Une fois votre compte Spendesk connecté à votre compte ACD, nous récupérerons vos données de référence depuis ACD et vous permettrons de les utiliser dans Spendesk. Suivez ces étapes afin de configurer vos dimensions analytiques, comptes de TVA, journaux d'achats, fournisseurs et employés.
Étapes de configuration
Après avoir connecté avec succès Spendesk à ACD, vous pouvez suivre ces quelques étapes pour configurer votre paramétrage comptable.
Étape 1 - Configuration des journaux
Étape 1 - Configuration des journaux
Accédez à Spendesk sous Paramètres > Informations comptables et configurez ces journaux d'achats et bancaires. Spendesk exportera les dépenses correspondantes dans les journaux que vous configurez ici.
Étape 2 - Correspondance des champs analytiques
Étape 2 - Correspondance des champs analytiques
Naviguez vers Paramètres > Informations comptables > Mapping. Tous vos plans analytiques ACD seront listés dans la colonne de gauche.
Pour chaque clé de répartition analytique que vous souhaitez utiliser dans Spendesk, cliquez sur Sélectionner une valeur et choisissez un champ analytique. Ce champ analytique Spendesk sera associé aux clés de répartition analytique ACD. Si vous devez créer de nouveaux champs analytiques, vous pouvez le faire sous Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Pour les centres de coûts, vous pouvez associer les clés de répartition analytique ACD aux centres de coûts Spendesk, mais veuillez noter que nous ne créons pas automatiquement de centres de coûts dans Spendesk. Vous devrez créer les centres de coûts manuellement dans Spendesk. Assurez-vous qu'ils sont nommés exactement de la même manière qu'ils sont nommés dans ACD - de cette façon, Spendesk pourra automatiquement les faire correspondre lors de la prochaine actualisation des paramètres.
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Étape 3 - Paramètres du plan comptable
Naviguez vers Paramètres > Plan comptable.
Dans l'onglet Comptes bancaires, sélectionnez tous les comptes.
Dans l'onglet Comptes de charges, vous pouvez désactiver certains comptes de charges qui ne seront pas utilisés dans Spendesk.
Dans l'onglet Comptes de TVA, vérifiez que tous vos codes TVA et codes d'autoliquidation ont été correctement récupérés depuis ACD.
Dans l'onglet Comptes fournisseurs, vous pouvez choisir d'exporter les achats par carte et/ou les factures vers un compte fournisseur générique (par exemple 'Dépenses Spendesk').
Dans l'onglet Comptes employés, vous pouvez choisir d'exporter les notes de frais des employés vers un compte fournisseur générique (par exemple 'Dépenses Spendesk'). Vous pouvez également configurer des comptes fournisseurs spécifiques pour des employés spécifiques.
Étape 4 - Import des tiers
Étape 4 - Import des tiers
Nous importerons vos tiers (de type 'personne morale' ou 'personne physique) depuis ACD et tenterons de les faire correspondre avec vos fournisseurs et membres existants dans Spendesk.
S'il n'y a pas de fournisseur correspondant existant, nous en créerons un dans Spendesk.
S'il n'y a pas de membre correspondant existant, nous n'en créerons pas dans Spendesk.
Pour rappel, cette intégration permet uniquement de transmettre les dépenses préparées vers ACD. Spendesk ne crée pas de tiers dans ACD.
Notes importantes :
Les Centres de coûts doivent être nommés dans Spendesk exactement de la même manière que vos clés de répartition analytique sont nommées dans ACD.
Pour déclencher à nouveau la correspondance des données, accédez à Informations comptables > Intégration comptable et cliquez sur Actualiser les paramètres comptables.
Prochaines étapes
Lorsque vous avez terminé la configuration, vous êtes prêt à commencer à exporter vos dépenses et paiements vers ACD.