Sur Spendesk, vous avez la possibilité d’activer un module additionnel permettant de vérifier et payer vos factures fournisseurs. Si vous êtes intéressé, rdv sur cet onglet et activez l'onglet Factures.

Travailler avec des freelances est bien pratique en cas de besoin pour renforcer une équipe ou apporter une expertise précise. Cependant, payer ses freelances ne fonctionne pas tout à fait de la même manière que payer vos fournisseurs.

⚠️ Un freelance n’est pas un salarié de votre entreprise et donc ses droits et devoirs sont différents d’une personne en CDI ou CDD.

Choisir entre mission ou forfait

Il est très important avant de travailler avec votre freelance de définir si vous l’embauchez pour une mission ou une tâche particulière (forfait).

La mission

Dans le premier cas, la mission dure souvent plusieurs jours ou semaines (voire mois dans certains cas) et peut inclure plusieurs types de tâches.

Par exemple, un designer embauché en mission de deux mois pourra à la fois refaire votre logo, réaliser des infographies ou fournir des visuels pour une pub. Cette mention doit figurer sur le devis qu’il vous fournit pour que les deux parties soient au courant de l’étendue de sa mission.

Il arrive que pour les missions, les freelances soient amenés à travailler dans l’entreprise. On parle alors de régie et ils ont une obligation de moyens. C’est souvent une option appréciée : l’entreprise n’augmente pas sa masse salariale mais a un expert à disposition et le freelance sait qu’il a une mission rémunérée sur plusieurs semaines.

⚠️ Attention : pour une mission, le freelance peut vous demander le remboursement de ses frais de débours. N’oubliez pas de les prendre en compte dans le budget total de votre projet !


Le forfait

Dans le deuxième cas, le forfait est beaucoup plus bordé et le freelance pourra refuser d’effectuer une tâche en dehors de ce que vous avez préalablement convenu ensemble. Il a une obligation de résultats et la plupart du temps, le freelance travaille chez lui.

Toujours dans notre exemple de designer : il vous fait un devis pour réaliser votre nouveau logo, vous ne pourrez pas lui demander en plus de réaliser une campagne publicitaire. Il s’agit d’une autre tâche et donc d’un autre forfait.

👉 Quelle que soit la solution que vous choisissez, renseignez-vous sur ses taux horaires ou journaliers, comparez avec d’autres freelances et demandez un devis pour éviter toute mauvaise surprise !

GĂ©rer une facture de freelance avec Spendesk

Fournir une facture à son client est une obligation légale pour le freelance et il doit appliquer l’ensemble des règles qui valide une facture. Autrement, le paiement peut ne pas avoir lieu. De plus, depuis la loi Finances de 2018, les freelances doivent soumettre leurs factures sur un logiciel de facturation agréé, sécurisé et certifié anti-fraude.

Mais la bonne nouvelle est que de votre côté, tant que la facture est conforme, vous pouvez l’ajouter sur Spendesk comme n’importe quelle autre facture fournisseur !

  • Allez dans votre l’onglet Demandes.

  • Cliquez sur le bouton Nouvelle Demande puis Soumettre une facture.

  • Ajoutez votre facture en PDF et laissez notre OCR travailler.

  • Une fois les donnĂ©es extraites de la facture, vĂ©rifiez-les systĂ©matiquement puis soumettez votre demande.

Si vous n’êtes pas Propriétaire de compte, votre approbateur d'équipe/de centre de coût devra peut-être la valider.

Ensuite, l’équipe Finance (contrôleurs) retrouve cette facture dans l’onglet Factures - Vérifier et peut procéder à son paiement en deux étapes :

  1. Vérifier la facture : montant, coordonnées bancaires du freelance, date d’échéance.

  2. Payer la facture : l’échéancier vous indique quelles sont les factures à payer en priorité. Vous pouvez télécharger le fichier XML SEPA ou .CSV correspondant et payer votre facture avec votre compte en banque d'entreprise, en ligne.

Une fois la facture payée, vous la retrouverez dans Tous les paiements.

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