Verwenden Sie eine wiederkehrende Karte (Abonnementkarte), um denselben Lieferanten automatisch nach einem festen Zeitplan zu bezahlen, ohne jedes Mal eine neue Karte erstellen zu müssen.
Wann Sie eine wiederkehrende Karte verwenden sollten
Verwenden Sie eine wiederkehrende Karte anstelle einer Einmalkarte, wenn Sie einen wiederkehrenden Dienst bei nur einem Lieferanten bezahlen, z. B. ein LinkedIn- oder Intercom-Abonnement.
📋 Bewährte Vorgehensweise: Erstellen Sie eine wiederkehrende Karte pro Lieferant. Wenn Sie eine Karte für mehrere Lieferanten gemeinsam nutzen, lassen sich Zahlungen schwerer dem richtigen Lieferanten zuordnen. Außerdem ist das Budget der Karte schneller aufgebraucht, wodurch wichtige Abonnements blockiert werden können.
Bevor Sie beginnen
Die Optionen monatlich, vierteljährlich und jährlich stehen Unternehmen im Vereinigten Königreich und im EWR zur Verfügung. In den USA ist derzeit nur die monatliche Wiederholung verfügbar.
Budgeterhöhungen erfordern eine Genehmigung gemäß der Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens. Budgetsenkungen erfordern keine Genehmigung.
So funktionieren wiederkehrende Karten
Eine wiederkehrende Karte bleibt 4 Jahre ab dem Datum gültig, an dem Sie die Kartendaten zum ersten Mal angezeigt haben. Eine Karte, die beispielsweise im Juli 2021 zum ersten Mal angezeigt wurde, ist bis Juli 2025 gültig.
Die meisten Händler fragen Ihre Kartendaten nur einmal ab, es sei denn, die Zahlung übersteigt 500 Euro.
Die Karte kann während jedes Zeitraums mehrfach belastet werden, bis das Budget erreicht ist. Die Anzahl der Transaktionen ist nicht begrenzt.
Zu Beginn jedes Zeitraums wird das Budget der Karte automatisch zurückgesetzt:
Wenn Sie das Budget einer Karte während eines laufenden Zeitraums erhöhen, gilt der neue Betrag sofort – nach Genehmigung, falls erforderlich – und wird in den nächsten Rücksetzungszyklus übernommen.
Wenn eine wiederkehrende Karte abläuft, löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue. Eine abgelaufene Karte kann nicht verlängert werden.
⚠️ Warnung: Das Löschen einer wiederkehrenden Karte ist endgültig. Eine gelöschte Karte oder ihr Transaktionsverlauf können nicht wiederhergestellt werden.
🔒 Zugriff: Bei Beträgen über 500 Euro verlangt der Bankpartner von Spendesk für wiederkehrende Zahlungen eine 3D-Secure-Bestätigung (3DS), auch wenn der Händler eine 3DS-Ausnahme beantragt hat. Zahlungen über diesem Schwellenwert werden abgelehnt, bis Sie die Zahlung per 3DS bestätigen.
Mehrere Zahlungen für eine Rechnung
Wenn Ihr Lieferant für mehrere im Laufe des Monats getätigte Zahlungen nur eine Rechnung stellt, z. B. ein Marktplatz, der Ihnen monatlich eine Rechnung für mehrere Einzelbelastungen ausstellt, aktivieren Sie Mehrere Zahlungen für 1 Rechnung, wenn Sie die Karte beantragen. So haben Sie bis zum Monatsende Zeit, den Beleg hochzuladen, bevor er gemäß Ihrer Belegrichtlinie als fehlend gekennzeichnet wird.
Einschränkungen:
Das Hinzufügen eines Belegs zu einer Zahlung wird nicht automatisch auf die anderen Zahlungen desselben Lieferanten angewendet.
Sie können mehrere Zahlungen nicht zu einem einzigen Eintrag in Spendesk zusammenfassen.
Eine wiederkehrende Karte beantragen (Computer)
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Kaufanfrage stellen > Virtuelle Karte beantragen > Wiederkehrend.
Wählen Sie die Wiederholung aus: monatlich, vierteljährlich oder jährlich.
Geben Sie den Preis oder das Budget Ihrer wiederkehrenden Zahlung ein. Wenn Sie den genauen Betrag nicht kennen, legen Sie ein höheres Budget fest, um zukünftige Ausgaben abzudecken.
Wenn die Zahlung in einer anderen Währung erfolgt, erhöhen Sie Ihr Budget um 2,99 %, um die Währungsumrechnung abzudecken.
