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Leitfaden: Lieferantenrechnungen & Bestellungen mit Spendesk verwalten

Vor über einem Monat aktualisiert

Optimieren Sie Ihre Prozesse für Eingangsrechnungen und behalten Sie die volle Kontrolle. Nutzen Sie klare Genehmigungsworkflows, 3-Wege-Abgleich, Internationale Zahlungen direkt aus der Spendesk Wallet und automatisierte Buchhaltung, um Zeit zu sparen und einen transparenten End-to-End Prozess zu schaffen. Schneller, zuverlässiger und sicherer – von Anfang bis Ende.


Aktivieren der Funktion

Nur für Account OwnerGo to Settings > Company Rules and click on the Payment methods tab

  • Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmensregeln und klicken Sie auf den Tab Zahlungsmethoden.

  • Stellen Sie sicher, dass Eingangsrechnungen, Bestellungen und Lieferscheine, sowie Überweisungen an Lieferanten aktiviert sind.

Falls dies nicht möglich ist, enthält Ihr Plan möglicherweise nicht die Lieferantenrechnung Module. Kontaktieren Sie in diesem Fall gerne support@spendesk.com oder den Chat.


Anfrage & Einreichung

Bestellungen (Purchase Orders) einreichen

Für alle Nutzer, die Anfragen stellen und Käufe tätigen können.

  • Neue Anfrage > Bestellung (Purchase Order) anfordern → Bestellung anfordern

  • Optionen:

    1. Angebot oder Bestellung (PO) hochladen und die Spendesk-KI füllt die Daten inkl. einzelner Line-Items automatisch aus.

    2. Leere Anfrage erstellen, Details (Preis, Menge) selbst eingeben via “In Positionen aufteilen”.

  • Wird eine Lieferung erwartet?” aktivieren, um den Lieferstatus zu verfolgen

  • Beschreibung, Kostenstelle, Ausgabenkategorie und Pflichtfelder ergänzen

  • Anfrage bestätigen → Die Anfrage durchläuft dann den entsprechenden Genehmigungsworkflow

  • Überprüfen Sie den Status Ihrer Anfrage auf der Seite „Bestellungen“. Sie erhalten außerdem eine E-Mail, sobald diese genehmigt wurde.

Sie können hier keine Bestellung aufgeben? Erstellen Sie stattdessen eine Anfrage in Spendesk Procurement. Eine Anleitung finden Sie hier.

Weitere Aktionen:

Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel im Helpcenter.


Auf der Suche nach einem Beschaffungs-Tool? Optimieren Sie Ihren Einkaufsprozess mit Spendesk Procurement:

  • Reduzieren Sie unnötige Kommunikation um bis zu 80 %

  • Verkürzen Sie die Zeit zwischen Anfrage und Genehmigung um die Hälfte

  • Generieren Sie automatisch Bestellungen für über 90 % der Anfragen

  • Behalten Sie den Überblick über Vertragsverlängerungen dank intelligenter Erinnerungen

Kontaktieren Sie support@spendesk.com oder nutzen Sie die Chat-Funktion im Produkt, um loszulegen.


Lieferscheine erfassen

  • Gehen Sie zu Bestellungen

  • Bestellung öffnen → Lieferschein hinzufügen klicken

  • Wählen Sie Ihr Lieferdatum aus und notieren Sie, welche Artikel geliefert wurden.

    Hinweis: An eine Bestellung können mehrere Lieferscheine angehängt werden, sodass Sie Teillieferungen erfassen können.

  • Klicken Sie auf „Weiter“

  • Scrollen Sie in der Bestellung nach unten, um die zu dieser Bestellung angehängten Lieferscheine anzuzeigen.

Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Artikel im Hilfe-Center.


Eingangsrechnungen einreichen

  • Wenn Sie Ihre Rechnung an Spendesk weiterleiten, finden Benutzer sie in ihrem persönlichen Posteingang oder, wenn sie von einer unbekannten/generischen E-Mail-Adresse weitergeleitet wurde, im gemeinsamen Posteingang (alle Controller haben Zugriff).

  • Ihre Rechnungsdaten werden mithilfe der Spendesk-KI vorausgefüllt und gegebenenfalls automatisch mit der entsprechenden Bestellung und den Lieferscheinen verknüpft. Überprüfen Sie, ob alles korrekt ist, und geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, um die Rechnung einzureichen.

  • Die Rechnung wird dann anhand des Genehmigungsablaufs geprüft, den Sie in Ihrem System eingerichtet haben.

Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Help Center Artikel.


