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🧐 KYC fĂŒr Vereine - erforderliche Dokumente und Prozess
🧐 KYC fĂŒr Vereine - erforderliche Dokumente und Prozess
Vor ĂŒber einer Woche aktualisiert

💡 Wir sind gesetzlich verpflichtet, Informationen ĂŒber den Verein und gesetzlichen Vertreter:innen zu sammeln.

  • Die bereitgestellten GeschĂ€ftsinformationen werden uns dabei helfen zu ĂŒberprĂŒfen, ob der Verein existiert, eine legitime TĂ€tigkeit ausĂŒbt und unsere Plattform konsistent nutzt.

  • Informationen ĂŒber die gesetzlichen Vertreter:innen helfen uns dabei, die Personen zu identifizieren und zu ĂŒberprĂŒfen, die ĂŒber rechtliche AutoritĂ€t Kontrolle ĂŒber den Verein ausĂŒben.

Erforderliche Dokumente fĂŒr die KYC-PrĂŒfung (Know Your Customer)

  • Vereinsregistrierungszertifikat, datiert innerhalb der letzten 3 Monate.

  • Aktuelle Satzung;

  • Die zuletzt geprĂŒften Finanzunterlagen des Vereins oder die letzten 3 KontoauszĂŒge.

  • Die Protokolle der letzten Generalversammlung – die idealerweise alle persönlichen Informationen wie Namen, Geburtsdaten und Wohnorte enthalten sollten. Falls nicht verfĂŒgbar, benötigen wir den IdentitĂ€tsnachweis (POI) jedes Vorstandsmitglieds.

  • IdentitĂ€tsnachweis (POI) der Person, die die Spendesk-Anmeldung durchfĂŒhrt, auch bekannt als der Kontoinhaber:in.

  • Falls der Benutzer kein gesetzlicher Vertreter (GeschĂ€ftsfĂŒhrer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist – bitten wir um eine Vollmacht (Vorlagen in EN FR DE ES verfĂŒgbar).

    • Dokument zur BestĂ€tigung der Delegation von Befugnissen;

    • IdentitĂ€tsnachweis (POI) des gesetzlichen Vertreters, der die Befugnisse delegiert hat.

Sie können weitere ErklĂ€rungen zu diesen Dokumenten am Ende des Artikels finden 👇


KYC (Know Your Customer) Schritt-fĂŒr-Schritt fĂŒr Vereine:

Der KYC-Prozess ist in drei Abschnitte unterteilt:

  1. GeschĂ€ftsinformationen: Informationen ĂŒber das Unternehmen und die GeschĂ€ftsregistrierung.

  2. Unternehmensstruktur: Wer leitet das Unternehmen und wie ist die Beteiligungsstruktur?

  3. Kontoverifizierung: Ein Mitarbeiter wird Ihre Informationen ĂŒberprĂŒfen und Ihnen den Zugang zu Ihrem neuen Konto gewĂ€hren.


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1. Vereinsinformationen

Im Abschnitt "Vereinsinformationen" versuchen wir zu verstehen, was der Verein ist und warum/wie Spendesk verwendet wird.

Nachfolgend finden Sie alle Informationen, die wir im ersten Schritt des KYC ĂŒber den Kunden wissen mĂŒssen.

  1. Wir mĂŒssen verstehen, ob es sich bei dem Unternehmen um eine Firma oder einen Verein handelt, um sicherzustellen, dass der Benutzer den richtigen Ablauf durchlĂ€uft.

  2. Wir mĂŒssen das voraussichtliche monatliche Ausgabevolumen des Unternehmens verstehen (in Euro).

3. Wir mĂŒssen verstehen, wofĂŒr das Unternehmen höchstwahrscheinlich das Geld ausgeben wird.

4. Wir mĂŒssen wissen, wie viele Mitarbeiter Spendesk nutzen werden (nicht die Anzahl der Mitarbeiter im Verein).

5. Wir mĂŒssen verstehen, wo sich der Verein befindet. Dies beinhaltet:

  • Die registrierte Adresse

  • Fiskalische Residenz

  • Alternative Adresse

6. Wir mĂŒssen grundlegende Informationen ĂŒber den Verein verstehen, wie zum Beispiel:

  • Rechtsname

  • Handelsname

  • Rechtsform

  • Registrierungsdatum

  • Vereinsregistriernummer

  • Handelsregisternummer (optional)

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (optional)

  • Vereinswebsite

  • Informationen zur VereinstĂ€tigkeit

7. Wir benötigen das Vereinsregistrierungszertifikat, datiert innerhalb der letzten 3 Monate.

8. Wir mĂŒssen verstehen, wie der Verein finanziert wird.

9. Wir benötigen eine aktuelle Satzung des Vereins.

  • Ein Satzungsdokument ist: Bitte laden Sie die neueste Version der Satzung Ihres Vereins (oder entsprechende Unterlagen wie beispielsweise ein Gesellschaftsprotokoll) hoch, datiert und unterschrieben. Diese Dokumente legen die internen Regeln und Vorschriften fest, die den Betrieb Ihres Vereins und die Beziehungen zwischen seinen Mitgliedern regeln. Sie dienen als grundlegende Dokumente, die die Struktur, den Zweck und die internen AblĂ€ufe der Organisation leiten.

