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💰 Rembourser et comptabiliser une note de frais (PropriĂ©taire de compte et ContrĂŽleurs)
💰 Rembourser et comptabiliser une note de frais (PropriĂ©taire de compte et ContrĂŽleurs)

Cet article est destiné aux Propriétaires de comptes et aux contrÎleurs.

Mis à jour il y a plus d’une semaine

AprÚs la validation des notes de frais par les modérateurs ou propriétaires/co-propriétaires de centres de coût, les équipes Finance (contrÎleurs) peuvent prendre le relais.

Voici comment Spendesk gĂšre les notes de frais :

VĂ©rifier et valider les demandes

Une fois approuvée par un modérateur, la demande apparaßt sous l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les équipes finance (contrÎleurs) peuvent examiner toutes les informations connexes avant de rembourser la demande.

Ensuite, les ContrĂŽleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes de remboursement, et mĂȘme traiter plusieurs demandes de remboursement Ă  la fois.

Remboursez vos employés

Une fois que les notes de frais sont marquĂ©es comme "vĂ©rifiĂ©es" dans VĂ©rifier, elles passent Ă  l'onglet Notes de frais > Planifier les remboursements. Elles peuvent alors ĂȘtre exportĂ©es avant mĂȘme le paiement.

Il y a 3 façons de rembourser vos employés :

  • Notes de frais - Rembourser par XML SEPA (puis soumettre le fichier Ă  votre banque afin qu'elle exĂ©cute le paiement).

  • En tĂ©lĂ©chargeant un rĂ©capitulatif .CSV des sommes dues (avant d'effectuer le paiement manuellement sur le compte bancaire de votre entreprise).

Vous pouvez garder une trace des dépenses qui ont été payées précédemment en naviguant dans l'onglet Notes de frais > Historique. Cet onglet contient tous les détails des frais remboursés précédemment.

Vous pouvez également télécharger un fichier en format XML sur Historique si vous avez sélectionné .CSV à l'étape précédente par erreur (à condition que l'IBAN du fournisseur soit ajouté et qu'il fasse partie du réseau SEPA).

Important : 1 note de frais = 1 remboursement. Si vous avez 35 notes de frais en attente, le demandeur recevra 35 virements entrants.

Que se passe-t-il si le compte bancaire du bénéficiaire est fermé?

Il y a plusieurs possibilités - soit il faudra demander à la banque du compte fermé de virer les fonds reçus (s'ils ne le font pas automatiquement), soit les fonds seront rejetés.

Comptabiliser

Les notes de frais remboursées passent ensuite à l'onglet Paiements, avec le reste de vos paiements dans Spendesk.

đŸ’„ Il est dĂ©sormais possible de comptabiliser une note de frais avant son paiement. Une fois approuvĂ©e dans Demandes puis vĂ©rifiĂ©e dans Notes de frais - VĂ©rifier, la note de frais passe simultanĂ©ment dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Notes de frais - A payer, vous permettant de la comptabiliser avant le paiement.

Vidéo explicative:

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