Genehmigungs-Workflows sind ein wesentlicher Bestandteil der Ausgabenkontrolle und helfen uns sicherzustellen, dass die richtigen Personen eine Ausgabenanfrage prüfen.
In Spendesk sind Genehmigungsabläufe mit Kostenstellen integriert und können unter Einstellungen > Organisation > Kostenstellen erstellt oder verwaltet werden.
Mit den folgenden Funktionen können Sie die richtigen Genehmiger für eine bestimmte Kostenstelle festlegen:
Betragsschwellenwerte: Sie können Genehmigende auf der Grundlage von Betragsschwellenwerten definieren. Zum Beispiel Genehmiger A für jeden Betrag unter 1000 € und Genehmiger B und C für alle Ausgaben über diesem Betrag.
Reihenfolge der Genehmigungen: Für jeden Schwellenwert können Sie entscheiden, ob die Anfrage von einem der Genehmigenden oder von allen Genehmigenden (in der angegebenen Reihenfolge) genehmigt werden soll.
Rollen oder bestimmte Personen: Sie können die Genehmigenden in einem Workflow auf folgende Weise festlegen:
Bestimmte Personen: Sie können ein bestimmtes Mitglied des Unternehmens in Spendesk auswählen, um eine Anfrage zu genehmigen.
Rolle „Reporting Manager“: Sie können die Rolle „Reporting Manager“ als Genehmiger auswählen, um sicherzustellen, dass der direkt berichtende Manager eines Antragstellers eine Ausgabe genehmigt. Auch wenn die Person, die diese Rolle spielt, wechselt, wird die Anfrage automatisch an den neuen Reporting Manager weitergeleitet.
Kostenstellenverantwortlicher: Sie können die Rolle „Kostenstellenverantwortlicher“ als Genehmigender auswählen, um sicherzustellen, dass jede Person, die die Rolle des Verantwortlichen dieser Kostenstelle spielt, die Anfrage genehmigen kann. Auch wenn sich die Person, die diese Rolle spielt, ändert, wird der Antrag automatisch an den neuen Kostenstellenverantwortlichen weitergeleitet.
Genehmigende Rolle - Reporting Manager
Diese Genehmigungsrolle identifiziert automatisch den aktuellen Berichtsmanager des Antragstellers und leitet den Ausgabenantrag zur Überprüfung an diesen weiter.
Der Berichtsmanager eines Mitarbeiters kann auf 2 Arten festgelegt werden:
Automatisch: Mithilfe der HR-Integration können wir das Feld Manager für alle Mitarbeiter automatisch ausfüllen.
Manuell: Der Administrator kann den Manager im Bereich Mitglieder für jeden Mitarbeiter manuell festlegen. Diesen Managern wird nun die Genehmigungsrolle „Berichtsmanager“ zugewiesen.
Rolle Genehmigender - Kostenstellenverantwortlicher
Diese Genehmigerrolle identifiziert automatisch den aktuellen Eigentümer der Kostenstelle, für die die Ausgabe getätigt wurde, und leitet die Ausgabenanforderung zur Überprüfung an ihn weiter.
Sie können diese Genehmigungsrolle einrichten, indem Sie beim Anlegen oder Aktualisieren einer Kostenstelle einen Eigentümer auswählen. Diesem Eigentümer wird automatisch die Genehmigerrolle „Kostenstelleneigentümer“ zugewiesen.
Genehmigungsabläufe für Ausnahmeszenarien
Für bestimmte Ausnahmeszenarien (wenn der Antragsteller auch ein Genehmigender im Genehmigungsablauf ist oder wenn die Rolle des Reporting Managers als Genehmigender festgelegt ist, aber die Reporting Manager-Informationen des Antragstellers fehlen) wird die folgende Logik befolgt:
Wenn der Schritt des Genehmigenden der einzige im Workflow ist, wird der Antrag an den Kontoinhaber weitergeleitet.
Wenn dieser Genehmigungsschritt der einzige in einem Genehmigungsschwellenwert ist, es aber einen anderen [übergeordneten] Schwellenwert gibt, geht die Anfrage an diesen übergeordneten Schwellenwert für Genehmigungen
Befindet sich dieser Genehmigungsschritt in einem mehrstufigen Workflow, aber nicht im letzten Schritt dieses Ablaufs, wird dieser Schritt ignoriert und die Anfrage geht an den nächsten Genehmiger im Ablauf.
Befindet sich dieser Genehmigungsschritt in einem mehrstufigen Workflow im letzten Schritt, wird die Anfrage zum nächsten Genehmigungsschwellenwert weitergeleitet.
In allen anderen Fällen wird die Anfrage direkt an den Kontoinhaber weitergeleitet.