Sie können die Buchhaltungsgrundlage oder Integration für Ihre dateibasierten Spendesk-Exporte (Buchhaltung > Exportieren) direkt in Ihren Einstellungen ändern.
Für: Kontoinhaber:innen und Controller, in allen Tarifen.
Bevor Sie beginnen
Anforderung | Details |
Rolle | Kontoinhaber:in oder Controller |
Tarif | In allen Tarifen verfügbar |
Voraussetzung | Schließen Sie den aktuellen Buchhaltungszeitraum vor dem Wechsel ab |
👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Controller können die Buchhaltungsgrundlage oder Integration wechseln.
Die verfügbaren Optionen für die Buchhaltungsgrundlage verstehen
Prüfen Sie vor dem Wechsel, welche Buchhaltungsgrundlage zu Ihren Anforderungen passt. Nach der Auswahl einer neuen Grundlage können Sie eine Vorschau des Einkaufs- und Bankjournals herunterladen und vor der Bestätigung prüfen.
Wenn Sie Hilfe bei der Wahl der richtigen Buchhaltungsgrundlage benötigen, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
Dies sind die verfügbaren Buchhaltungsgrundlagen:
Einfache Buchführung.
Doppelte Buchführung.
Sage.
Cegid.
Xero.
DATEV.
💡 Tipp: Wenn Sie später von einer nativen Integration, zum Beispiel Xero oder DATEV, zurück zu einem dateibasierten Export wechseln, können Sie nur den ursprünglichen dateibasierten Integrationstyp auswählen, den Sie zuvor verwendet haben: einfache oder doppelte Buchführung. Dadurch werden Ihr Kontenplan sowie Ihre Aufwands-, Bank- und Lieferantenkonten wiederhergestellt.
Ihre Buchhaltungsgrundlage wechseln
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration.
Klicken Sie neben Ihrer aktuellen Buchhaltungsgrundlage auf „Integration wechseln“.
Lesen Sie die Erläuterung zu jeder Buchhaltungsgrundlage, einschließlich der Formate des Einkaufs- und Bankjournals.
Wählen Sie Ihre neue Buchhaltungsgrundlage aus der Auswahlliste aus.
Laden Sie die Vorschaudatei herunter, um das Format des Einkaufs- und Bankjournals zu prüfen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um den Wechsel abzuschließen.
⚠️ Warnung: Der Wechsel tritt sofort an dem Tag in Kraft, an dem Sie ihn bestätigen. Diese Aktion kann nur rückgängig gemacht werden, indem Sie den Kundensupport kontaktieren.
Auswirkungen auf Ihr Einkaufs- und Bankjournal
Was geschieht mit Verbindlichkeiten im Einkaufsjournal?
Bereits exportierte Verbindlichkeiten bleiben im alten Format.
Nur neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten erscheinen im neuen Format.
Was geschieht mit Zahlungen im Bankjournal?
Bereits exportierte Zahlungen bleiben im alten Format.
Nur neue oder noch nicht exportierte Zahlungen erscheinen im neuen Format.
Was geschieht mit Belegen?
Es ändert sich nichts. Belege sind von dem Wechsel nicht betroffen.
Bewährte Vorgehensweisen für den Wechsel
Da der Wechsel sofort in Kraft tritt, beachten Sie folgende Empfehlungen:
Schließen Sie den aktuellen Buchhaltungszeitraum, vom ersten bis zum letzten Tag des Monats, ab, bevor Sie wechseln. Das bedeutet, dass unter Buchhaltung > Vorbereiten oder Buchhaltung > Exportieren keine Verbindlichkeiten vorhanden sein sollten.
Führen Sie den Wechsel am ersten Tag des neuen Zeitraums, also am 1. des Monats, durch. So erhalten Sie einen Export pro Zeitraum.
📋 Bewährte Vorgehensweise: Wenn Sie mitten im Monat wechseln, erhalten Sie für diesen Zeitraum zwei Buchhaltungsexporte: einen im alten Format und einen im neuen Format.
