Mitglieder einladen und verwalten

Eingeladene Mitglieder erhalten eine E-Mail von Spendesk mit einem persönlichen Link Einladung annehmen. Die E-Mail stellt ihnen Spendesk vor und gibt ihnen drei Tipps für den Einstieg:

Sie müssen lediglich auf den Link klicken, um ihr Konto zu aktivieren.

Mit dieser Option können Personen Spendesk als Requester gemäß der standardmäßigen Unternehmensrichtlinie beitreten.

Klicken Sie auf Teilbaren Link erstellen, um eine eindeutige Einladungs-URL zu generieren.

Wählen Sie aus, wer den Link verwenden kann:

Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn mit Ihrem Team.

Klicken Sie auf Link löschen, um die aktuelle URL ungültig zu machen. Nach dem Löschen können Personen Spendesk nicht mehr über diesen Link beitreten. Wenn Sie in Zukunft weitere Personen einladen möchten, müssen Sie einen neuen Link erstellen.

Wenn sie den Link öffnen, gelangen sie auf eine Anmeldeseite, über die sie Ihrem Unternehmen in Spendesk beitreten können. Sie können sich mit Google, Microsoft oder per E-Mail registrieren.

Importieren Sie bis zu 500 Mitglieder gleichzeitig mithilfe einer vorformatierten Excel-Vorlage.

Laden Sie die benutzerdefinierte .xlsx-Vorlage herunter und öffnen Sie sie in Excel oder einem kompatiblen Tool.

Vervollständigen Sie die Vorlage mit den Angaben zu Ihren Mitgliedern. Folgende Spalten stehen zur Verfügung:

Sie können eine oder mehrere Rollen zuweisen, indem Sie diese durch ein Komma trennen. Folgende Rollen sind verfügbar:

Die Vorlage enthält ein eigenes Tabellenblatt mit allen für Ihr Unternehmen verfügbaren Kostenstellen. Kostenstellen helfen dabei, Ausgabenanfragen zu gruppieren, damit Sie zugehörige Budgets nachverfolgen können. Um Ihre aktuellsten Kostenstellen anzuzeigen, laden Sie die Vorlage erneut herunter.

⚠️ Die Spalte Kostenstelle ist im Starter-Tarif nicht verfügbar.

Sobald die Vorlage ausgefüllt ist, ziehen Sie sie per Drag-and-drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf den Bereich, um sie von Ihrem Computer zu importieren.

Alle Mitglieder auf der Liste erhalten automatisch eine E-Mail mit der Einladung, Spendesk beizutreten.

Eingeladene Mitglieder erhalten eine E-Mail von Spendesk mit einem persönlichen Link Einladung annehmen. Die E-Mail stellt ihnen Spendesk vor und gibt ihnen drei Tipps für den Einstieg:

Sie müssen lediglich auf den Link klicken, um ihr Konto zu aktivieren.

Weitere Informationen, Hinweise zur Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen finden Sie unter Bulk-Import von Mitgliedern.

Wenn Sie Ihrer Buchhaltung Zugriff auf Spendesk gewähren möchten, weisen Sie ihr die Rolle Controller zu. Diese Rolle ermöglicht den Zugriff auf Finanzdaten, ohne Zahlungen tätigen zu können.

Wenn die Person zusätzlich Einkaufsanfragen einreichen oder Zahlungen tätigen muss, können Sie ihr außerdem die Rolle Requester zuweisen.

Eine vollständige Übersicht über die Rollen und deren jeweilige Berechtigungen finden Sie unter Rollen und Berechtigungen verstehen.

Sobald ein Mitglied die Einladung angenommen und sich registriert hat, können Sie sein Profil unter Einstellungen > Organisation > Mitglieder verwalten. Klicken Sie auf ein Mitglied und wählen Sie anschließend Profil des Mitglieds bearbeiten.

Bearbeitbare Felder sind:

Folgende Felder können nicht direkt bearbeitet werden:

Sie können außerdem die vollständige Mitgliederliste herunterladen, indem Sie oben rechts auf Mitgliederliste und Aktivitäten herunterladen klicken.

Administratoren und Account Owner können im Namen eines Mitglieds eine Änderung der E-Mail-Adresse beantragen. Da es sich um eine sensible Aktion handelt, muss die Änderung von anderen Administratoren oder dem Account Owner genehmigt werden, bevor sie wirksam wird.

Klicken Sie beim Bearbeiten des Profils eines Mitglieds auf dessen E-Mail-Adresse. Ein Pop-up-Fenster wird angezeigt:

Spendesk bittet Sie, Ihre Identität zu bestätigen, bevor die Anfrage eingereicht wird. Sie können sich mit einer der folgenden Methoden authentifizieren:

Sobald Ihre Identität bestätigt wurde, wird die Anfrage eingereicht. Sie sehen eine Bestätigungsmeldung:

Änderung der E-Mail-Adresse ausstehend. Die E-Mail-Adresse wird nach der Genehmigung auf die neue Adresse aktualisiert.

