Après la validation des notes de frais par les modérateurs ou propriétaires/co-propriétaires de centres de coût, les équipes Finance (contrôleurs) peuvent prendre le relais.

Voici comment Spendesk gère les notes de frais :

  1. Un demandeur soumet ses notes de frais sur Spendesk.

  2. Les titulaires de comptes ou les Modérateurs de compte (plans Standard uniquement) les approuvent ou les rejettent.

  3. Les Propriétaires de compte ou les Contrôleurs vérifient et remboursent les employés par XML SEPA, CSV ou depuis Spendesk

  4. Préparez vos paiements.

  5. Exportez vos paiements vers votre logiciel de comptabilité.

Vérifier et valider les demandes

Une fois approuvée par un modérateur, la demande apparaît sous l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les équipes finance (contrôleurs) peuvent examiner toutes les informations connexes avant de rembourser la demande.

Ensuite, les Contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes de remboursement, et même traiter plusieurs demandes de remboursement à la fois.

Remboursez vos employés

Une fois que les notes de frais sont marquées comme "vérifiées" dans Vérifier, elles passent à l'onglet Notes de frais > Planifier les remboursements. Elles peuvent alors être exportées avant même le paiement.

Il y a 3 façons de rembourser vos employés :

  • Notes de frais - Rembourser par virement depuis Spendesk

  • Notes de frais - Rembourser par XML SEPA (puis soumettre le fichier à votre banque afin qu'elle exécute le paiement).

  • En téléchargeant un récapitulatif .CSV des sommes dues (avant d'effectuer le paiement manuellement sur le compte bancaire de votre entreprise).

Vous pouvez garder une trace des dépenses qui ont été payées précédemment en naviguant dans l'onglet Notes de frais > Historique. Cet onglet contient tous les détails des frais remboursés précédemment.

Il n'est pas possible de changer le mode de paiement une fois la note de frais validée sur Spendesk (par exemple, il n'est pas possible de récupérer un fichier XML si vous avez choisi le règlement "CSV"). Ne vous trompez pas 😊

Comptabiliser

Les notes de frais remboursées passent ensuite à l'onglet Paiements, avec le reste de vos paiements dans Spendesk.

💥 NOUVEAU ! Depuis 2021 avec Compta 2.0 (la nouvelle interface comptable de Spendesk) il est cependant désormais possible de comptabiliser une note de frais avant son paiement. Une fois approuvée dans Demandes puis vérifiée dans Notes de frais - Vérifier, la note de frais passe simultanément dans l'onglet Comptabiliser et dans l'onglet Notes de frais - A payer, vous permettant de la comptabiliser avant le paiement.

Vidéo explicative:

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