Una vez que su cuenta de Spendesk esté conectada a su cuenta de Exact Online, extraeremos sus datos maestros de Exact Online y le permitiremos usarlos en Spendesk. Siga estos pasos para configurar sus dimensiones analíticas, cuentas de IVA, diarios de compras, proveedores y empleados.
Pasos de configuración
Después de conectar exitosamente Spendesk a Exact Online, puede seguir estos pasos para configurar su configuración contable.
Paso 1 - Configuración de diarios
Paso 1 - Configuración de diarios
Vaya a Spendesk en Ajustes > Contabilidad y configure estos diarios de compras y bancarios. Spendesk exportará los gastos correspondientes a los diarios que configure aquí.
Paso 2 - Mapeo de campos analíticos
Paso 2 - Mapeo de campos analíticos
Navegue a Ajustes > Contabilidad > Campos analíticos. Todos sus planes analíticos de Exact Online aparecerán en la columna izquierda.
Para cada dimensión analítica que desee usar en Spendesk, haga clic en Seleccionar valor y elija un campo analítico. Este campo analítico de Spendesk se mapeará a la dimensión analítica de Exact Online. Si necesita crear nuevos campos analíticos, puede hacerlo en Ajustes > Organización > Campos analíticos.
Para los centros de costes, puede mapear los centros de costes de Exact Online a los centros de costes de Spendesk, pero tenga en cuenta que no creamos automáticamente centros de costes en Spendesk. Deberá crear los centros de costes manualmente en Spendesk. Asegúrese de que tengan exactamente el mismo nombre que en Exact Online; de esta manera, Spendesk puede emparejarlos automáticamente en la próxima actualización de configuración.
Paso 3 - Configuración del plan contable
Paso 3 - Configuración del plan contable
Navegue a Ajustes > Plan contable.
En la pestaña Cuentas bancarias, seleccione todas las cuentas.
En la pestaña Cuentas de gastos, puede desactivar ciertas cuentas de gastos que no se utilizarán en Spendesk.
En la pestaña Cuentas de IVA, verifique que todos sus códigos de IVA y códigos de inversión del sujeto pasivo se hayan extraído correctamente de Exact Online.
En la pestaña Cuentas de proveedores puede elegir asignar automáticamente una cuenta por pagar a todas las compras con tarjeta y/o facturas.
En la pestaña Cuentas de empleados puede elegir asignar automáticamente una cuenta por pagar a todas las solicitudes de gastos de empleados. También puede configurar cuentas por pagar específicas para empleados específicos..
Paso 4 - Importación de proveedores y empleados
Paso 4 - Importación de proveedores y empleados
Importaremos sus proveedores y empleados desde Exact Online e intentaremos relacionarlos con sus proveedores y miembros existentes en Spendesk.
Si no existe un proveedor coincidente, crearemos uno en Spendesk.
Si no existe un miembro coincidente, no crearemos uno en Spendesk.
También como recordatorio, esta integración solo permite enviar cuentas por pagar preparadas a Exact Online. Spendesk no crea proveedores ni empleados en Exact Online.
Notas importantes:
Los centros de costes deben nombrarse en Spendesk exactamente de la misma manera que se nombran en Exact Online.
Para activar nuevamente el mapeo de datos, vaya a Ajustes > Contabilidad > Integración contable y haga clic en Actualizar configuración contable.
Próximos pasos
Cuando haya completado la configuración, estará listo para comenzar a exportar sus gastos y pagos a Exact Online.