Que sont les reçus dématérialisés certifiés ?

Les reçus électroniques certifiés sont une fonction complémentaire de Spendesk qui permet de numériser et d'archiver en toute sécurité tous vos reçus. Cela vous permet de garder une trace organisée de tous vos paiements. Vous pouvez facilement faire référence aux documents originaux des reçus en cas d'audit ou de besoin de comptabilité. En outre, la dématérialisation de vos reçus vous permet de passer à une totale dématérialisation : vous n'aurez plus besoin de stocker des copies papier de vos reçus.

Comment fonctionnent-ils ?

Vous et vos employés pouvez utiliser notre application mobile ou votre connexion de bureau pour télécharger une photo ou un pdf de votre reçu. Nous dématérialiserons automatiquement chaque reçu avec un sceau officiel et une date et stockerons vos documents numériques en toute sécurité pendant 10 ans.

Garanties de conformité

Nous sommes partenaires d'Universign et d'Amazon Glacier Vaults pour garantir que nos opérations sont conformes aux normes juridiques les plus strictes. Universign certifie l'authenticité de vos reçus, et Amazon stocke en toute sécurité vos nouveaux documents électroniques dans son système d'archivage crypté.

Si vous travaillez en France, nous suivons les directives de numérisation de la loi française afin de vous garantir que vous n'avez plus besoin de conserver les versions papier de vos reçus.

Commencez à utiliser des reçus électroniques certifiés

Il suffit d'envoyer un courriel à success@spendesk.com pour activer cette fonction et en savoir plus sur la tarification.

Exigences en France pour l'archivage des reçus numériques

Nous avons introduit des reçus électroniques certifiés au sein de Spendesk afin d'aider les entreprises à se conformer à la réglementation en matière de dématérialisation.

Depuis mars 2017, le LPF (Livre des Procédures Fiscales) n'oblige plus les entreprises françaises à conserver une copie physique de leurs reçus tant qu'elles disposent d'une copie numérique certifiée conforme. L'article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales précise les règles de conformité du reçu, et à ce titre :

  • Il ne peut être modifié.

  • Il doit être enregistré en format PDF.

  • Il a besoin d'un cachet légal pour garantir son intégrité.

  • Il doit être conservé pendant au moins 6 ans (nous les conservons pendant 10 ans).

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