Inhaltsverzeichnis
Voraussetzungen
Vor der Kontoschließung
Schritte zur Kontoschließung
Was, wenn mein Konto bereits leer ist?
Fehlerbehebung
FAQ
Voraussetzungen
Erforderliche Rolle: Kontoinhaber (Account Owner)
Plan: Verfügbar für alle Spendesk-Pläne
Vor der Kontoschließung
Um sicherzustellen, dass der Schließungsprozess so schnell und reibungslos wie möglich verläuft, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, bevor Sie Ihren Antrag stellen:
Abonnementkarten kündigen und Zahlungsmethoden aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass alle aktiven Abonnementkarten in Spendesk gekündigt werden. Sie müssen diese wiederkehrenden Zahlungen auf andere Zahlungsmethoden außerhalb von Spendesk übertragen. Ausstehende Transaktionen oder unerwartete Abonnementgebühren blockieren und verzögern die endgültige Kontoschließung.
Benutzer vor neuen Karten warnen: Bitten Sie Ihr Team, keine neuen virtuellen Karten zu erstellen oder neue Zahlungen zu initiieren.
Alle Dateien herunterladen: Sobald Ihr Konto vollständig geschlossen ist, verlieren Sie den Zugriff auf Ihre Spendesk-Umgebung. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Daten (Belege, Rechnungen, Kontoauszüge und Zahlungsexporte) vorher von der Plattform exportieren.
Zum manuellen Herunterladen bestimmter Zahlungen und Belege lesen Sie unsere Anleitung: Ihre Zahlungen und/oder Belege herunterladen.
Um eine vollständige
.zip-Datei mit allen gesiegelten und zeitgestempelten Dokumenten (E-Belege) zu erhalten, wenden Sie sich bitte ansupport@spendesk.com. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenversiegelung und Digitalisierung (E-Belege).
Ausreichend Guthaben für die zweimonatige Kündigungsfrist hinterlassen: Für jede Kündigung oder Abonnementänderung gilt eine standardmäßige Kündigungsfrist von zwei (2) Monaten. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Guthaben auf Ihrem Wallet haben, um die Abonnementgebühren für diese letzten zwei Monate zu decken. (Hinweis: Ausnahmen können gelten, wenn Ihr Vertrag andere Bedingungen vorsieht, z. B. eine Jahresverpflichtung).
Schritte zur Kontoschließung
Hinweis: Wir bieten keine „Self-Offboarding"-Schaltfläche an, um ein Konto direkt über die Plattform zu schließen. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass alle Gelder korrekt erstattet werden und keine ausstehenden Transaktionen verbleiben.
Antrag stellen: Wenden Sie sich an Ihren zuständigen Account Manager oder kontaktieren Sie uns über den In-App-Chat (oder unter
support@spendesk.com). Teilen Sie uns das genaue Konto oder die Einheit mit, die Sie schließen möchten. Aus rechtlichen Gründen ist nur der Kontoinhaber berechtigt, diesen Antrag zu stellen.Kartendeaktivierung: Sobald der Antrag eingegangen ist, deaktivieren wir alle mit dem Konto verknüpften Karten und überprüfen, ob keine ausstehenden Transaktionen vorliegen. Diese Aktion ist unwiderruflich: Es ist nicht möglich, gekündigte Karten wiederherzustellen.
Ausgehende Überweisung (Rückerstattung des Guthabens): Wenn Ihr Konto ein positives Restguthaben aufweist (nach Abzug der zweimonatigen Kündigungsfrist), müssen Sie eine Auszahlung des Guthabens initiieren.
Wichtig: Überweisungen können nur auf ein verifiziertes Unternehmensbankkonto auf den Namen Ihres Unternehmens erfolgen. Weitere Details finden Sie unter: https://helpcenter.spendesk.com/en/articles/13306412-how-to-transfer-funds-from-your-spendesk-wallet-to-your-bank-account
Alternativ können Sie dem Support eine E-Mail mit dem Namen Ihres Unternehmens, dem genauen zu überweisenden Betrag und den Zielbankkontodaten (IBAN) senden.
Endgültige Schließung: Sobald Ihr Konto vollständig geleert ist und die Kündigungsfrist abgelaufen ist, werden wir es dauerhaft schließen.
Was, wenn mein Konto bereits leer ist?
Wenn Ihr Wallet-Guthaben genau null beträgt und keine ausstehenden Transaktionen oder offenen Abonnementgebühren vorliegen:
Sie müssen kein Rückerstattungsformular einreichen.
Der Kontoinhaber kontaktiert einfach den Support oder seinen Account Manager, um die Schließung zu beantragen.
Spendesk wird das Konto direkt deaktivieren.
Fehlerbehebung
Situation: Die Schließung ist blockiert oder verzögert.
Ursache: Ausstehende Transaktionen wurden vom Händler noch nicht abgebucht, oder nach der Antragstellung wurden unerwartete Abonnementgebühren erhoben.
Lösung: Warten Sie, bis alle Transaktionen vollständig abgebucht sind. Stellen Sie sicher, dass alle aktiven Abonnementkarten vor der Einreichung des Schließungsantrags gekündigt wurden.
Situation: Ich möchte das Konto vor Ablauf der zweimonatigen Kündigungsfrist schließen.
Ursache: Die zweimonatige Kündigungsfrist ist eine standardmäßige vertragliche Anforderung. Je nach Vertragsbedingungen können Ausnahmen gelten.
Lösung: Überprüfen Sie Ihre Vertragsbedingungen. Kontaktieren Sie Ihren Account Manager, um zu besprechen, ob in Ihrer Situation eine Ausnahme gilt.
FAQ
F: Kann ich mein Konto schließen, ohne Spendesk zu kontaktieren?
A: Nein, der Kontoinhaber muss seinen Account Manager oder den Support kontaktieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen finanziellen und rechtlichen Überprüfungen vor der Kontoschließung abgeschlossen sind.
F: Wie lange dauert es, mein Konto zu schließen?
A: Sobald wir das ausgefüllte Rückerstattungsformular oder den Überweisungsantrag erhalten haben, werden die Erstattungen einige Tage nach Ablauf der obligatorischen zweimonatigen Kündigungsfrist validiert und bearbeitet. Bitte planen Sie für diese abschließenden Schritte zusätzliche Zeit ein.
F: Was passiert, wenn ausstehende Transaktionen vorliegen?
A: Wenn ausstehende Transaktionen vorliegen, müssen wir warten, bis diese vollständig verarbeitet wurden, bevor wir Ihr Konto schließen können.