Was ist eine Bestellung (Purchase Order)?
Eine Bestellung wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter im Auftrag seines Unternehmens einen Einkaufs- oder Bestellungsantrag stellen muss. Es handelt sich um eine Anfrage, oft mit einem angehängten Angebot, die dazu dient, den Kostenstelleninhaber zu informieren, damit der Beschaffungsprozess gestartet werden kann.
Sobald die Bestellanfrage gestellt wurde und den Genehmigungsprozess bestanden hat, wird eine Bestellung erstellt. Anschließend sendet der Antragsteller die Bestätigung an den Lieferanten, einschließlich der Bestellnummer. Sobald die Bestellung versandt wird, sendet der Lieferant eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen zur Zahlung.
Die Bestellnummer wird vom Finanzteam für den 3-Wege-Abgleich verwendet, wenn die Rechnung eingegangen ist.
Eine Bestellanfrage auf Spendesk einreichen
Jeder Nutzer mit der Rolle Mitarbeiter:in kann eine Bestellanfrage einreichen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Anfrage".
Wählen Sie die Option "Kaufanfragen" und dann "Bestellung (Purchase Order) anfordern".
Laden Sie Ihr Dokument hoch: Wir unterstützen .JPG, .PNG- und .PDF-Dateien, Sie können auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen. Maximale Größe: 10 MB
Sobald Sie die erforderlichen Informationen ausgefüllt haben und bereit sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Meine Anfrage bestätigen".
Ihre Kaufanfrage wird entweder automatisch validiert oder von einem Genehmiger genehmigt (abhängig von Ihrer Genehmigungsrichtlinie, die in Ihrem Profil unter Ihren persönlichen Informationen aufgeführt ist).
Wo Sie die Purchase Order-Anfragen zur Genehmigung finden
👉 Als Antragsteller gehen Sie zu "Anfragen", um Ihre zur Genehmigung ausstehenden POs anzuzeigen.
👉 Die Genehmiger können diese Anfrage unter "Anfragen > Zu genehmigen" oder in "Anfragen > Alle Anfragen" finden.
Sobald genehmigt, wird eine Bestellung erstellt. Sie finden sie:
Als Mitarbeiter:in in der Registerkarte "Bestellungen (Purchase Orders)".
Als Controller:in in der Registerkarte "Aufträge (erteilt) > Bestellungen (Purchase Orders)".
Purchase Order Status
Was für Status gibt es?
Eine offene Bestellung kann den folgenden Status haben:
Wartet auf Lieferung: Wenn das aktuelle Datum < Enddatum ist
Verspätete Rechnung: Wenn das aktuelle Datum > Enddatum ist und keine Rechnung an die Bestellung angehängt ist.
Teilweise in Rechnung gestellt: Wenn mindestens eine Rechnung angehängt ist und der abgerechnete Betrag (Summe der an die Bestellung angehängten Rechnungen) kleiner ist als der Bestellbetrag.
Bezahlt: Wenn mindestens eine Rechnung angehängt ist und der abgerechnete Betrag (Summe der an die Bestellung angehängten Rechnungen) gleich dem Bestellbetrag ist.
Zu hoch berechnet: Wenn mindestens eine Rechnung angehängt ist und der abgerechnete Betrag (Summe der an die Bestellung angehängten Rechnungen) höher ist als der Bestellbetrag.
Eine Bestellung stornieren
Eine Bestellung kann storniert werden, solange keine Rechnung angehängt ist.
Eine Bestellung abschliessen
Eine Bestellung kann abgeschlossen werden, wenn alle angehängten Rechnungen bezahlt sind.
➡️ Beachten Sie, dass es möglich ist, mehrere Rechnungen einem PO zuzuordnen, jedoch nicht mehrere POs einer Rechnung.
Um eine Bestellung abzuschliessen, gehen Sie zum Tab "Aufräge (erteilt) > Bestellungen (Purchase Orders)", wählen Sie die Bestellung aus, die Sie abschliessen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Diese Bestellung (Purchase Order) abschliessen", um sie zu abzuschliessen.
Eine teilweise abgerechnete Bestellung kann nur abgeschlossen werden, wenn alle zugehörigen Rechnungen bezahlt wurden. Dies kann der Fall sein, wenn der Betrag der Rechnungen geringer ist als der Betrag der ursprünglichen Bestellung.