Parfois, les montants demandés pour les frais kilométriques peuvent être assez confus à comprendre. Avec ce guide, vous serez en mesure de comprendre la démarche de Spendesk pour calculer les frais kilométriques.

Dernière actualisation: Juin 2023

Vous pourrez ensuite lire plus d'informations sur les variations de montants à rembourser entre la soumission et le remboursement de la demande! 😊

Le barème annuel de l'URSSAF (échelle annuelle) est le suivant :

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/indemnites-kilometriques/voiture.html

Comme vous pouvez le constater, le montant que vous obtenez dépend du nombre de kilomètres parcourus par an.

La différence sur Spendesk est que notre équipe Produit a concilié une échelle annuelle (barème de l'URSSAF) à un système de demandes ponctuelles (onglet Demandes).

Ceci est assez délicat comparé à une déclaration de frais annuelle faite autrement que par Spendesk! 😊

Ainsi, voici comment nous fonctionnons.

En dessous de 5000 km, vos utilisateurs récupèreront les montants requis de la manière suivante :

C'est là que les choses se compliquent. Nous devons calculer la différence entre ce qu'ils ont déjà obtenu (=5000km x 0,529 ou 0,606 ou 0,636 ou 0,665 ou 0,697 selon les CV du véhicule) et ce qu'ils obtiendraient de leur entreprise s'ils faisaient un rapport annuel de leurs frais kilométriques.

👉🏻 Supposons qu'un utilisateur possède une voiture 6CV. Il a déjà reçu, de sa société et via Spendesk, 5000 km x 0,665 euros = 3325 euros sur son compte. Nous l'appellerons MONTANT A.

Il va parcourir 30 km.

Il pense recevoir 30*0.665 = 19.95 euros, comme avant.

Ce n'est pas le cas ici : 5030 km à l'échelle annuelle = 5030*0,374+1457 = 3338.22 euros.

Nous l'appellerons MONTANT B.

L'utilisateur a déjà reçu 3325 euros de la part de son entreprise suite à ses premières demandes.

Ce qu'il recevra sera donc la différence entre le MONTANT B et le MONTANT A soit 13.22 euros.

🚨 Vous pouvez rassurer l'utilisateur: le total correspond bien à ce qu'il recevrait en ne faisant qu'une demande par an.

Source.

Vous pouvez cocher 'Voiture électrique' (sur les comptes français / URSSAF uniquement) si vous possédez un véhicule électrique. Le montant de votre demande sera majoré de 20%.

Source.

Source.

Lorsqu’une demande de remboursement de frais kilométriques est soumise, nous estimons le montant qui pourrait être remboursé, sur la base du taux et des demandes de remboursement de frais kilométriques déjà approuvées (par exemple, le taux dépend du nombre de kilomètres effectués pendant l’année). Le montant estimé n’est pas mis à jour tant que la demande n’est pas approuvée par un approbateur, un propriétaire de compte ou un propriétaire de centre de coût.

Lorsqu’une demande de remboursement de frais kilométriques est approuvée, le montant est mis à jour au montant final, en tenant compte du taux en vigueur au moment de l’approbation. Trois raisons peuvent conduire à un changement entre le montant estimé et le montant final :

- Le nombre de kilomètres effectués pendant l’année a atteint un seuil pendant que cette demande était en attente d’approbation, le montant final est donc calculé avec le nouveau taux.
- Un changement de taux intervient alors que cette demande était en attente d’approbation, le montant final est donc calculé avec le nouveau taux.
- La “compensation pour changement de taux” (voir ci-dessous) a déjà été effectuée sur une autre demande, et cette demande doit donc être remboursée au taux normal.

Lors de la mise à jour du taux annuel en France, au Royaume-Uni ou en Allemagne, ce taux est appliqué rétroactivement sur toutes les demandes effectuées depuis le début de l’année en cours (donc même si nous mettons à jour le taux en mars, toutes les demandes effectuées entre janvier et mars seront remboursées avec le nouveau taux).

Comme nous ne pouvons pas modifier les montants des demandes déjà approuvées, cette compensation est prise en compte sur le montant de la prochaine demande de remboursement de frais kilométriques → cette demande sera remboursée avec le nouveau taux + le montant supplémentaire qui aurait dû être remboursé avec le nouveau taux pour les demandes de remboursement de frais kilométriques effectuées depuis le 1er janvier.

Notez que toutes les demandes nouvellement créées prendront en compte cette compensation jusqu’à ce que l’une d’entre elles soit approuvée - ensuite le montant des autres sera ramené à la normale lors de l’approbation.