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✅❌ Valider ou rejeter une note de frais (Propriétaire de compte et Modérateurs)
✅❌ Valider ou rejeter une note de frais (Propriétaire de compte et Modérateurs)

Cet article est destiné aux propriétaires de Comptes et aux Modérateurs. Apprenez comment valider ou rejeter les notes de frais.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Seuls les propriétaires de comptes et les approbateurs d'équipe / les propriétaires de centres de coûts (et les copropriétaires s'ils se trouvent dans le flux d'approbation du centre de coûts) peuvent approuver ou rejeter les demandes de remboursement de notes de frais. Les approbateurs ne peuvent pas auto-approuver leurs demandes, sauf si leur politique de dépenses le prévoit.

🚨 Quelle que soit votre politique de dépense, elle ne s'applique pas aux demandes de remboursement.

Approuver ou rejeter les notes de frais

Chaque semaine, vous recevez une notification concernant les dépenses en attente d'approbation.

  • Allez à Demandes > A approuver.

  • Sélectionnez la dépense que vous souhaitez examiner.

  • Examinez les informations fournies.

  • Si nécessaire, modifiez la description et/ou toute autre information.

  • Cliquez sur Modifier le montant à rembourser si vous souhaitez revoir le montant à rembourser.

  • Acceptez la dépense en cliquant sur Approuver la demande.

  • Refusez la dépense en cliquant sur Refuser la demande. Vous devez être en mesure de fournir une raison pour ce refus.

  • Il est désormais également possible pour les équipes Finance, quand une partie d’une requête (facture ou note de frais) est incorrecte, d’inviter le demandeur à éditer sa demande afin qu’il puisse la re-soumettre. Cela permet de gagner du temps sans avoir à remplir de nouveau tous les champs. Pour l’éditer, rdv sur la page Demandes.

Un courriel hebdomadaire sera envoyé au membre qui a soumis la dépense, l'informant de son statut de note de frais.

À partir de là, ses demandes apparaîtront dans l'onglet Notes de frais > A vérifier. Les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent désormais les examiner et les rembourser. Une fois remboursées, les notes de frais acceptées passent dans l'onglet Paiements pour la comptabilité.

➡️ Les NDF déjà approuvées par d'autres personnes dans le flux d'approbation n'apparaissent plus dans "A approuver".

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