10. Wir bitten den Benutzer darum, die neuesten geprĂŒften JahresabschlĂŒsse bereitzustellen.

  • Definition: Bitte laden Sie die neuesten von einem WirtschaftsprĂŒfer geprĂŒften FinanzabschlĂŒsse hoch, einschließlich der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Eine nicht geprĂŒfte Version kann gesendet werden, wenn keine Pflicht zur PrĂŒfung der FinanzabschlĂŒsse besteht. Falls die UnternehmensabschlĂŒsse noch nicht vorliegen, stellen Sie bitte die letzten drei KontoauszĂŒge des Vereinsbankkontos bereit.

11. Bitte stellen Sie die Protokolle der letzten Generalversammlung zur VerfĂŒgung.

  • Definition: Die Protokolle der letzten Generalversammlung mit Bezug zur letzten Wahl der Verwalter oder Vorstandsmitglieder, unterzeichnet und datiert vor weniger als einem Jahr. Falls die letzte Wahl vor mehr als einem Jahr stattgefunden hat, stellen Sie bitte sicher, dass die Protokolle alle Vorstandsmitglieder nennen. Falls dies nicht der Fall ist, laden Sie bitte die Version der Protokolle hoch, die sich auf die Wahl bezieht.

12. Wenn die Protokolle der letzten Generalversammlung keine persönlichen Informationen enthalten, werden wir um diese Informationen bitten.

2. Vereinsstruktur

Der Abschnitt "Vereinsstruktur" versucht zu verstehen, wer sich fĂŒr Spendesk anmeldet und wer den Verein besitzt und leitet. Nachfolgend finden Sie alle Informationen, die wir erfassen mĂŒssen.

Hier finden Sie alle benötigten Informationen fĂŒr die Vereinsstruktur:

  1. Wir benötigen einen IdentitĂ€tsnachweis der Person, die sich fĂŒr Spendesk anmeldet.

    1. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des Reisepasses oder Personalausweises der Regierung hochladen. Wenn Sie einen Reisepass hochladen, mĂŒssen Sie eine vollstĂ€ndige Kopie von oben und unten bereitstellen, und fĂŒr den Personalausweis benötigen wir die Vorder- und RĂŒckseite.

2. Wir benötigen Informationen zur Person, die sich fĂŒr Spendesk anmeldet. Dazu gehören:

  • Vor- und Nachname

  • MĂ€dchenname/Geburtsname

  • Geschlecht – Wie es in Ihrem Personalausweis angegeben ist

  • Geburtsdatum

  • NationalitĂ€t

  • Geburtsstadt und -land

  • E-Mail-Adresse

  • Telefonnummer

3. Wir fragen nach der Rolle des Benutzers.

  • Wenn der Benutzer nicht der PrĂ€sident/Vorsitzende ist und eine andere Rolle hat, benötigen wir eine Vollmacht. Sie können eine Vorlage in der App herunterladen oder Vorlagen hier finden:
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4. Wenn der Benutzer NICHT der PrÀsident/Vorsitzende ist, bitten wir um eine Vollmacht und benötigen zusÀtzlich:

  • Wir benötigen auch einen IdentitĂ€tsnachweis des gesetzlichen Vertreters, der die Delegation von Befugnissen erteilt hat.​

5. Wenn der Benutzer der PrÀsident/Vorsitzende ist oder die Informationen zur Vollmacht bereitgestellt hat, wird er zur Sektion "Vorstandsmitglieder" weitergeleitet. Hier bitten wir den Benutzer, eine vollstÀndige Liste der Vorstandsmitglieder des Unternehmens bereitzustellen.

  1. Basierend auf den vorherigen Eingaben werden wir potenzielle Vorstandsmitglieder vorschlagen.

  2. Wenn ein Benutzer ein Vorstandsmitglied hinzufĂŒgt, benötigen wir Ă€hnliche Informationen wie fĂŒr den/die Kontoinhaber:in:

    • Vor- und Nachname

    • MĂ€dchenname/Geburtsname

    • Geschlecht – Wie es in Ihrem Personalausweis angegeben ist

    • Geburtsdatum

    • NationalitĂ€t

    • Geburtsstadt und -land

Weitere ErlÀuterungen zu den erforderlichen Dokumenten:

Zertifikat der Registrierung

Es muss innerhalb der letzten 3 Monate datiert sein.

Das Dokument kann gefunden werden, indem man folgenden Link besucht: link

Warum benötigen wir dies? Es bestÀtigt, dass der Verein rechtlich existiert, was bedeutet, dass er bei der zustÀndigen Behörde registriert ist.