Rechnungskorrekturen/Gutschriften einreichen

  • Es gibt mehrere Möglichkeiten, Rechnungskorrekturen in Spendesk hochzuladen

    1. Leiten Sie Gutschriften von Lieferanten an Spendesk weiter

    2. Laden Sie Gutschriften direkt in Spendesk hoch (Neue Anfrage → Rechnungskorrekturen)

  • Wenn Sie Ihre Gutschrift an Spendesk weiterleiten, finden Benutzer sie in ihrem persönlichen Posteingang oder, wenn sie von einer unbekannten/generischen E-Mail-Adresse weitergeleitet wurde, im gemeinsamen Posteingang (alle Controller haben Zugriff).

  • Ihre Gutschriftsinformationen werden mithilfe der Spendesk-KI vorausgefüllt und gegebenenfalls automatisch mit der entsprechenden Bestellung und den Lieferscheinen verknüpft. Überprüfen Sie, ob alles korrekt ist, und geben Sie alle erforderlichen Informationen ein, um die Gutschrift einzureichen.

  • Die Gutschrift wird dann auf der Grundlage des Genehmigungsablaufs überprüft, den Sie in Ihrem System eingerichtet haben.

  • Das Finanzteam kann dann drei Maßnahmen mit der Gutschrift ergreifen:

    1. Eine Gutschrift von einer Referenzrechnung abziehen

    2. Eine Gutschrift für zukünftige Anwendungen auf eine Rechnung speichern

    3. Eine Gutschrift als außerhalb von Spendesk erstattet markieren

Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Help Center Artikel.


Zahlung & Buchhaltung

Überprüfung durch das Finanzteam

Dieser Schritt steht allen Controllern zur Verfügung.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein Controller sind? Wenn Sie den Abschnitt „Buchhaltung“ sehen können, dann sind Sie es.

  • Dieser Schritt folgt auf den individuellen Genehmigungsprozess und ist eine zweite Überprüfung der Rechnung durch das Finanzteam vor der Zahlung und Buchhaltung

  • Gehen Sie zum Reiter „Eingangsrechnungen” in Spendesk, um die Rechnungen des Unternehmens zu überprüfen.

  • Hier können Sie Folgendes überprüfen:

    • die Fälligkeitstermine auf der Rechnung

    • ob die Rechnung bezahlt werden muss oder bereits per Lastschrift als bezahlt markiert werden kann

    • die Lieferantendaten (IBAN, BIC)

    • den richtigen Budgetzeitraum

    • usw.

  • Bei der Überprüfung der Rechnung, die mit Bestellungen und Lieferscheinen verbunden ist, erscheint ein entsprechender Hinweis, der anzeigt, ob diese Rechnung vollständig oder teilweise mit dem Bestellbetrag übereinstimmt

  • Von hier aus können Sie direkt auf die Bestellung klicken, um sie genauer zu überprüfen

  • Wenn Sie mit der Rechnung zufrieden sind, können Sie bestätigen, dass sie zur Zahlung bereit ist.

  • Nach der Überprüfung durch die Finanzabteilung können Sie auch mit den Vorbereitungen im Bereich Buchhaltung beginnen, um die Rechnung in Ihr Buchhaltungssystem zu exportieren.


Zahlung planen

Dieser Schritt steht allen Controllern zur Verfügung.

  • Gehen Sie zur Seite Zahlung planen und wählen Sie die Rechnung aus, die Sie zur Auszahlung einplanen möchten.

  • Wählen Sie die Rechnung aus und legen Sie fest, wie Sie bezahlen möchten.

    • Bezahlen von Spendesk – verfügbar für nationale Rechnungen (alle Kunden) und internationale Rechnungen (verfügbar für Euro-Konten, GBP-Konten in Kürze)

    • Mit externen Tools – Exportieren Sie Ihre Zahlungen als CSV- oder XML-Datei, um sie über Ihr externes Bankkonto oder Buchhaltungssystem zu bezahlen.

  • Wenn Sie die Zahlung vorbereitet und die Zahlung über das Spendesk-Wallet ausgewählt haben, werden die Rechnungen in den Reiter „Bestätigen“ verschoben.


Zahlung bestätigen (Spendesk-Wallet)

Standardmäßig wird dies durch den/die Kontoinhaber:in durchgeführt (es gibt jedoch Optionen, um auch ausgewählte Controller zuzulassen).

  • Wenn die Rechnung zur Zahlung bereit ist oder ein Zahlungstermin festgelegt wurde (nur für Kunden aus dem EWR), gehen Sie zur Seite „Bestätigen“.

    Um die Überweisungen (sofort oder zum festgelegten Datum/Fälligkeitsdatum) auszuführen, müssen die Zahlungen bestätigt werden.

