Une fois votre compte Spendesk connecté à votre compte Exact Online, nous récupérerons vos données de référence depuis Exact Online et vous permettrons de les utiliser dans Spendesk. Suivez ces étapes afin de configurer vos dimensions analytiques, vos comptes de TVA, vos journaux d'achats, vos fournisseurs et vos employés.
Étapes de configuration
Après avoir connecté avec succès Spendesk à Exact Online, vous pouvez suivre ces quelques étapes pour configurer votre paramétrage comptable.
Étape 1 - Configuration des journaux
Étape 1 - Configuration des journaux
Accédez à Spendesk sous Paramètres > Configuration comptable et configurez ces quatre journaux. Spendesk exportera les dépenses correspondantes dans les journaux que vous configurez ici.
Étape 2 - Mappage des champs analytiques
Étape 2 - Mappage des champs analytiques
Naviguez vers Paramètres > Configuration comptable > Mappage. Tous vos plans analytiques Exact Online seront listés dans la colonne de gauche.
Pour chaque dimension analytique que vous souhaitez utiliser dans Spendesk, cliquez sur Sélectionner une valeur et choisissez un champ analytique. Ce champ analytique Spendesk sera mappé à la dimension analytique Exact Online. Si vous devez créer de nouveaux champs analytiques, vous pouvez le faire sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Pour les centres de coûts, vous pouvez mapper les centres de coûts Exact Online aux centres de coûts Spendesk, mais veuillez noter que nous ne créons pas automatiquement de centres de coûts dans Spendesk. Vous devrez créer les centres de coûts manuellement dans Spendesk. Veuillez vous assurer qu'ils sont nommés exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Exact Online - de cette façon, Spendesk peut automatiquement les faire correspondre lors de la prochaine actualisation des paramètres.
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Naviguez vers Paramètres > Plan comptable.
Dans l'onglet Comptes bancaires, sélectionnez tous les comptes.
Dans l'onglet Comptes de dépenses, vous pouvez désactiver certains comptes de dépenses qui ne seront pas utilisés dans Spendesk.
Dans l'onglet Codes TVA, vérifiez que tous vos codes TVA et codes d'autoliquidation ont été correctement récupérés depuis Exact Online.
Dans l'onglet Compte fournisseur, vous pouvez choisir d'exporter les achats par carte et/ou les factures vers un compte fournisseur générique (c'est-à-dire « Dépenses Spendesk »).
Dans l'onglet Comptes employés, vous pouvez choisir d'exporter les notes de frais des employés vers un compte fournisseur générique (c'est-à-dire « Dépenses Spendesk »). Vous pouvez également configurer des comptes fournisseurs spécifiques pour des employés spécifiques.
Étape 4 - Import des fournisseurs et des employés
Étape 4 - Import des fournisseurs et des employés
Nous importerons vos fournisseurs depuis Exact Online et tenterons de les faire correspondre avec vos fournisseurs et employés existants dans Spendesk. S'il n'y a pas de fournisseur correspondant existant, nous en créerons un. Cependant, nous ne créerons pas de nouveaux membres Spendesk.
Notes importantes :
Les centres de coûts doivent être nommés dans Spendesk exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Exact Online.
Pour déclencher à nouveau le mappage des données, accédez à Configuration comptable > Intégration comptable et cliquez sur Actualiser les paramètres comptables.
Prochaines étapes
Lorsque vous aurez terminé la configuration, vous serez prêt à commencer l'export de vos dépenses et paiements vers Exact Online.