La fonctionnalité "Respecte les règles du jeu" est disponible sur le plan Lite (une seule règle) ou sur le plan Standard (plusieurs règles).

En tant qu'administrateur du compte, cette fonctionnalité vous permet de définir un délai maximum pour fournir le justificatif et le nombre limite de justificatif en retard autorisé avant que l'utilisateur soit bloqué pour toute utilisation de carte (physique ou virtuelle). Ces restrictions inciteront ainsi les utilisateurs à fournir leurs justificatifs de manière régulière

En plus d'une politique de dépense, les Administrateurs peuvent désormais ajouter un contrôle après le paiement pour collecter les reçus sans effort et être en conformité avec la loi.

Comment mettre en place une règle

Une fois sur votre compte d'Administrateur ou de Propriétaire de compte, allez dans les paramètres.

De là, choisissez Membres puis Règles et politiques de dépenses.

Pour créer une nouvelle règle, choisissez Créer une nouvelle règle > Règle de contrôle sur les justificatifs.

  • Choisissez un nom pour votre règle.

  • Ajoutez un nombre maximum pour les reçus manquants.

  • Ajoutez un nombre maximum de jours pour fournir ces reçus.

  • Sélectionnez Assigner des membres au bas de la fenêtre contextuelle.

  • Sélectionnez un ou plusieurs noms de membres :

  • Cliquez sur "Créer une règle de contrôle".

Modifier une règle

Pour modifier une règle,

  • cliquez sur Paramètres.

  • Choisissez Membres.

  • Allez à Règles et politiques de dépenses.

  • Cliquez sur la règle que vous souhaitez modifier, par exemple "Test".

Attention, la modification d'une règle peut entraîner le blocage d'un utilisateur.

Si un utilisateur a droit à 5 reçus en retard, en a avant la modification 4 en retard et que la règle change pour n'autoriser que 3 reçus, l'utilisateur sera bloqué.

Il pourra se débloquer en fournissant des reçus.

  • Vous pouvez soit modifier la règle par elle-même (nombre de reçus manquants possibles, délai accordé) ou ses membres.

Lors de la modification d'une règle, tous les membres sous cette règle recevront une notification par courrier électronique :

Attribuer une règle à un membre

Vous pouvez attribuer une règle à un membre si nécessaire et la modifier à tout moment.

  • Allez à Paramètres.

  • Choisissez Membres.

  • Choisissez le membre en question.

  • Cliquez sur Modifier le profil.

  • Allez sur Contrôle des informations.

  • Choisissez une règle personnalisée ou votre nouvelle règle.

Renforcer le contrôle

Tableau de bord des demandeurs

Sur leur tableau de bord, les demandeurs ont une vue d'ensemble des paiements dont les reçus sont manquants.

Ils voient les paiements dans des couleurs différentes selon leur statut : encore dans les délais, bientôt en retard ou dépassé.

Notification de l'absence de reçus

Les demandeurs seront avertis lorsqu'ils sont sur le point d'être bloqués par une notification par e-mail, une notification par téléphone portable (s'ils ont téléchargé l'application mobile) et une notification Slack s'ils ont lié leur compte Spendesk à Slack.

Ils seront également avertis lorsqu'ils sont bloqués afin qu'ils puissent se débloquer immédiatement en téléchargeant leurs reçus.

Onglet Paiements (Contrôleurs)

👉🏻 Dans l'onglet Paiements des contrôleurs, 3 couleurs pour les reçus sont maintenant disponibles :

  • Le vert pour les reçus téléchargés et valides.

  • Le bleu pour les reçus qui sont encore dans le délai de téléchargement.

  • Rouge pour les reçus manquants.

Sur la page d'accueil, les Contrôleurs pourront consulter un tableau de bord récapitulant les personnes accumulant des justificatifs en retard.

Quelle est la différence entre un justificatif manquant et en retard?

  • Un justificatif manquant est un justificatif qui n'a pas encore été téléchargé sur Spendesk. Dès qu'un paiement apparaît sur Spendesk, le justificatif est considéré comme manquant. Le nombre de justificatifs manquants à l'instant T n'est pas spécialement préoccupant : nous savons que l'utilisateur a parfois besoin de quelques heures ou quelques jours pour pouvoir fournir ce justificatif. C'est pourquoi nous avons crée la notion de justificatif en retard.

  • Un justificatif en retard est un justificatif qui n'a pas été téléchargé par l'utilisateur dans le délai accordé. Ceux-là nécessitent toute votre attention car cela veut dire que l'utilisateur n'a pas respecté les règles. Si il atteint le nombre maximum paramétré de justificatifs en retard, il sera bloqué.

Qu'en est-il des cartes d'abonnement?

Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux cartes d'abonnement car elle pourrait bloquer les entreprises dans l'utilisation quotidienne de leurs outils.

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