Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen auf Spendesk:
Einige allgemeinen Benachrichtigungen beziehen sich auf die Aktivität Ihres Kontos (Zahlungen, fehlende Belege...) und die persönliche Nutzung (Karten und Anfragen). Diese Meldungen werden per E-Mail verschickt.
Die zweite Kategorie hängt von Ihrer Rolle (Kontoinhaber:in, Controller:in, Nutzer-Admin oder Mitarbeiter:in) oder Ihren Berechtigungen (z.B. Konstenstelleninhaber:in) ab. Diese Benachrichtigungen können per E-Mail, Push-Nachrichten, Slack... gesendet werden.
1) Allgemeine Benachrichtigungen (Karten, Kontoauszüge, Guthaben, Neuanmeldungen...)
🔕 Abhängig von Ihrer Rolle können Sie diese allgemeinen Benachrichtigungen über den Tab Einstellungen, oder mit einem Klick auf Ihren Avatar (obere rechte Ecke) > Mein Profil > Benachrichtigungen, aktivieren oder deaktivieren.
E-Mails für MITARBEITENDE (Mitarbeiter-Rolle)
Status der physischen Karte (gesperrt, gekündigt, als verloren markiert...).
Zahlungen mit einer physischen Karte.
Abgelaufene Karten.
Eine wöchentliche Zusammenfassung der Aktivitäten
Eine E-Mail, wenn Sie zu einer "Kontrollregel für Belege" hinzugefügt werden oder wenn eine Kontrollregel aktualisiert wird
Mobile Benachrichtigungen für MITARBEITENDE (Mitarbeiter-Rolle)
Wenn eine Zahlung verweigert wird (Karte ist gesperrt, Limit zu niedrig, etc.)
Wenn eine neue Zahlung oder Rückerstattung durchgeführt wird
Wenn eine Abhebung durchgeführt wird
Wenn eine Karte zur Aktivierung ansteht
E-Mails für andere Rollen (CONTROLLER:INNEN, NUTZER-ADIMNS...)
Die Anmeldung eines neuen Mitglieds.
Die Aktivierung einer physischen Karte.
Gesperrte, stornierte oder als verloren markierte Karten.
Fehlende oder hochgeladene Rechnungen/Belege.
Kontoauszüge (jeden Monat)
Niedriges Guthaben auf dem Konto.
2) Benachrichtigungen bei Anfragen
👉🏻 Diese Benachrichtigungen können nicht abgeschaltet werden. Sie werden automatisch gesendet.
Benachrichtigungen an MITARBEITENDE
Status der Anfragen (genehmigt, kommentiert oder abgelehnt) per E-Mail oder Slack.
Dienstags wird eine Zusammenfassung der Ausgaben mit fehlenden Belegen verschickt (per E-Mail und Slack, wenn das Slack Ihres Unternehmens mit Spendesk verbunden ist).
👩🏻💻 Kontoinhaber:in und Admins können Tag und Uhrzeit dieser Benachrichtigung für das Team ändern.Freitags erhalten Mitarbeitende eine Aktualisierung der Ausgaben, die vom Finanzteam oder den Genehmigenden bestätigt oder abgelehnt wurden (per E-Mail).
Es gibt eine Ausnahme für Auslagen: Der Status der Anfragen wird nicht per E-Mail gesendet (sondern über die Push-Benachrichtigungen der App oder Slack).
🚨Bitte beachten Sie, dass keine E-Mail verschickt wird, wenn es nichts zu validieren/ablehnen gibt.
🚨Bei Bestellungen (Purchase Orders) wird keine E-Mail verschickt.
Benachrichtigungen an CONTROLLER:INNEN
Montags um 14 Uhr erhalten Mitglieder mit Controller-Rolle eine E-Mail mit einer Zusammenfassung aller:
Auslagen, die noch nicht genehmigt worden sind.
Auslagen, die bereits genehmigt, aber noch nicht erstattet wurden.
Eingangsrechnungen, die zu genehmigen sind (es sei denn, es gibt keine zu genehmigen).
🚨Bei Bestellungen (Purchase Orders) wird keine E-Mail verschickt.
Benachrichtigungen an KOSTENSTELLEN-GENEHMIGENDE
Eine sofortige Slack- und Mobile-App-Benachrichtigung für Auslagen- und eine Slack-Benachrichtigung für Kilometergeld-Anfragen.
Bei einer Anfrage für Kartenaufladung sollte ein:e Genehmiger:in Folgendes erhalten
eine E-Mail
eine Push-Benachrichtigung, wenn er:sie ein Mobilgerät mit der Spendesk-App verbunden hat
eine Slack-Nachricht, wenn die Slack-Integration aktiviert ist.
Montags eine Zusammenfassung der Auslagen, die noch nicht genehmigt wurden. Wenn es nichts zu genehmigen gibt, wird keine E-Mail gesendet.
Anfragen für virtuelle Karten, Bestellungen und Anfragen für die Übermittlung von Eingangsrechnungen werden automatisch per E-Mail versendet, wenn sie von Mitgliedern mit der Mitarbeiter-Rolle generiert werden.
🚨Bitte beachten Sie, dass keine E-Mail versendet wird, wenn es nichts zu validieren gibt.
👉🏻Erfahren Sie mehr über Rollen.
👉🏻Erfahren Sie mehr über allgemeine Benachrichtigungen.