Aktivieren Sie Mehrere Zahlungen für 1 Rechnung, wenn Ihr Lieferant Ihnen für mehrere Belastungen nur eine Rechnung stellt.
Senden Sie die Anfrage ab.
Warten Sie auf die automatische oder administrative Genehmigung, je nach Ihrer Genehmigungsrichtlinie.
Öffnen Sie die Karte nach der Genehmigung und kopieren Sie ihre Daten – Name, Kartennummer, Ablaufdatum, CVV und Rechnungsadresse – in das Zahlungsformular des Händlers.
Eine wiederkehrende Karte beantragen (Mobilgerät)
Melden Sie sich in der Spendesk-App an.
Tippen Sie auf der Seite Start auf + Neue Anfrage.
Tippen Sie auf Virtuelle Karte beantragen.
Wählen Sie Wiederkehrend aus.
Geben Sie den Betrag ein, wählen Sie die Wiederholung aus und füllen Sie die Beschreibung sowie weitere Pflichtfelder aus.
Senden Sie Ihre Anfrage.
Warten Sie auf die Genehmigung, es sei denn, Ihre Genehmigungsrichtlinie ist auf „keine Genehmigung“ oder „manchmal“ eingestellt. In diesem Fall kann die Anfrage automatisch genehmigt werden.
Details Ihrer Abonnementkarte anzeigen
Wenn Sie die Kartendaten mindestens einmal angezeigt haben, finden Sie die Karte unter Karten > Abonnements.
Wenn Sie die Kartendaten noch nicht angezeigt haben, finden Sie die Karte unter Anfragen.
Wenn die Karte weder unter Anfragen noch unter Karten > Abonnements erscheint, wurde sie storniert.
Auf dem Mobilgerät finden Sie alle aktiven und pausierten Abonnements unter Meine Karten. Tippen Sie auf ein Abonnement, um dessen Details anzuzeigen.
Das Budget eines Abonnements bearbeiten
Gehen Sie zu Karten > Abonnements.
Klicken Sie auf die Abonnementkarte, die Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf Abonnement verwalten.
Erhöhen oder verringern Sie den Betrag pro Zeitraum.
👥 Rollen: Budgeterhöhungen können je nach Genehmigungsrichtlinie Ihres Unternehmens eine Genehmigung erfordern. Budgetsenkungen werden automatisch ohne Genehmigung übernommen.
Öffnen Sie auf dem Mobilgerät die Detailseite des Abonnements und tippen Sie auf Bearbeiten, um dessen Budget zu ändern.
Eine Abonnementkarte pausieren, reaktivieren oder löschen
Gehen Sie zu Karten > Abonnements.
Klicken Sie auf die Abonnementkarte.
Klicken Sie auf Abonnement verwalten.
Wählen Sie Pausieren, Reaktivieren oder Löschen aus.
⚠️ Warnung: Das Löschen einer wiederkehrenden Karte ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Fehlerbehebung
Symptom: Eine wiederkehrende Zahlung wird abgelehnt, obwohl der Händler eine 3DS-Ausnahme beantragt hat.
Ursache: Der Bankpartner von Spendesk wendet bei wiederkehrenden Zahlungen einen Schwellenwert von 500 Euro für 3DS-Ausnahmen an.
Lösung: Bestätigen Sie die Zahlung bei entsprechender Aufforderung per 3DS in der Spendesk-App. Zahlungen über 500 Euro erfordern immer diese Bestätigung.
Symptom: Das Budget einer jährlichen oder vierteljährlichen Abonnementkarte wurde nicht wie erwartet zurückgesetzt.
Ursache: Das Budget wird nur am festen Rücksetzungsdatum der Karte zurückgesetzt: am ersten Tag des Monats, in dem eine jährliche Karte erstellt wurde, oder an den festgelegten vierteljährlichen Terminen bei vierteljährlichen Karten. Dieses Datum kann nicht auf einen früheren Zeitpunkt geändert werden.
Lösung: Warten Sie auf die nächste geplante Rücksetzung oder löschen Sie die Karte und erstellen Sie eine neue, wenn sich das Rücksetzungsdatum ändern soll.
Symptom: Eine Zahlung ist fehlgeschlagen, weil sie das Budget der Karte überschritten hat.
Ursache: Die Belastung ist höher als das aktuelle Budget oder Ausgabenlimit der Karte.
Lösung: Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Erhöhen Sie das Budget der Karte. Der Händler versucht in der Regel innerhalb weniger Tage, die Belastung erneut vorzunehmen, ohne dass Sie tätig werden müssen.