Wenn Sie einen Berichtszeitraum auswählen, in dem ein Wechsel stattgefunden hat, erhalten Sie mehrere Einkaufs- und Bankjournale. Spendesk behält die exportierten Daten im ursprünglich verwendeten Format bei, sodass Ihre vergangenen Datensätze korrekt bleiben.
Beispiele
Beispiel 1: Sie wechseln am 1. September
Sie haben alle Verbindlichkeiten für August exportiert und dann am 1. September gewechselt.
Wenn Sie nur August exportieren:
Einkaufsjournal: altes Format mit allen Verbindlichkeiten aus August, die bereits vor dem Wechsel exportiert wurden.
Bankjournal: altes Format mit allen Zahlungen aus August, die bereits vor dem Wechsel exportiert wurden.
Wenn Sie den Zeitraum von August bis September exportieren:
Einkaufsjournal: ein Journal im alten Format für alle Verbindlichkeiten aus August sowie ein zweites Journal im neuen Format für alle neuen oder noch nicht exportierten Verbindlichkeiten aus September.
Bankjournal: ein Journal im alten Format für alle Zahlungen aus August sowie ein zweites Journal im neuen Format für alle neuen oder noch nicht exportierten Zahlungen aus September.
Beispiel 2: Sie wechseln mitten im Monat, zum Beispiel am 15. September
Sie haben nicht alle Verbindlichkeiten für den Monat exportiert und dann am 15. September zu einem dateibasierten Export gewechselt.
Wenn Sie nur August exportieren:
Einkaufsjournal: altes Format für Verbindlichkeiten, die bis zum 15. August exportiert wurden; neues Format für neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten ab dem 15. August.
Bankjournal: altes Format für Zahlungen, die bis zum 15. August exportiert wurden; neues Format für neue oder noch nicht exportierte Zahlungen ab dem 15. August.
Da Sie nicht am 1. des Monats gewechselt haben, erhalten Sie für August zwei Buchhaltungsexporte. Ein Wechsel am 1. des Folgemonats vermeidet dies.
Wenn Sie den Zeitraum von August bis September exportieren:
Einkaufsjournal: ein Journal im alten Format mit den bereits exportierten Verbindlichkeiten vom 1. bis 15. August sowie ein zweites Journal im neuen Format für neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten vom 15. August bis September.
Bankjournal: ein Journal im alten Format mit den bereits exportierten Zahlungen vom 1. bis 15. August sowie ein zweites Journal im neuen Format für neue oder noch nicht exportierte Zahlungen vom 15. August bis September.
Fehlerbehebung
Symptom: Sie möchten nach der Nutzung einer nativen Integration, beispielsweise Xero, DATEV oder einer anderen nativen Integration, zu Ihrem vorherigen dateibasierten Export zurückwechseln, sind sich aber nicht sicher, welches Format Sie auswählen sollen.
Ursache: Die Wahl des falschen dateibasierten Integrationstyps kann verhindern, dass Ihr Kontenplan sowie Ihre Aufwands-, Bank- und Lieferantenkonten korrekt wiederhergestellt werden.
Lösung: Wählen Sie genau den dateibasierten Integrationstyp aus, den Sie vor dem Wechsel zu einer nativen Integration verwendet haben. Wenden Sie sich vorab an den Spendesk-Kundensupport, wenn Sie sich nicht sicher sind. Der Kundensupport kann Ihren Wechselverlauf zwischen dateibasierten und nativen Integrationen bestätigen.
Symptom: Sie haben die Buchhaltungsgrundlage gewechselt und sehen nun mehrere Einkaufs- oder Bankjournale für denselben Zeitraum.
Ursache: Sie haben innerhalb eines Berichtszeitraums gewechselt, statt zu Beginn eines neuen Zeitraums zu wechseln.
Lösung: Das ist normal. Spendesk teilt den Export basierend auf dem Wechseldatum in Dateien im alten und im neuen Format auf. Um dies künftig zu vermeiden, wechseln Sie am 1. des Monats.