Satzung

Es handelt sich um ein Dokument, das die Satzung des Vereins bildet, zusammen mit dem Gesellschaftsvertrag (falls vorhanden). Diese Dokumente legen die internen Regeln und Vorschriften fest, die den Betrieb des Vereins und die Beziehungen zwischen seinen Mitgliedern regeln. Sie dienen als grundlegende Dokumente, die die Struktur, den Zweck und die internen AblÀufe der Organisation leiten.

Warum benötigen wir dies? Um zu verstehen, wer der Verein ist und warum/wie er Spendesk nutzen wird.

GeprĂŒfte JahresabschlĂŒsse

Es handelt sich um ein Dokument, das die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung enthĂ€lt. Es muss von einem WirtschaftsprĂŒfer zertifiziert sein.

Eine nicht geprĂŒfte Version kann gesendet werden, wenn keine Pflicht zur PrĂŒfung der FinanzabschlĂŒsse besteht. Falls die UnternehmensabschlĂŒsse noch nicht vorliegen, stellen Sie bitte die letzten drei KontoauszĂŒge des Unternehmensbankkontos bereit.

Warum benötigen wir dies? Um die finanzielle Situation des Vereins zu verstehen.

Protokolle der letzten Generalversammlung

Dieses Dokument sollte einen Verweis auf die letzte Wahl der Verwalter oder Vorstandsmitglieder enthalten, unterschrieben und vor weniger als einem Jahr datiert sein. Falls die letzte Wahl vor mehr als einem Jahr stattgefunden hat, stellen Sie bitte sicher, dass die Protokolle alle Vorstandsmitglieder nennen. Falls dies nicht der Fall ist, laden Sie bitte die Version der Protokolle hoch, die sich auf die Wahl bezieht.

Wenn die Protokolle der letzten Generalversammlung keine persönlichen Informationen enthalten, werden wir um diese bitten.

Warum benötigen wir dies? Um die finanzielle Situation des Vereins zu verstehen.

IdentitÀtsnachweis (POI)

Es handelt sich um eine Kopie (Vorder-/RĂŒckseite) des Personalausweises oder eine Kopie der beiden Seiten (oben/unten) eines Reisepasses.

Die Kopie des Dokuments muss in Farbe sein, sehr klar und darf keine MÀngel aufweisen, die die Lesbarkeit der Inschriften beeintrÀchtigen könnten (Reflexionen, abgeschnittene Teile usw.).

Warum benötigen wir dies? Es identifiziert die Person anhand ihrer eindeutigen Informationen. Es dient auch der Verhinderung von Betrug durch die Bereitstellung privater und zuverlÀssiger Dokumentation.

Vollmacht (BevollmÀchtigung)

Es handelt sich um eine Delegation von Befugnissen, die von einem gesetzlichen Vertreter (GeschĂ€ftsfĂŒhrer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) unterzeichnet wurde und jemanden dazu ermĂ€chtigt, im Namen des Unternehmens zu handeln. Dieses Dokument sollte mit dem IdentitĂ€tsnachweis (POI) des gesetzlichen Vertreters verknĂŒpft sein, der die Befugnisse delegiert hat.

Sie können das Dokument finden, indem Sie diesen Link besuchen: Link.

Warum benötigen wir dies? Es ĂŒberprĂŒft, dass das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der dazu rechtlich autorisiert ist.

​Andere potenziell erforderliche Dokumente und Glossar

Bankenbescheinigung


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Es handelt sich um ein Schreiben Ihrer Bank, das bestĂ€tigt, dass sie das Bankkonto Ihres Unternehmens fĂŒhrt.

Herkunft der Mittel (SOF - Source of Funds)

Gibt die Herkunft des Geldes oder der finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens an. Bei der Feststellung der Herkunft der Mittel mĂŒssen Unternehmen nicht nur verstehen, woher die Mittel stammen (in Bezug auf das Konto, von dem aus sie ĂŒberwiesen wurden), sondern auch die AktivitĂ€t, die mit der Generierung dieser Mittel verbunden war.

Herkunft des Vermögens (SOW - Source of Wealth)

Bezieht sich auf die Mittel, durch die ein Unternehmen seinen gesamten Vermögensbestand erworben hat. Bei der Feststellung der Herkunft des Vermögens mĂŒssen Finanzinstitute ermitteln, warum der Kunde ĂŒber die Vermögenswerte verfĂŒgt, die er hat, und wie er dazu kam, sie anzusammeln.

Unterschrift

Unterschrift auf dem KYC-Formular

E-Mail

E-mail address of the signing director

Wohnadresse

Wohnadresse der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

Geburtsdatum

Geburtsdatum der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

NationalitÀt

NationalitÀt der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

Adressnachweis (POA - Proof of Address)


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In einigen FÀllen können wir einen Adressnachweis verlangen, der weniger als 3 Monate alt ist, aus folgender Liste:

  • Kontoauszug (kein Kreditkarten-Auszug);

  • Gas-, Strom-, Wasser- und Internetrechnungen (keine Telefonrechnungen);

  • Schreiben einer anerkannten öffentlichen Behörde.

FĂŒr weitere Informationen und zur Vorbereitung Ihrer KYC-ÜberprĂŒfung, besuchen Sie:


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