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🚗 Comment calculons-nous les frais kilomĂ©triques?

Pour tout comprendre sur le calcul des frais kilométriques sur Spendesk!

Mis à jour il y a plus d’une semaine

Parfois, les montants demandĂ©s pour les frais kilomĂ©triques peuvent ĂȘtre assez confus Ă  comprendre. Avec ce guide, vous serez en mesure de comprendre la dĂ©marche de Spendesk pour calculer les frais kilomĂ©triques.

DerniĂšre actualisation: Juin 2023

Vous pourrez ensuite lire plus d'informations sur les variations de montants à rembourser entre la soumission et le remboursement de la demande! 😊

BarĂšme pour les voitures

Comment nous calculons les frais en dessous de 5000 km

Le barĂšme annuel de l'URSSAF (Ă©chelle annuelle) est le suivant :

Comme vous pouvez le constater, le montant que vous obtenez dépend du nombre de kilomÚtres parcourus par an.

La différence sur Spendesk est que notre équipe Produit a concilié une échelle annuelle (barÚme de l'URSSAF) à un systÚme de demandes ponctuelles (onglet Demandes).

Ceci est assez dĂ©licat comparĂ© Ă  une dĂ©claration de frais annuelle faite autrement que par Spendesk! 😊

Ainsi, voici comment nous fonctionnons.

En dessous de 5000 km, vos utilisateurs récupÚreront les montants requis de la maniÚre suivante :

Distance x échelle en fonction du nombre de CV de leur véhicule.

Comment nous calculons au-dessus de 5000 km (= la différence entre le nombre de km et ce que l'utilisateur a déjà reçu de son entreprise)

C'est là que les choses se compliquent. Nous devons calculer la différence entre ce qu'ils ont déjà obtenu (=5000km x 0,529 ou 0,606 ou 0,636 ou 0,665 ou 0,697 selon les CV du véhicule) et ce qu'ils obtiendraient de leur entreprise s'ils faisaient un rapport annuel de leurs frais kilométriques.

Voici le barÚme pour les distances supérieures à 5000 km :

đŸ‘‰đŸ» Supposons qu'un utilisateur possĂšde une voiture 6CV. Il a dĂ©jĂ  reçu, de sa sociĂ©tĂ© et via Spendesk, 5000 km x 0,665 euros = 3325 euros sur son compte. Nous l'appellerons MONTANT A.

Il va parcourir 30 km.

Il pense recevoir 30*0.665 = 19.95 euros, comme avant.

Ce n'est pas le cas ici : 5030 km Ă  l'Ă©chelle annuelle = 5030*0,374+1457 = 3338.22 euros.

Nous l'appellerons MONTANT B.

L'utilisateur a déjà reçu 3325 euros de la part de son entreprise suite à ses premiÚres demandes.

Ce qu'il recevra sera donc la différence entre le MONTANT B et le MONTANT A soit 13.22 euros.

🚹 Vous pouvez rassurer l'utilisateur: le total correspond bien à ce qu'il recevrait en ne faisant qu'une demande par an.

Si un utilisateur change de véhicule en cours d'année, le compteur repart de zéro.

En effet, le barÚme est appliqué séparément pour chaque type de véhicule (le kilométrage ne s'additionne donc pas).

Ce site officiel d'Impots.gouv.fr donne un peu plus d'informations lĂ -dessus :

Comment nous calculons au-dessus de 20 001 km / an

Répétez l'explication des étapes 1 et 2 mais avec ce barÚme:

VĂ©hicules Ă©lectriques 🚗 âšĄïž

Vous pouvez cocher 'Voiture électrique' (sur les comptes français / URSSAF uniquement) si vous possédez un véhicule électrique. Le montant de votre demande sera majoré de 20%.


BarÚme pour les deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm3

BarĂšme pour les motos

Variations entre la soumission et le remboursement d'une demande:

Soumission

Lorsqu’une demande de remboursement de frais kilomĂ©triques est soumise, nous estimons le montant qui pourrait ĂȘtre remboursĂ©, sur la base du taux et des demandes de remboursement de frais kilomĂ©triques dĂ©jĂ  approuvĂ©es (par exemple, le taux dĂ©pend du nombre de kilomĂštres effectuĂ©s pendant l’annĂ©e). Le montant estimĂ© n’est pas mis Ă  jour tant que la demande n’est pas approuvĂ©e par un approbateur, un propriĂ©taire de compte ou un propriĂ©taire de centre de coĂ»t.

Approbation

Lorsqu’une demande de remboursement de frais kilomĂ©triques est approuvĂ©e, le montant est mis Ă  jour au montant final, en tenant compte du taux en vigueur au moment de l’approbation. Trois raisons peuvent conduire Ă  un changement entre le montant estimĂ© et le montant final :

- Le nombre de kilomĂštres effectuĂ©s pendant l’annĂ©e a atteint un seuil pendant que cette demande Ă©tait en attente d’approbation, le montant final est donc calculĂ© avec le nouveau taux.
- Un changement de taux intervient alors que cette demande Ă©tait en attente d’approbation, le montant final est donc calculĂ© avec le nouveau taux.
- La “compensation pour changement de taux” (voir ci-dessous) a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© effectuĂ©e sur une autre demande, et cette demande doit donc ĂȘtre remboursĂ©e au taux normal.

Compensation pour changement de taux en cours d'année (mise à jour de l'URSSAF)

Lors de la mise Ă  jour du taux annuel en France, au Royaume-Uni ou en Allemagne, ce taux est appliquĂ© rĂ©troactivement sur toutes les demandes effectuĂ©es depuis le dĂ©but de l’annĂ©e en cours (donc mĂȘme si nous mettons Ă  jour le taux en mars, toutes les demandes effectuĂ©es entre janvier et mars seront remboursĂ©es avec le nouveau taux).

Comme nous ne pouvons pas modifier les montants des demandes dĂ©jĂ  approuvĂ©es, cette compensation est prise en compte sur le montant de la prochaine demande de remboursement de frais kilomĂ©triques → cette demande sera remboursĂ©e avec le nouveau taux + le montant supplĂ©mentaire qui aurait dĂ» ĂȘtre remboursĂ© avec le nouveau taux pour les demandes de remboursement de frais kilomĂ©triques effectuĂ©es depuis le 1er janvier.

Notez que toutes les demandes nouvellement crĂ©Ă©es prendront en compte cette compensation jusqu’à ce que l’une d’entre elles soit approuvĂ©e - ensuite le montant des autres sera ramenĂ© Ă  la normale lors de l’approbation.

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