Remplir une demande d'indemnité kilométrique
Les indemnités kilométriques vous remboursent vos déplacements professionnels effectués avec votre véhicule personnel. Cet article explique ce qui est couvert, comment le remboursement est calculé et comment soumettre une demande.
Pour : les salariés utilisant un véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Les Propriétaires du compte gèrent l'activation de la fonctionnalité et les paramètres de taux.
Table des matières
Avant de commencer
Ce qui est couvert
Comment le remboursement est calculé
Soumettre une demande d'indemnité kilométrique sur ordinateur
Soumettre un aller-retour
Soumettre une demande d'indemnité kilométrique sur mobile
Dépannage
FAQ
Avant de commencer
Prérequis | Détails |
Activation de la fonctionnalité | Votre Propriétaire du compte doit activer les Indemnités kilométriques dans Paramètres > Règlement de l'entreprise > Modes de paiements > Notes de frais |
Véhicule éligible | Uniquement votre véhicule personnel — les voitures de société ne sont pas éligibles aux indemnités kilométriques |
Source du taux | Votre Propriétaire du compte sélectionne le modèle de taux pour votre entreprise : France (URSSAF), Royaume-Uni (HMRC), Allemagne (Bundesministerium der Finanzen), ou un taux personnalisé |
Approbation | Votre manager ou votre Propriétaire du compte approuve ou rejette la demande |
🔒 Accès : Les indemnités kilométriques nécessitent que votre Propriétaire du compte active la fonctionnalité Notes de frais dans Paramètres > Règlement de l'entreprise > Remboursements.
Ce qui est couvert
Les demandes d'indemnités kilométriques sont conçues pour couvrir les frais d'usage de votre véhicule personnel, notamment :
Le carburant
L'entretien et les réparations
L'assurance automobile
La dépréciation (la perte de valeur du véhicule au fil du temps)
Les péages et le stationnement ne sont pas inclus dans une demande d'indemnité kilométrique. Soumettez-les en tant que note de frais distincte, ou payez avec votre carte Spendesk.
Comment le remboursement est calculé
Votre Propriétaire du compte sélectionne un seul modèle de taux pour votre entreprise. Ce même taux peut s'appliquer à toutes les demandes, sur l'ensemble des comptes de l'entreprise.
Marché | Référence du taux | Le taux dépend de |
France | Type de véhicule, puissance fiscale et kilomètres déjà remboursés cette année | |
Royaume-Uni | Type de véhicule et miles déjà remboursés cette année | |
Allemagne | Taux fixe au km | |
Taux personnalisé | Défini par votre entreprise | Taux fixe au km, configurable par type de véhicule |
Pour mettre en place un taux personnalisé, contactez votre Customer Success Manager ou le support Spendesk.
Le montant du remboursement est calculé automatiquement à partir de :
La distance de votre trajet
Le taux local sélectionné par votre entreprise
Le montant peut différer entre l'aller et le retour, car la distance calculée peut varier selon le sens du trajet.
Pour les voitures et motos, Spendesk calcule l'itinéraire le plus rapide entre les deux adresses, en privilégiant les axes rapides.
Pour les vélos, Spendesk calcule l'itinéraire le plus court entre les deux adresses.
Si la distance calculée est inexacte (par exemple en raison d'une déviation), vous pouvez modifier manuellement la distance totale avant de soumettre votre demande. Les modifications manuelles sont signalées « modifié manuellement » sur toutes les pages et exports concernés.
Si vous possédez un véhicule électrique sur un compte français (taux URSSAF), vous pouvez cocher l'option Voiture électrique lors de la soumission de votre demande.
Soumettre une demande d'indemnité kilométrique sur ordinateur
Accédez à l'onglet Demandes.
Cliquez sur Créer une nouvelle demande dans le coin supérieur gauche.
Sélectionnez Demander un remboursement.
Sélectionnez Indemnité kilométrique en bas de la liste.
Renseignez les détails de votre trajet (type de véhicule, dates et adresses).
Cochez Voiture électrique si vous conduisez un véhicule électrique sur un compte français/taux URSSAF.
Cliquez sur Ajouter un arrêt si votre trajet comporte plusieurs étapes.
Modifiez la distance totale si l'itinéraire calculé ne correspond pas à votre trajet réel.
Cliquez sur Continuer.
Ajoutez un contexte à votre demande d'indemnité kilométrique dans le champ Description, et renseignez tout Centre de coûts, catégorie de dépense ou champ analytique requis.
Cliquez sur Continuer.
Vérifiez les détails de votre demande d'indemnité kilométrique et le montant de remboursement estimé.
Cliquez sur Envoyer.
Votre approbateur (votre manager ou votre Propriétaire du compte) approuve ou rejette ensuite la demande comme d'habitude.
Soumettre un aller-retour
Pour soumettre un « aller-retour », utilisez la fonctionnalité multi-arrêts.
Aller-retour le même jour :
Ajoutez votre point de départ (Point A).
Ajoutez votre destination (Point B).
Ajoutez un troisième arrêt identique à votre point de départ (retour au Point A).
Spendesk calcule automatiquement la distance totale de l'aller-retour.
Retour à une date différente :
Soumettez deux demandes d'indemnité kilométrique distinctes : une pour l'aller et une pour le retour.
Soumettre une demande d'indemnité kilométrique sur mobile
Vous pouvez soumettre, suivre et faire approuver vos demandes d'indemnités kilométriques directement dans l'application mobile Spendesk. Les adresses et véhicules récurrents sont enregistrés automatiquement sur mobile pour une soumission plus rapide.
Pour la procédure complète sur mobile, consultez Soumettre des indemnités kilométriques sur mobile.
👥 Rôles : Les approbateurs (votre manager ou votre Propriétaire du compte) examinent et approuvent ou rejettent chaque demande d'indemnité kilométrique, sur ordinateur comme sur mobile.
Dépannage
Symptôme : La distance calculée ne correspond pas à l'itinéraire que vous avez réellement suivi.
Cause : Spendesk calcule l'itinéraire le plus rapide (voiture/moto) ou le plus court (vélo), qui peut ne pas correspondre aux déviations ou fermetures de routes de votre trajet réel.
Résolution : Modifiez manuellement la distance totale avant de soumettre. La modification est signalée « modifié manuellement » sur toutes les pages et exports concernés.
Symptôme : Une erreur apparaît alors que tous les champs du formulaire sont correctement remplis.
Cause : Cela peut être causé par un problème dans le calcul du taux de remboursement pour votre marché.
Résolution : Contactez le support Spendesk si l'erreur persiste après avoir revérifié vos informations.
Symptôme : Votre remboursement semble utiliser un taux obsolète.
Cause : Les taux officiels sont mis à jour périodiquement, et un court délai peut s'écouler entre un changement de taux officiel et son application par Spendesk.
Résolution : Contactez le support Spendesk en indiquant la date de votre demande et votre marché, afin que l'équipe puisse vérifier et corriger le taux appliqué.
FAQ
Puis-je demander une indemnité kilométrique si je conduis une voiture de société ?
Non. Les indemnités kilométriques couvrent uniquement les trajets effectués avec votre véhicule personnel.
Les péages et le stationnement sont-ils couverts par une demande d'indemnité kilométrique ?
Non. Soumettez-les en tant que note de frais distincte, ou payez avec votre carte Spendesk.
Puis-je utiliser un taux différent pour un type de véhicule spécifique ?
Oui, si votre entreprise a mis en place un taux personnalisé. Contactez votre Customer Success Manager ou le support Spendesk pour configurer cela.