Kostenstellen dienen als Stelle, denen die Kosten zugeordnet werden können. Sie beantworten die Frage "Für welchen Zweck/Funktion werden diese Ausgaben getätigt?". Die Funktion Budgets basiert auf diesem Konzept. Nutzer-Admins und Kontoinhaber:innen können in Spendesk eine Kostenstelle einrichten.
Sie können mehrere Cost Centers haben, und sogar 100+, wenn nötig, aber wir empfehlen das nicht, um einen reibungslosen Zahlungsvorbereitungsprozess zu gewährleisten.
Eine Kostenstelle einrichten
Im Reiter "Einstellungen" können Sie unter "Freigabe-Routing" Ihre erste Kostenstelle anlegen.
🔴 Kostenstellen können im Export mit ausgegeben werden!
2. Wählen Sie einen Kostenstellennamen und eine(n) Kostenstellenverantwortliche(n), welche(r) für diese Kostenstelle und für das zugehörige Budget verantwortlich ist. (Muss zwingend im Freigabeprozess vertreten sein)
Beispiel: Der/Die Leiter:in der Marketingabteilung ist am besten geeignet, die Ausgaben für die Kostenstelle "Marketing" zu genehmigen.
Kostenstelleninhaber:in und Mitinhaber:in(nen)
Die Mitinhaber:in(nen) einer Kostenstelle haben dieselben Rechte wie der/die Inhaber:in der Kostenstelle, müssen aber nicht am Genehmigungsprozess beteiligt sein. Sie können die Ausgaben, die unter dieser Kostenstelle getätigt wurden, im Reiter "Zahlungen" sehen, auch wenn sie nicht zu den Genehmigenden der Kostenstelle gehören.
Definieren Sie den Freigabeprozess
Nachdem Sie den Namen der Kostenstelle und des/der Inhaber:in ausgewählt haben, klicken Sie auf “Definieren Sie den Freigabe-Workflow"(siehe vorherige Abbildung).
Sie können verschiedene Schwellenwerte für die Genehmigung festlegen, abhängig von der Höhe der einzelnen Ausgaben, indem Sie jedem Schwellenwert ein bestimmtes Freigabeschema zuweisen.
Beispiel: Ein Genehmigender A unterhalb der 1000-Euro-Schwelle, ein Genehmigender A und ein Genehmigender B für Ausgaben oberhalb der 1000-Euro-Schwelle.
Für jeden Schwellenwert können Sie entscheiden, ob die Ausgabe von einem ODER dem anderen Genehmigenden oder von beiden Genehmigenden genehmigt werden soll.
Wenn Sie mehrere Freigabe-workflow für eine Kostenstelle definieren, z. B. Freigabe-workflow 1 (mit Genehmiger A) von 0 bis 10000 Euro und Freigabe-workflow 2 bis 20000 Euro (mit Genehmiger B), können Genehmiger A und alle darüber liegenden Genehmiger den Antrag genehmigen, wenn eine Person einen Anfrage über 8000 Euro einreicht.
Eine Kostenstelle bearbeiten
Sie können den/die Kostenstelleninhaber:in und alle Einstellungen jederzeit bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol neben der jeweiligen Kostenstelle klicken.
Ändern Sie die Kostenstelle einer Anfrage / Verbindlichkeit / Zahlung
Sie können die Kostenstelle einer Anfrage / einer Verbindlichkeit / einer Zahlung ändern, indem Sie auf sie klicken und das Feld Kostenstelle bearbeiten.
Eine Kostenstelle löschen
Wenn Sie eine Kostenstelle löschen, werden Sie aufgefordert, eine andere bestehende Kostenstelle zu wählen, um sie zu ersetzen (nur wenn ihr Anfragen, Verbindlichkeiten oder Zahlungen zugeordnet sind).
Das bedeutet, dass alle Anfragen, Zahlungen, Verbindlichkeiten, Abonnements und Bestellungen, die zuvor der gelöschten Kostenstelle zugeordnet waren, der neu gewählten Kostenstelle zugeordnet werden.
Daher wird der Freigabeprozess für alle noch nicht genehmigten Anfragen mit der neu zugewiesenen Kostenstelle verknüpft.
Zu Ihrer Information:
Bei Verbindlichkeiten/Zahlungen, die bereits exportiert wurden, wird der Wert der Kostenstelle nicht geändert.