    • Dies kann auf dem Desktop oder auf dem Mobilgerät erfolgen.

    • Sie können entweder auswählen, welche Zahlungen Sie bestätigen möchten, oder alle geplanten Zahlungen auf einmal bestätigen.

    • Standardmäßig wird diese Aufgabe dem Kontoinhaber des Unternehmens zugewiesen.

    • Wenn Sie dieses Recht an ausgewählte andere Controller delegieren möchten, finden Sie Informationen dazu in unserem Hilfe-Center.


Buchhaltung

Dieser Schritt steht allen Controllern zur Verfügung.

  • Nachdem die Rechnungen im Schritt „Überprüfen“ akzeptiert und an „Zahlung planen“ gesendet wurden, werden die Verbindlichkeiten in Ihrer Buchhaltung angezeigt, damit Sie sie vorbereiten und exportieren können.

  • Jede Rechnung wird mit Daten vorausgefüllt, die mithilfe der Spendesk-KI oder anhand Ihrer eigenen maßgeschneiderten Unternehmensregeln erstellt wurden.

  • Exportieren Sie Rechnungen mit einem einzigen Klick zusammen mit Ihren übrigen Kartenzahlungen und Spesenabrechnungen in Ihr Buchhaltungstool.


Tipps zur weiteren Prozess Optimierung

Genehmigungsworkflows

Erstellen Sie Genehmigungsabläufe, die sicherstellen, dass die richtigen Stakeholder Rechnungen prüfen, bevor sie zur Genehmigung und Zahlung an die Finanzabteilung weitergeleitet werden. Dies hilft, Engpässe zu beseitigen und Ihren gesamten Rechnungsmanagementprozess zu stärken.

Genehmigungsabläufe können auf Kostenstellen, Ausgabenarten (z. B. Rechnungen), Ausgabenkategorien und benutzerdefinierten Feldern basieren, sodass Sie Genehmigungsworkflows speziell für Rechnungen anpassen können.


Automatisierte Buchhaltungsregeln

Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Verbindlichkeiten um bis zu 40 % mit der neuen regelbasierten Automatisierung, die Verbindlichkeiten basierend auf den von Ihnen gewählten Regeln vorab ausfüllt.

Richten Sie die automatische Ausfüllung Ihrer Buchhaltung basierend auf Ihren Lieferanten oder anderen Kriterien ein um wiederkehrende Aufgaben in der Vorbereitung zu automatisieren.


3-Wege-Abgleich

Verhindern Sie Betrug und Überzahlungen, indem Sie mit umfassendem Datenabgleich und Echtzeit-Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten die Genauigkeit Ihres gesamten Prozesses gewährleisten.

Während der „Prüfungsphase” werden die Angaben aus Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen automatisch abgeglichen und vorausgefüllt. Werden Unstimmigkeiten festgestellt, werden die Controller sofort benachrichtigt, sodass sie die erforderlichen Informationen erhalten, um Probleme vor der Zahlung zu beheben. So wird sichergestellt, dass nur korrekte Rechnungen genehmigt und Lieferanten korrekt bezahlt werden.


Weiterleitung Ihrer Lieferantenrechnungen und Korrekturen

Jede Spendesk-Entität verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen und Korrekturen.

Spendesk-Benutzer können ihre eigenen Rechnungen an diese Adresse weiterleiten, woraufhin die Rechnungen automatisch dem Benutzer zugewiesen werden, der sie gesendet hat.

Alternativ können Sie einen gemeinsamen generischen Unternehmens-Posteingang (z. B. invoices@companyname.com) verwenden, um Lieferantenrechnungen zu sammeln und dann weiterzuleiten. Wenn die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse nicht mit einem Spendesk-Benutzer in Verbindung gebracht werden kann, werden die Rechnungen im gemeinsamen Spendesk-Posteingang abgelegt, wo sie automatisch dem richtigen Benutzer und der richtigen Bestellung (falls zutreffend) zugeordnet werden können.


Erfassen Sie alle Ihre Rechnungen – unabhängig davon, wie sie bezahlt wurden

Der Spendesk-Rechnungsprozess kann nicht nur für Rechnungen verwendet werden, die bezahlt werden müssen, sondern auch für solche, die bereits bezahlt wurden (z. B. per Lastschrift oder extern).

So haben Sie ein zentrales System, in dem Sie alle Rechnungen erfassen können, unabhängig davon, wie sie bezahlt wurden. Sie profitieren von umfassenden Genehmigungsfunktionen für Audit-Zwecke und verfügen über ein einziges Tool, mit dem Sie alles vorbereiten und in Ihr Buchhaltungssystem exportieren können.

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