La nouvelle réglementation sur la facturation électronique (ou « e-invoicing ») arrive en France. La réforme concernera toutes les entreprises françaises pour la réception et l’émission de leurs factures éligibles à la TVA. Elles devront être émises dans un format structuré et circuler via une Plateforme Agréée (PA).
Découvrez ce qui change, à quelles échéances, et comment s’y préparer avec Spendesk, immatriculée en tant que Plateforme Agréée (PA).
Une réforme bénéfique pour l'État et les entreprises
Pour l'État
Dans une logique de modernisation fiscale, la facture électronique donne à l’État une visibilité plus fine et plus rapide sur les transactions, permettant:
De renforcer la lutte contre la fraude à la TVA
D’améliorer la collecte et le pilotage de la TVA
De disposer de données économiques de meilleure qualité pour éclairer les politiques publiques (paiements inter‑entreprises, délais, secteurs)
De standardiser les échanges au niveau national, pour plus de sécurité et d’homogénéité
De converger avec les initiatives européennes de digitalisation de la TVA (VAT in the Digital Age - ViDA)
Pour les entreprises
Pour les entreprises, l’enjeu n’est pas seulement la conformité; la facture électronique devient un levier de performance opérationnelle, permettant:
De simplifier les opérations et réduire les coûts et les tâches manuelles avec moins de saisie, moins d’erreurs et moins de litiges
D’accélérer le cycle commande → facture → paiement: acheminement rapide, statuts traçables, délais d’approbation réduits
De renforcer la conformité TVA en amont et d’automatiser en partie les obligations déclaratives
D’améliorer la qualité et l’intégration des données (formats structurés, meilleure intégration ERP/comptabilité, reporting fiabilisé) en supprimant le besoin d’OCR
De sécuriser l’archivage et la preuve, facilitant la préparation et la conduite des audits
Ce que la réglementation impose et sous quelles échéances
Vos nouvelles obligations e‑invoicing et e‑reporting
La réforme repose sur deux piliers complémentaires: l’e-invoicing d’une part, le e-reporting d’autre part. Pour gérer les obligations liées à ces deux piliers, les entreprises doivent obligatoirement passer par une Plateforme Agréée (PA) certifiée par l’administration fiscale, et rattachée au PPF (Portail Public de Facturation).
E-invoicing
Une facture électronique désigne l’émission, la transmission, la réception et l’archivage de factures dématérialisées au format structuré pour les opérations B2B domestiques.
Les formats structurés reconnus incluent Factur‑X (PDF + XML), UBL, CII (EN 16931).
Quelles sont les obligations liées à l’e-invoicing?
La réception d’e-invoices via une PA de réception (PA-R) comme Spendesk, impliquant:
D’être en mesure de recevoir des factures électroniques dans l’un des 3 formats structurés reconnus
D’exploiter les statuts de cycle de vie (transmission et traitement) de la facture électronique
Obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er Septembre 2026
L’émission d’e-invoices via une PA d’émission (PA-E), impliquant:
D’émettre les factures B2B domestiques dans l’un des 3 formats structurés reconnus
D’exploiter et recevoir les statuts de cycle de vie (transmission et traitement) de la facture électronique ainsi que d’envoyer ceux obligatoires envoyer au PPF
Obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI dès le 1er Septembre 2026, et pour les PME et TPE à partir du 1er Septembre 2027
L’archivage probant, permettant de conserver les factures en garantissant intégrité, authenticité, lisibilité et traçabilité pendant la durée légale.
E-reporting
Qu’est ce que le e-reporting?
L’e‑reporting est la transmission périodique à l’administration fiscale d’informations synthétiques sur certaines transactions qui ne passent pas par l’e‑invoicing, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Il complète la facture électronique pour donner une vision quasi temps réel de l’activité taxable d’une entreprise.
L’e-reporting concerne:
les données des transactions B2C domestiques et internationales,
les données des transactions B2B internationales
les données de paiement de certaines transactions
La fréquence d'envoi du e-reporting des entreprises dépend de son régime d'imposition :
Pour les entreprises soumises au régime réel normal mensuel : la transmission des données de transaction devra être réalisée par période de 10 jours et dans un délai de 10 jours.
Pour les entreprises avec un régime fiscal spécial, le e-reporting est mensuel. Il doit être envoyé dans un délai de 7 jours à compter de la fin du mois.
Le calendrier correspond aux jalons de déploiement de l’émission de factures électroniques. Autrement dit, les grandes entreprises et ETI seront concernées dès le 1er Septembre 2026 et les PME et TPE à partir du 1er Septembre 2027.
Comprendre le cycle de vie d’une facture électronique
Le cycle de vie complet d’une facture électronique
Émission et transmission depuis la PA d’émission du vendeur (fournisseur)
Réception par la PA de réception de l’acheteur
Traitement de la facture dans le PA de réception et création des statuts de traitement
Synchronisation des statuts avec la PA d’émission et le PPF (Portail Public de Facturation)
Archivage probant des factures par les 2 PA
Les acteurs du cycle de vie de l’e-invoicing et leurs rôles
Les entreprises:
Choisissent une PA d’émission et une PA de réception
S’enregistrent auprès du PPF par l’intermédiaire de ses PA
Emettent leurs factures clients dans l’un des 3 formats structurés reconnus et les transmettent depuis leur PA d’émission
Reçoivent leurs factures fournisseur dans leur PA de réception et y mettent à jour leurs statuts
Les Plateformes Agréées (PA, ou Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)), comme Spendesk, sont des intermédiaires privés immatriculés par l’administration fiscale française, pour opérer les services relatifs à la réglementation sur la facture électronique (émission, réception, transmission des statuts et des données, archivage). Elles sont interconnectées au Portail Public de Facturation (PPF) et aux autres PA.
