Spendesk permite a los administradores gestionar los aprobadores para distintas tareas financieras, como las solicitudes de los empleados y los pagos con tarjeta virtual.
Esta guía explica cómo actualizar los aprobadores a través de los perfiles de los empleados, las políticas del centro de costes y las integraciones de RR. HH., y describe los pasos para delegar derechos de aprobación de forma temporal.
Para: Propietarios de la cuenta y Administradores
Índice:
Antes de empezar
Requisito | Detalle |
Rol | Propietario de la cuenta o Administrador: necesario para cambiar el gestor/aprobador de un empleado desde su perfil |
Rol (solo para delegación) | Cualquier aprobador puede delegar sus propios derechos de aprobación, sin necesidad de acceso de administrador |
Integración (opcional) | Una integración de RR. HH. activa puede completar automáticamente el campo Manager |
Plan | Disponible en todos los planes de Spendesk |
Cambio de aprobadores a través de los perfiles de los empleados
Asignación manual
Los administradores pueden actualizar manualmente el aprobador de un empleado concreto siguiendo estos pasos:
Ve a Configuración > Organización > Miembros.
Selecciona al empleado cuyo aprobador deseas cambiar.
Haz clic en Editar perfil del miembro.
Actualiza el campo Manager en la pestaña Información para asignar un nuevo aprobador.
Automatización con integración de RR. HH.
Si tu organización ha activado herramientas de integración de RR. HH.:
El campo Manager se puede completar automáticamente a través del sistema de RR. HH.
Las actualizaciones realizadas en la herramienta de RR. HH. se reflejan en Spendesk, ajustando automáticamente el aprobador.
Delegación temporal de derechos de aprobación
Para situaciones temporales, como la ausencia de un aprobador, es posible delegar los derechos de aprobación. El aprobador actual puede:
Hacer clic en su Avatar > Mi perfil > Rol y permisos.
Ir a Transferir tus derechos de aprobación y seleccionar Delegar tus derechos de aprobación.
Elegir a otro miembro para delegarle los derechos de aprobación.
Recuperar tus derechos de aprobación → Cuando vuelvas, simplemente haz clic en el banner "Ya he vuelto" en la parte superior de la página para restaurar tus derechos de aprobación.
Notas clave y buenas prácticas
Cuando cambia el aprobador de un empleado, las solicitudes pendientes seguirán requiriendo la aprobación del aprobador original. Sin embargo, las nuevas solicitudes se dirigirán al aprobador actualizado.
En el caso de las solicitudes de pago que siguen una política, actualiza siempre el flujo de aprobación a través del centro de costes en lugar de hacerlo mediante los perfiles individuales de los empleados.
Siguiendo estas pautas, los administradores pueden optimizar la gestión de aprobadores en Spendesk de forma eficiente.
Solución de problemas
Síntoma: Asignar un "Manager" a un empleado no cambia quién aprueba sus solicitudes.
Causa: El flujo de aprobación no incluye un paso de "Reporting Manager" (gestor directo). Asignar un manager no tiene ningún efecto en las aprobaciones a menos que exista una regla de enrutamiento basada en el manager en el flujo de trabajo.
Resolución: Ve a Configuración > Organización > Flujos de aprobación y confirma que hay un paso de "Reporting Manager" configurado para el centro de costes o el tipo de gasto correspondiente, antes de confiar en el campo Manager para el enrutamiento.
Síntoma: Después de cambiar el aprobador de un empleado, una solicitud anterior sigue pendiente del aprobador anterior.
Causa: Los cambios de aprobador solo se aplican a las nuevas solicitudes enviadas después del cambio. Las solicitudes ya pendientes conservan su aprobador original.
Resolución: Pide al aprobador original que gestione la solicitud pendiente. Si no está disponible, utiliza "Delegar temporalmente los derechos de aprobación" (ver arriba) o ponte en contacto con el equipo de soporte de Spendesk.
Síntoma: Después de delegar los derechos de aprobación, las solicitudes de una de tus entidades te siguen llegando a ti en lugar de a tu delegado.
Causa: La delegación se configura por entidad. Una delegación realizada en una entidad no se aplica automáticamente a las demás.
Resolución: Repite los pasos de delegación (Avatar > Mi perfil > Rol y permisos > Transferir tus derechos de aprobación) en cada entidad en la que seas aprobador.
Síntoma: Un aprobador solo ve la opción "Cancelar" en una solicitud, sin posibilidad de aprobarla.
Causa: Es posible que la solicitud ya haya sido aprobada por otro aprobador del flujo de trabajo, o que la lógica del flujo de trabajo la haya redirigido (por ejemplo, porque el aprobador original también era el solicitante).
Resolución: Comprueba el estado actual de la solicitud y el aprobador asignado en Gastos > Solicitudes. Si ya ha sido aprobada o reasignada, no es necesario realizar ninguna acción adicional.
💡 Consejo: En el caso de las solicitudes de pago que siguen una política de gasto, actualiza el flujo de aprobación a través del centro de costes en lugar de hacerlo mediante los perfiles individuales de los empleados. Esto mantiene el enrutamiento coherente a medida que cambia tu equipo.