearbeiten kann? | Nein, Kontoinhaber:innen und Controller:innen werden weiterhin die Berechtigung haben, die Bankinformationen der Lieferanten zu bearbeiten. |
Wie kann ich die Änderungen der Bankdaten der Lieferanten einsehen? |
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Werde ich historische Änderungen sehen können? | Die Änderungen, die an den Bankdaten der Lieferanten vorgenommen wurden, können erst nach der Freigabe dieser Funktion (8. August 2024) eingesehen werden - frühere Änderungen sind nicht verfügbar. |