Grâce à la fonction "Plus de contrôle sur les cartes" (disponible sur certains plans de facturation) il est non seulement possible de contrôler le budget, mais aussi de présélectionner les catégories de dépenses autorisées sur une carte et le jour de la semaine, ainsi que les autorisations d'achats en ligne.
Contrôlez vos dépenses
Administrateurs/Contrôleurs, cette nouvelle fonctionnalité va :
Permettre aux équipes financières/administratives de réduire les dépenses indésirables
savoir comment l'argent est dépensé (pré-approuver les catégories de dépenses et les jours)
réduire la fraude
venir appuyer les politiques de dépenses de Spendesk
améliorer les habitudes de dépenses
mais également permettre de résoudre des problèmes au niveau du:
Processus d'approbation / pré-approbation
Partage de cartes à risque : chaque membre peut désormais avoir une carte personnelle avec ses propres catégories limitées.
Blocage des employés n'ayant pas accès aux moyens de paiement
Manque de visibilité ou de contrôle des dépenses
Configurer / Visualiser / Modifier les paramètres de contrôle d'une carte
Les Propriétaires de comptes et les Administrateurs peuvent mettre en place plus de contrôle.
Allez à l'onglet Cartes.
Sélectionnez une carte.
Choisissez Paramètres de la carte.
Modifiez le budget mensuel si nécessaire.
Autorisez/refusez les retraits d'espèces et les paiements en ligne.
Choisissez la période d'utilisation des cartes et les fuseaux horaires appliqués à la carte.
Choisissez les heures autorisées si nécessaire.
Autorisez ou non le paiement sans contact.
Cliquez sur les paramètres avancés si vous souhaitez choisir des catégories de dépenses.
Modifiez les limites des catégories de dépenses. Sur cet exemple, toutes les catégories sont autorisées.
Cliquez sur Sauvegarder les paramètres.
Pour l'instant, il n'est pas possible de choisir des heures autorisées dans la journée (seul choisir les jours de la semaine est autorisé).
Demandeurs - Découvrez les paramètres de votre carte !
Votre équipe Admin a défini des limites de dépenses pour votre carte, il est possible à tout moment de consulter les paramètres de votre carte.
C'est très simple :
Allez à l'onglet Carte.
Allez à la rubrique Configuration de votre carte.
Vérifiez vos autorisations (retrait d'espèces / paiement en ligne).
Vérifiez votre période d'utilisation.
Vérifiez vos limites en termes de catégories de dépenses.
Conseil :
Comme d'habitude, si vous avez besoin de modifier la configuration de votre carte ou votre budget, contactez le Propriétaire de votre compte ou votre Administrateur !