Une fois votre compte Spendesk connecté à votre compte Microsoft Business Central, nous récupérerons vos données de référence depuis Microsoft Business Central et vous permettrons de les utiliser dans Spendesk. Suivez ces étapes afin de configurer vos dimensions analytiques, comptes de TVA, journaux d'achat, fournisseurs et employés.
Étapes de configuration
Après avoir connecté avec succès Spendesk à Microsoft Business Central, vous pouvez suivre ces quelques étapes pour configurer votre paramétrage comptable.
Étape 1 - Configuration des journaux
Étape 1 - Configuration des journaux
Allez sur Spendesk sous Paramètres > Informations comptables pour configurer ces journaux d'achat et de banque. Spendesk exportera les dépenses correspondantes dans les journaux que vous configurez ici.
Étape 2 - Mapping des champs analytiques
Étape 2 - Mapping des champs analytiques
Naviguez vers Paramètres > Informations comptables > Liaisons. Toutes vos dimensions Microsoft Business Central seront listées dans la colonne de gauche.
Pour chaque plan analytique que vous souhaitez utiliser dans Spendesk, cliquez sur Sélectionner une valeur et choisissez un champ analytique. Ce champ analytique Spendesk sera mappé aux dimensions Microsoft Business Central. Si vous devez créer de nouveaux champs analytiques, vous pouvez le faire sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Pour les centres de coûts, vous pouvez mapper les centres de coûts Microsoft Business Central aux centres de coûts Spendesk, mais veuillez noter que nous ne créons pas automatiquement de centres de coûts dans Spendesk. Vous devrez créer les centres de coûts manuellement dans Spendesk. Veuillez vous assurer qu'ils sont nommés exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Microsoft Business Central - de cette façon Spendesk pourra automatiquement les faire correspondre lors de la prochaine actualisation des paramètres.
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Naviguez vers Paramètres > Plan comptable.
Dans l'onglet Comptes bancaires, sélectionnez tous les comptes.
Dans l'onglet Comptes de dépenses, vous pouvez désactiver certains comptes de dépenses qui ne seront pas utilisés dans Spendesk.
Dans l'onglet Comptes de TVA, vérifiez que tous vos codes de TVA et codes d'autoliquidation ont été correctement récupérés depuis Microsoft Business Central.
Dans l'onglet Comptes fournisseurs, vous pouvez choisir d'attribuer automatiquement un compte fournisseur à tous les achats par carte et/ou factures.
Dans l'onglet Comptes employés, vous pouvez choisir d'attribuer automatiquement un compte fournisseur à toutes les notes de frais des employés. Vous pouvez également configurer des comptes fournisseurs spécifiques pour des employés spécifiques.
Étape 4 - Import des fournisseurs et employés
Étape 4 - Import des fournisseurs et employés
Nous importerons vos fournisseurs depuis Microsoft Business Central et tenterons de les faire correspondre avec vos fournisseurs existants dans Spendesk. S'il n'y a pas de fournisseur correspondant existant, nous en créerons un. Nous tenterons également de faire correspondre les fournisseurs de Microsoft Business Central avec vos employés dans Spendesk (sur le nom ou l'email). Cependant, nous ne créerons pas de nouveaux membres Spendesk.
Notes importantes :
Les centres de coûts doivent être nommés dans Spendesk exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans Microsoft Business Central.
Pour déclencher à nouveau le mapping des données, allez dans Informations comptables > Intégration comptable et cliquez sur Rafraîchir les paramètres comptables.
Prochaines étapes
Lorsque vous avez terminé la configuration, vous êtes prêt à commencer à exporter vos dépenses et paiements vers Microsoft Business Central.