Die Administratoren und der Account Owner des Unternehmens erhalten die Anfrage und können sie genehmigen oder ablehnen. Die E-Mail-Adresse wird erst aktualisiert, nachdem die Anfrage genehmigt wurde.

Symptom: Ein neues Mitglied gibt an, keine Einladungs-E-Mail erhalten zu haben.

Ursache: Die E-Mail ist im Spam-Ordner gelandet oder das Mitglied sieht sich eine ältere Einladungs-E-Mail statt der neuesten an.

Lösung: Bitten Sie das Mitglied, den Spam-Ordner zu überprüfen. Wenn es mehrere Einladungen erhalten hat, sollte es ausschließlich den Link in der zuletzt gesendeten E-Mail verwenden. Links aus älteren Einladungen sind nicht gültig.

Symptom: Ein Mitglied klickt auf einen Einladungslink, aber der Link funktioniert nicht.

Ursache: Das Mitglied hat einen Link aus einer älteren Einladungs-E-Mail verwendet. Nur die zuletzt gesendete Einladungs-E-Mail enthält einen gültigen und nutzbaren Link.

Lösung: Senden Sie die Einladung erneut oder bitten Sie das Mitglied, die neueste Einladungs-E-Mail zu suchen und deren Link zu verwenden.

Symptom: Die Spalte Kostenstelle wird in der Excel-Vorlage für den Bulk-Import nicht angezeigt.

Ursache: Die Spalte Kostenstelle ist im Starter-Tarif nicht verfügbar.

Lösung: Weisen Sie die Kostenstellen manuell zu, nachdem das Mitglied beigetreten ist, oder führen Sie ein Upgrade Ihres Tarifs durch, wenn Kostenstellen bereits bei der Einladung zugewiesen werden sollen.

Symptom: Sie können die E-Mail-Adresse eines Mitglieds nicht direkt in dessen Profil bearbeiten.

Ursache: Änderungen der E-Mail-Adresse sind eine sensible Aktion und erfordern immer die Genehmigung eines anderen Administrators oder des Account Owners.

Lösung: Verwenden Sie den Ablauf Änderung der E-Mail-Adresse beantragen. Klicken Sie auf die E-Mail-Adresse des Mitglieds, geben Sie die neue Adresse ein, klicken Sie auf Zur Genehmigung senden und bestätigen Sie anschließend Ihre Identität. Ein anderer Administrator oder der Account Owner muss die Anfrage genehmigen, bevor sie wirksam wird.

Symptom: Das Feld für die Telefonnummer eines Mitglieds ist ausgegraut oder kann von einem Administrator nicht bearbeitet werden.

Ursache: Telefonnummern können nur vom jeweiligen Mitglied selbst aktualisiert werden, da die Änderung dessen eigene Bestätigung erfordert.

Lösung: Bitten Sie das Mitglied, seine Telefonnummer direkt in seinem eigenen Profil zu aktualisieren.

Symptom: Eine Anfrage zur Änderung der E-Mail-Adresse bleibt bei „Änderung der E-Mail-Adresse ausstehend“ hängen.

Ursache: Die Anfrage muss von einem anderen Administrator oder dem Account Owner genehmigt werden, bevor die Adresse aktualisiert wird.

Lösung: Bitten Sie einen anderen Administrator oder den Account Owner, die ausstehende Anfrage zu prüfen und zu genehmigen.

Kann ich mehr als 500 Personen gleichzeitig einladen?

Nein. Sowohl die Methode Per E-Mail als auch die Methode Per Datei-Upload ist auf 500 Mitglieder pro Batch begrenzt.

Welche Rolle erhalten Personen, die über den teilbaren Link beitreten?

Sie treten als Requester gemäß der standardmäßigen Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens bei.

Kann ich einschränken, wer den teilbaren Einladungslink verwenden kann?

Ja. Wählen Sie beim Erstellen des Links Nur E-Mail-Adressen erlauben, die auf @domain.com enden anstelle von Allen Personen mit dem folgenden Link erlauben.

Wer kann eine Änderung der E-Mail-Adresse eines Mitglieds beantragen?

Nur Administratoren und Account Owner können die Anfrage einreichen. Sie muss von einem anderen Administrator oder dem Account Owner genehmigt werden.

Kann ich die Telefonnummer eines Mitglieds für dieses Mitglied bearbeiten?

Nein. Das Mitglied muss die Telefonnummer selbst aktualisieren, da die Änderung dessen eigene Bestätigung erfordert.

Wie kann ich meiner Buchhaltung zusätzlich zur Einsicht in Finanzdaten auch Einkaufsrechte geben?

Weisen Sie der Person zusätzlich zur Rolle Controller die Rolle Requester zu.