Qu'est-ce qu'un bon de commande?

Un bon de commande est utilisé lorsqu'un employé doit effectuer un achat au nom de son entreprise. Souvent accompagnée d'un devis, elle est utilisée pour informer le responsable du centre de coûts du besoin d'achat. Une fois la demande approuvée, un bon de commande est créé et le processus d'achat peut être lancé.

Ensuite, le demandeur envoie la confirmation au fournisseur, en intégrant le numéro du bon de commande. Une fois la commande expédiée, le fournisseur envoie une facture pour les biens ou services à payer. Le numéro de bon de commande sera utilisé par l'équipe finance pour la correspondance lors de la réception de la facture.

Demander un bon de commande

Les propriétaires de compte et tout membre ayant un rôle de Demandeur peuvent demander un bon de commande sur Spendesk.

  • Cliquez sur le bouton Nouvelle demande.

  • Sélectionnez la demande Faire une demande d'achat, puis Demander un bon de commande.

  • Téléchargez votre document (ex: Devis) : nous acceptons les fichiers .JPG, .PNG et .PDF, vous pouvez en télécharger plusieurs en même temps. Taille maximale : 10 Mo.

  • Une fois que vous avez rempli les informations requises et que vous êtes prêt(e), cliquez sur le bouton Confirmer ma demande.

  • Votre demande de bon de commande sera validée automatiquement ou par un modérateur (en fonction de votre politique d'approbation, qui est expliquée sur votre Profil sous vos informations personnelles).

Où trouver les bons de bons de commande en attente de validation

👉 En tant que Demandeur, sur "Demandes".

👉 Vos approbateurs trouvent cette demande sous Demandes > À approuver.

Où trouver les bons de bons de commande approuvés par un modérateur ou propriétaire de centre de coût

Une fois approuvé, un bon de commande est créé, vous le trouverez :

  • dans l'onglet Bons de commande en tant que Demandeur.

  • dans l'onglet Engagements > Bons de commande en tant que Contrôleur.

Statut du bon de commande

Quel est le statut du bon de commande?

Un bon de commande ouvert peut avoir les statuts suivants :

  • En attente de livraison : si la date actuelle < la date de fin.

  • Facture en retard : si la date actuelle > la date de fin et qu'aucune facture n'est jointe à la commande.

  • Partiellement facturé : au moins une facture jointe et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est inférieur au montant du bon de commande.

  • Facturé : au moins une facture jointe et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est égal au montant de la commande.

  • Sur-facturé : au moins une facture jointe, et le montant facturé (somme des factures jointes au bon de commande) est supérieur au montant du bon de commande.

Annuler un bon de commande

Vous pouvez annuler un bon de commande tant qu'aucune facture n'est jointe.

Clore un bon de commande

Vous pouvez clôturer une commande tant que toutes les factures jointes sont payées.

➡️ Il est possible d'affecter plusieurs factures à un bon de commande, mais pas plusieurs bons à une facture.

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