Les centres de coûts sont un ensemble d'activités auxquelles les coûts peuvent être affectés. Ils répondent à la question 'dans quel but / quelle fonction cette dépense est-elle effectuée?'. Notre fonctionnalité "Budgets" repose également sur ce concept. Les Propriétaires de compte et Admins peuvent mettre en place les circuits d'approbation de centres de coût.
Vous pouvez avoir plusieurs CC, et même plus de 100 si nécessaire, mais nous ne le recommandons pas, afin de maintenir un processus de préparation des paiements fluide.
Configurer un centre de coûts
Dans les Paramètres, vous avez un onglet appelé "Centres de coût" dans lequel vous pourrez créer votre premier centre de coûts. Ces informations seront exportables sur l'onglet Tous les achats et l'onglet Export.
Choisissez un nom et un responsable de centre de coût, qui sera en charge de ce centre de coût (il sera obligatoirement dans le schéma d'approbation) et du budget qui lui est lié.
Exemple : le responsable du marketing est le plus à même d'approuver les dépenses liées à un centre de coûts Marketing.
Responsables du centre de coût # Co-responsables du centre de coût
Les co-responsables du centre de coût ont les mêmes droits que le responsable du centre de coût mais n'ont pas besoin d'être dans le flux d'approbation. Ils peuvent voir les dépenses effectuées sous leur centre de coûts dans l'onglet "Paiements" même en n'étant pas dans le flux d'approbation du centre de coût.
Définir le schéma d'approbation
Après avoir défini le nom et le responsable de votre centre de coûts, cliquez sur "Définir le schéma d'approbation" (voir la capture d'écran précédente).
Vous pouvez définir différents seuils d'approbation, en fonction des montants de chaque dépense, en attribuant un schéma d'approbation propre à chaque seuil.
Exemple: Un approbateur A en-dessous du seuil de 1000 euros, un approbateur A et un approbateur B pour des dépenses supérieures au seuil de 1000 euros.
Pour chaque seuil, vous pouvez décider si la dépense doit être approuvée par l'un OU l'autre des approbateurs, ou bien par l'un ET l'autre des approbateurs.
Il ne vous reste plus qu'à valider !
A noter: si vous définissez plusieurs flux d'approbation, par exemple le flux d'approbation 1 (avec un approbateur A) de 0 à 10000 euros, et le flux d'approbation 2 jusqu'à 20000 euros (avec un approbateur B), si une personne soumet une demande de 8000 euros, l'approbateur A et tous les approbateurs au-dessus de lui pourront approuver la demande.
Pour plus de détails sur la création de flux d'approbation basés sur les rôles et sur la visualisation des scénarios d'exception, cliquez ici.
Modifier un centre de coûts
Vous pouvez modifier le responsable du centre de coûts et ses paramètres à tout moment en cliquant sur l'outil stylo dans l'onglet "Centres de coût", à côté du nom du responsable du centre de coûts.
Modifier le centre de coût d'une demande / d'un paiement / d'un paiement à venir
Vous pouvez modifier le centre de coût d'une demande / d'un paiement / d'un paiement à venir dans l'onglet où il se trouve, en cliquant sur le paiement en question et en modifiant le champ Centre de coût.
Supprimer un centre de coûts
Lorsque vous supprimez un centre de coût, il vous est demandé de choisir un autre centre de coûts pour le remplacer (uniquement s'il est associé à des demandes, des achats ou des paiements).
Cela signifie que toutes les demandes, tous les paiements, tous les achats, tous les abonnements et toutes les bons de commande précédemment affectés au centre de coûts supprimé seront affectés au nouveau centre de coûts choisi.
Par conséquent, le flux d'approbation de toutes les demandes non encore approuvées sera celui lié au nouveau centre de coûts attribué.
🔴 Les achats/paiements qui ont déjà été exportés ne verront pas leur valeur de centre de coût modifiée.
