Mit Reisebudgets können Antragsteller:innen ein im Voraus genehmigtes Budget für eine Geschäftsreise beantragen und anschließend die zugehörigen Ausgaben damit verknüpfen, um vollständige Transparenz zu erhalten.
Für: Antragsteller:innen (Mitarbeitende) und Genehmiger:innen (Führungskräfte, Finanzteam) in allen Tarifen und Märkten.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Eine Reisebudget-Anfrage einreichen
Eine Reisebudget-Anfrage genehmigen oder ablehnen
Ausgaben mit einer genehmigten Reise verknüpfen
Budgetverbrauch verfolgen
Demnächst verfügbar
Fehlerbehebung
Häufig gestellte Fragen
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Bevor Sie beginnen
Die Funktion ist standardmäßig in der Weboberfläche sowie unter iOS und Android verfügbar. Es ist keine Einrichtung erforderlich.
Jede:r Antragsteller:in kann eine Reisebudget-Anfrage einreichen. Jede:r Genehmiger:in in Ihrem Genehmigungsworkflow kann sie prüfen.
Administrator:innen können den Genehmigungsworkflow für Reisebudget-Anfragen unter Einstellungen > Unternehmensregeln > Genehmigungsworkflows anpassen, indem sie eine Bedingung für die Dimension Ausgabenart = Reisebudget festlegen.
Reisebudgets unterstützen derzeit keine Verknüpfung von Kilometergeld-Anträgen oder Tagespauschalen. Diese bleiben separate Erstattungsarten.
Eine Reisebudget-Anfrage einreichen
Klicken Sie oben rechts auf Neue Anfrage.
Wählen Sie Reisebudget-Anfrage.
Geben Sie das Reiseziel bzw. die Reiseziele ein.
Geben Sie den Zweck der Reise ein.
Geben Sie das Startdatum und Enddatum der Reise ein.
Geben Sie Ihr geschätztes Budget in der Unternehmenswährung ein.
Füllen Sie alle weiteren erforderlichen Felder aus, zum Beispiel Kostenstelle und Ausgabenkategorie.
Klicken Sie auf Einreichen, um die Anfrage zur Genehmigung zu senden.
Eine Reisebudget-Anfrage genehmigen oder ablehnen
Gehen Sie zu Anfragen > Zur Genehmigung.
Wählen Sie die Reisebudget-Anfrage aus, die Sie prüfen möchten.
Prüfen Sie den Reisekontext und das geschätzte Budget.
Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.
Nach der Genehmigung kann die antragstellende Person Ausgaben mit der Reise verknüpfen. Die antragstellende Person erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Ausgaben mit einer genehmigten Reise verknüpfen
Wählen Sie beim Einreichen einer Kartenzahlung, Rechnung oder Auslagenerstattung im Zusammenhang mit der Reise die genehmigte Reise im Anfrageformular aus.
Wiederholen Sie diesen Schritt für jede mit der Reise verbundene Zahlung, zum Beispiel für Hotel, Flüge, Taxis oder Mahlzeiten.
Bestätigen Sie die Anfrage wie gewohnt.
💡 Tipp: Verknüpfen Sie jede Reisekostenausgabe mit der Reise, damit das Finanzteam die Ausgaben im Vergleich zum genehmigten Budget in Echtzeit vollständig einsehen kann.
Kodierungsfelder wie Kostenstelle und Ausgabenkategorie werden, sofern möglich, automatisch aus der ursprünglichen Reisebudget-Anfrage vorausgefüllt. Verknüpfte Beträge reduzieren das verbleibende Budget der Reise automatisch.
Budgetverbrauch verfolgen
Antragsteller:innen und Genehmiger:innen können das Gesamtbudget, das verbrauchte Budget und das verbleibende Budget der Reise einsehen.
Wenn eine neu verknüpfte Ausgabe das verbleibende Budget überschreiten würde, sehen Genehmiger:innen vor der Genehmigung eine Warnung.
⚠️ Warnung: Sie können eine eingereichte Reisebudget-Anfrage nicht bearbeiten. Brechen Sie sie ab und reichen Sie eine neue ein, falls sich Details ändern.
Demnächst verfügbar
Diese Punkte stehen im Entwicklungsplan für Reisebudgets und sind noch nicht verfügbar:
Filtern von Alle Verbindlichkeiten nach Reise
Hinzufügen der Reise-ID als Spalte im CSV-Export von Alle Verbindlichkeiten
Eine optionale Einstellung zur automatischen Genehmigung verknüpfter Ausgaben, wenn der Betrag unter dem verbleibenden Budget der Reise liegt. Diese Einstellung wird bei ihrer Einführung standardmäßig deaktiviert sein.
📋 Bewährte Vorgehensweise: Erstellen Sie die Reisebudget-Anfrage, bevor Sie Buchungen vornehmen, damit die Ausgaben von Anfang an mit der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens übereinstimmen.
Fehlerbehebung
Symptom: Ich kann meinen Kilometergeld-Antrag oder meine Tagespauschale nicht mit einer Reise verknüpfen.
Ursache: Reisebudgets unterstützen derzeit keine Verknüpfung von Kilometergeld-Anträgen oder Tagespauschalen.
Lösung: Reichen Sie diese als eigenständige Auslagenerstattungen ein. Verfolgen Sie deren Kosten manuell im Vergleich zur Reise, bis diese Funktion unterstützt wird.
Symptom: Mein:e Genehmiger:in hat meine verknüpfte Ausgabe abgelehnt, weil sie das Reisebudget überschreitet.
Ursache: Der verknüpfte Betrag hat die Gesamtausgaben über das genehmigte Reisebudget hinaus erhöht und eine Warnung für die genehmigende Person ausgelöst.
Lösung: Reduzieren Sie den Ausgabenbetrag oder bitten Sie Ihre:n Genehmiger:in, die Ausgabe trotz der Warnung zu prüfen und zu genehmigen, falls die Mehrausgabe gerechtfertigt ist.
Symptom: Ich muss das Reiseziel oder die Daten meiner Reisebudget-Anfrage ändern.
Ursache: Eingereichte Anfragen können nicht bearbeitet werden.
Lösung: Brechen Sie die Anfrage unter Anfragen > Ihre Anfragen ab und reichen Sie anschließend eine neue Reisebudget-Anfrage mit den korrekten Details ein.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Anfrage nach dem Einreichen bearbeiten? Noch nicht. Brechen Sie die Anfrage ab und reichen Sie eine neue ein.
Was passiert, wenn das Reisebudget überschritten wird? Genehmiger:innen sehen eine Warnung und können die verknüpfte Ausgabe genehmigen oder ablehnen.
Können mehrere Mitarbeitende Ausgaben mit derselben Reise verknüpfen? Noch nicht. Jede Reise ist mit einer reisenden Person verknüpft.
Wirkt sich die Verknüpfung von Ausgaben auf Genehmigungen aus? Nein. Erstattungsabläufe bleiben unverändert. Die Verknüpfung fügt lediglich Budgetkontext und Transparenz hinzu.
Ist das dasselbe wie die Spendesk-Hotelbuchung? Nein. Reisebudgets sind eine Funktion zur Vorabgenehmigung und Ausgabenverfolgung, die allen Kund:innen zur Verfügung steht. Spendesk Hotels ist eine separate Betafunktion zur direkten Hotelbuchung in Spendesk. Wenden Sie sich an travelbeta@spendesk.com, um an der Betaphase teilzunehmen.
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