Eine Auslage genehmigen oder ablehnen
Die für die Genehmigung zuständigen Personen prüfen die von den Mitarbeitenden eingereichten Spesenabrechnungen, um sicherzustellen, dass sie den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Anschließend können Sie die Auslage genehmigen, ablehnen oder die antragstellende Person bitten, sie vor der Erstattung zu ändern.
Dieser Artikel richtet sich an: Kontoinhaber:in, Teamgenehmiger, Kostenstellen-Genehmiger.
Inhaltsverzeichnis
Wer kann eine Auslage genehmigen?
Bevor Sie beginnen
Eine Auslage genehmigen
Eine Auslage ablehnen
Eine Änderung anfordern
Was geschieht nach der Genehmigung?
Häufige Probleme lösen
Zugehörige Artikel
Wer kann eine Auslage genehmigen?
Die folgenden Funktionen können eine Auslage genehmigen oder ablehnen: Kontoinhaber:in, Teamgenehmiger, Kostenstellen-Genehmiger.
Die für die Genehmigung zuständigen Personen können ihre eigenen Anfragen normalerweise nicht genehmigen, es sei denn, die Ausgabenrichtlinie des Unternehmens erlaubt ausdrücklich eine Selbstgenehmigung.
Nach der Genehmigung wird die Auslage zur finanziellen Prüfung weitergeleitet. Dort kann sie von den Finanzverantwortlichen und den Kontoinhaber:innen geprüft werden.
Bevor Sie beginnen
Um eine Auslage genehmigen oder ablehnen zu können:
müssen Sie über eine der oben genannten Genehmigungsfunktionen verfügen;
muss die antragstellende Person die Anfrage über den Bereich Anfragen eingereicht haben;
muss die Auslage im Bereich Anfragen > Zur Genehmigung angezeigt werden.
Sie können eine Auslage auch über die mobile Anwendung von Spendesk genehmigen oder ablehnen.
Eine Auslage genehmigen
Die für die Genehmigung zuständigen Personen erhalten jede Woche eine elektronische Nachricht mit einer Zusammenfassung der ausstehenden Anfragen.
So prüfen Sie eine Spesenabrechnung:
Öffnen Sie Anfragen > Zur Genehmigung.
Wählen Sie die Auslage aus, die Sie prüfen möchten.
Prüfen Sie die von der antragstellenden Person bereitgestellten Angaben: den Betrag, das Ausgabedatum, die Beschreibung, den Beleg, die Ausgabenart, die verfügbaren analytischen Angaben.
Ändern Sie bei Bedarf die Beschreibung oder die verfügbaren Felder.
Klicken Sie auf Zu erstattenden Betrag ändern, um den Erstattungsbetrag anzupassen.
Klicken Sie auf Anfrage genehmigen.
Mit der Genehmigung wird bestätigt, dass die Ausgabe vor der Erstattung mit dem weiteren Prüfverfahren fortfahren kann.
Eine Auslage ablehnen
So lehnen Sie eine Auslage ab:
Öffnen Sie Anfragen > Zur Genehmigung.
Wählen Sie die betreffende Anfrage aus.
Prüfen Sie die Angaben und den Beleg.
Klicken Sie auf Anfrage ablehnen.
Geben Sie den Grund für die Ablehnung ein. Dieses Feld ist verpflichtend.
Bestätigen Sie die Ablehnung.
Der angegebene Grund wird der Person mitgeteilt, die die Auslage eingereicht hat. Es wird daher empfohlen, den Ablehnungsgrund klar zu erläutern, zum Beispiel: fehlender oder unleserlicher Beleg, Ausgabe entspricht nicht der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens, falscher Betrag, private Ausgabe, unvollständige Angaben.
Eine Änderung der Auslage anfordern
Wenn nur ein Teil der Anfrage fehlerhaft ist, können Sie die antragstellende Person bitten, ihn zu ändern, anstatt ihn abzulehnen.
Diese Möglichkeit ist besonders hilfreich, wenn es um Folgendes geht: den Betrag, die Beschreibung, das Datum, den Beleg, die Ausgabenart.
So fordern Sie eine Änderung an:
Öffnen Sie Anfragen.
Wählen Sie die betreffende Auslage aus.
Bitten Sie die antragstellende Person, die fehlerhaften Angaben zu ändern.
Die antragstellende Person korrigiert die Auslage und reicht sie erneut ein.
Dieses Verfahren verhindert, dass die Mitarbeitenden eine neue Anfrage erstellen müssen, und verringert das Risiko von Duplikaten in der Nachverfolgung und bei Buchhaltungsexporten.
Was geschieht nach der Genehmigung?
Nach der Genehmigung wird die Auslage in den Bereich Auslagen > Zu prüfen übertragen.
In diesem Bereich können die Finanzverantwortlichen und die Kontoinhaber:innen: die Angaben ein letztes Mal prüfen, den Beleg kontrollieren, den zu erstattenden Betrag bestätigen, die Erstattung durchführen.
Nach der Erstattung wird die Auslage in den Bereichen Vorbereiten und Alle Zahlungen angezeigt.
⚠️ Achtung: Sobald die Auslage im Schritt Prüfung bestätigt wurde, kann sie nicht mehr zu einem vorherigen Schritt zurückgeführt, geändert, abgelehnt oder storniert werden, auch wenn die Erstattung noch nicht erfolgt ist. Prüfen Sie daher den Betrag und die Angaben sorgfältig, bevor Sie die Anfrage bestätigen.
Häufige Probleme lösen
Symptom: Die Auslage wird nicht mehr unter „Zur Genehmigung" angezeigt.
Ursache: Dies kann bedeuten, dass eine andere genehmigungsberechtigte Person oder die(er) Kontoinhaber:in der Anfrage bereits genehmigt oder abgelehnt hat.
Lösung: Öffnen Sie den Bereich Auslagen > Zu prüfen, um zu überprüfen, ob die Auslage genehmigt wurde. Sie können die antragstellende Person auch nach dem aktuellen Status der Anfrage fragen. In der Regel handelt es sich dabei um ein normales Verhalten und nicht um einen Fehler.
Symptom: Eine falsche Auslage oder ein falscher Betrag wurde genehmigt.
Ursache: Spendesk ermöglicht es nicht immer, eine genehmigte Auslage zu einem vorherigen Schritt zurückzuführen.
Lösung: Reichen Sie nicht sofort eine neue Auslage ein, um Duplikate zu vermeiden. Wenden Sie sich an die antragstellende Person, um den Sachverhalt zu prüfen, und an den Spendesk-Kundendienst, um die verfügbaren Möglichkeiten vor der Erstattung zu prüfen.
Symptom: Eine Auslage wurde im Schritt „Prüfung" versehentlich genehmigt.
Ursache: Eine im Schritt Prüfung bestätigte Auslage kann über die Benutzeroberfläche nicht mehr geändert, storniert oder abgelehnt werden.
Lösung: Wenden Sie sich so schnell wie möglich an den Spendesk-Kundendienst und geben Sie folgende Informationen an: den Namen der mitarbeitenden Person, den betreffenden Betrag, das Datum der Spesenabrechnung, die Art des Fehlers, den aktuellen Status der Anfrage.