Le PPF (Portail Public de Facturation) est l’infrastructure publique centrale du dispositif de facture électronique en France; il assure deux missions clés:
Gestionnaire de l’annuaire national: identifie les entreprises (SIREN/SIRET, raison sociale, adresse) et leurs plateformes de dématérialisation pour garantir le bon acheminement des factures.
Concentrateur de données pour l’État: centralise puis transmet à l’administration les données issues des factures, de transaction, de paiement et les statuts de traitement.
Les statuts du cycle de vie de l’e-invoicing
Phase de transmission (posés par les PA)
Rejetée à l’émission (PA d’émission) ⇒ obligatoire et transmis au PPF
Déposée / Émise (PA d’émission) ⇒ obligatoire et transmis au PPF
Rejetée (PA de réception) ⇒ obligatoire et transmis au PPF
Reçue / Mise à disposition (PA de réception)
Phase de traitement (posés par l’acheteur depuis la PA de réception)
Refusée ⇒ obligatoire et transmis au PPF
Prise en charge
Approuvée
Approuvée partiellement
En litige
Annulée (suite facture rectificative)
Suspendue
Paiement transmis
Statuts financiers (posés par le fournisseur en émission)
Complétée
Encaissée ⇒ obligatoire et transmis au PPF
Comment Spendesk vous aide à rester conforme et efficace
Spendesk est certifié PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou Plateforme Agréée) et assurera la réception des factures électroniques conformément aux exigences définies par l’administration fiscale.
Spendesk, bien plus qu'un simple outil de conformité
Statut de PA immatriculée (sous réserve du succès des tests d’interopérabilité au PPF qui ont lieu pour toutes les PA à la fin de l’année 2025), garantissant une conformité à 100%, et adossée en marque blanche à la solution Générix, reconnue sur le marché et en cours de certification définitive par la DGFIP .
Expertise reconnue : membre du FNFE (Forum National de la Facturation Électronique) où se concertent acteurs publics et privés
Investissement sur l'ensemble du flux Procure-to-Pay (P2P), pas seulement sur la conformité réglementaire
Une gestion complète de tous les types de factures électroniques, intégrée à nos modules existants
L’ensemble des statuts de traitement sont posés par l’acheteur, depuis les workflows d’approbation des modules Spendesk:
Depuis le module AP: factures fournisseurs à payer et avoirs reçus via l'inbox Spendesk, incluant les factures B2B standards, les avoirs, les factures d'acompte et les factures rectificative
Depuis le module Carte: factures déjà payées liées aux paiements cartes, émises au nom de l'entreprise pour les paiements effectués aussi bien avec les cartes physiques, qu’avec les cartes virtuelles (abonnements récurrents, usage unique ou multi-usage)
Depuis le module Notes de frais: factures déjà payées de notes de frais, émises au nom de l'entreprise, générant une demande de remboursement par un collaborateur depuis Spendesk
Les bénéfices concrets de choisir Spendesk comme PA de réception
Une conformité sans effort, assurant l'interopérabilité avec toutes les autres PA et le Portail Public de Facturation (PPF) et le support natif des trois formats structurés reconnus (UBL, CII, Factur-X)
Des gains d'efficacité opérationnelle significatifs grâce à la gestion centralisée de tous les types de factures et aux workflows optimisés pour assignation, validation, édition des statuts de traitement et pré-comptabilisation des factures
Des économies réalisées: conformité incluse dans notre module AP, réduction des coûts de traitement et récupération optimale de la TVA
Se préparer à la mise en conformité en tant qu’entreprise
Avec Spendesk, avant même la mise en place de la réforme, vous pouvez centraliser toutes vos factures dans une boîte de réception unique et profiter d’un workflow optimisé pour valider, mettre à jour le statut, pré-comptabiliser et analyser toutes vos factures, qu’elles soient soumises à la nouvelle réglementation ou non.
Nous gérons déjà le format Factur-X et bientôt les autres formats standards !
En réception
Procéder à la cartographie de vos adresses, selon les trois formats d’adressage possibles:
format SIREN: l'adresse de base pour l’organisation;
format SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE: pour cibler un établissement spécifique ou un code de routage destiné aux services internes (service juridique, moyens généraux, service financier) ou centres de coûts;
format SIREN_SUFFIXE: le suffixe étant un choix de l'entreprise (ex : SIREN_NOTEDEFRAIS).
Choisir une (ou plusieurs) PA de réception, comme Spendesk, en fonction de votre cartographie
S’inscrire dans l’Annuaire du PPF depuis votre PA de réception, dès 2026
Communiquer votre adresse électronique à vos fournisseurs et collaborateurs, selon la cartographie pré-établie
En émission
Ajouter les nouvelles mentions obligatoires sur les factures émises
S’assurer de la capacité à émettre dans l’un des trois formats structurés reconnus (UBL, CII ou Factur‑X)
Choisir une PA d’émission
Prochaines étapes
Continuez à vous informer. Spendesk vous tiendra régulièrement à jour par le biais de différents types de communication et de webinaires.
Est-ce le moment de gérer vos factures fournisseurs via Spendesk et de découvrir notre nouvelle offre de procurement ?
Si vous avez des questions, contactez votre équipe de gestion de compte Spendesk !