Après la validation des notes de frais par les modérateurs ou propriétaires/co-propriétaires de centres de coût, les équipes Finance (contrôleurs) peuvent prendre le relais.

Voici comment Spendesk gère les notes de frais :

Une fois approuvée par un modérateur, la demande apparaît sous l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les équipes finance (contrôleurs) peuvent examiner toutes les informations connexes avant de rembourser la demande.

Ensuite, les Contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes de remboursement, et même traiter plusieurs demandes de remboursement à la fois.

Une fois que les notes de frais sont marquées comme "vérifiées" dans Vérifier, elles passent à l'onglet Notes de frais > Planifier les remboursements. Elles peuvent alors être exportées avant même le paiement.

Il y a 3 façons de rembourser vos employés :

Vous pouvez garder une trace des dépenses qui ont été payées précédemment en naviguant dans l'onglet Notes de frais > Historique. Cet onglet contient tous les détails des frais remboursés précédemment.

Vous pouvez également télécharger un fichier en format XML sur Historique si vous avez sélectionné .CSV à l'étape précédente par erreur (à condition que l'IBAN du fournisseur soit ajouté et qu'il fasse partie du réseau SEPA).

Toutefois, si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, que vous avez confirmé et que vous changez ensuite d'avis, il n'est plus possible d'annuler l'option de paiement "par virement de Spendesk". Vous devrez traiter manuellement le lot XML/CSV sur votre compte bancaire.

Important :

1 note de frais = 1 remboursement. Si vous avez 35 notes de frais en attente, le demandeur recevra 35 virements entrants.

Il y a plusieurs possibilités - soit il faudra demander à la banque du compte fermé de virer les fonds reçus (s'ils ne le font pas automatiquement), soit les fonds seront rejetés.

Les notes de frais remboursées passent ensuite à l'onglet Paiements, avec le reste de vos paiements dans Spendesk.