Der Umgang mit Kilometergeldern kann schwierig sein, aber mit diesem Leitfaden können Sie den Ansatz von Spendesk zur Berechnung der Kilometerpauschale nachvollziehen und so Klarheit und Genauigkeit bei Ihren Rückerstattungen gewährleisten.
Als Berechnungsgrundlage orientiert sich Spendesk an den offiziellen Sätzen der britischen Regierung (Quelle).
Unter 10.000 Meilen: Für Strecken unter 10.000 Meilen werden Benutzer:innen mit einem Satz von Strecke (Meilen) × 45p erstattet.
Über 10.000 Meilen: Für Strecken von über 10.000 Meilen verschiebt sich der Satz auf 25p pro Meile, wobei bereits für die Meilen unter 10.000 Meilen erstattete Beträge abgezogen werden, die mit 45p pro Meile berechnet wurden.
Beispiel-Szenario:
Betrachten wir einen Benutzer namens Mark, der ein Auto besitzt. Er hat bereits £4.500 (BETRAG A) von seinem Unternehmen über Spendesk erhalten, weil er 10.000 Meilen gefahren ist, berechnet mit 45p pro Meile. Wenn er nun zusätzlich 30 Meilen fährt:
Hätte Mark zuvor £13,50 erwartet (30 Meilen × £0,45).
Stattdessen, mit einer Gesamtfahrleistung von 10.030 Meilen pro Jahr würde die Erstattung von Mark wie folgt neu berechnet werden:
£4.500 (BETRAG A) + (£30 × £0,25) = £4.500 + £7,50 = £4.507,50 (BETRAG B).
➡️ Mark wird den Unterschied zwischen BETRAG B und BETRAG A erhalten, der £7,50 beträgt.
Einreichung und Erstattung
Einreichung: Bei der Einreichung eines Anfrage auf Kilometergeld schätzt Spendesk den Erstattungsbetrag basierend auf dem anwendbaren Satz und zuvor genehmigten Kilometeransprüchen. Dieser geschätzte Betrag bleibt statisch, bis die Anfrage genehmigt wird.
Genehmigung: Bei der Genehmigung wird der Erstattungsbetrag aktualisiert, um den endgültigen Betrag widerzuspiegeln, unter Berücksichtigung des zum Zeitpunkt der Genehmigung geltenden Satzes. Änderungen zwischen den geschätzten und endgültigen Beträgen können aus verschiedenen Gründen auftreten, die unten aufgeführt sind.
Gründe für Abweichungen zwischen geschätzten und endgültigen Beträgen
Wenn während des Genehmigungsprozesses die Kilometergrenzen erreicht werden.
Änderungen der Sätze während des Genehmigungsprozesses (zum Beispiel von den britischen Sätzen zu benutzerdefinierten Sätzen)
Ausgleich für während des Jahres durchgeführte Satzänderungen ⬇️
Ausgleich für Satzänderungen
Wenn jährliche Sätze auf den FR-, UK- und DE-Märkten aktualisiert werden, werden die Erstattungen für die seit Jahresbeginn gestellten Anfragen rückwirkend angepasst.
Der Ausgleich für die Satzänderungen spiegelt sich in den nachfolgenden Erstattungsanfragen wider, bis eine von ihnen genehmigt wird; danach erfolgt wieder eine normale Erstattung.