Exportez vos paiements Spendesk et leurs reçus sous forme de fichier .zip, pour vos propres besoins ou pour le compte de votre équipe.
Pour : tous les utilisateurs (leurs propres paiements) ; les Managers d'équipe, Propriétaires de centre de coûts, Propriétaires de compte et Contrôleurs (paiements de leurs collègues).
Avant de commencer
Vous pouvez toujours télécharger vos propres paiements et reçus, quel que soit votre rôle.
Pour télécharger les paiements d'autres personnes, vous devez être Manager d'équipe, Propriétaire de centre de coûts, Propriétaire de compte ou Contrôleur.
Vous pouvez sélectionner jusqu'à 300 paiements par téléchargement lorsque les reçus sont inclus.
Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 000 paiements par téléchargement lorsque les reçus sont exclus.
Les Contrôleurs souhaitant exporter un nombre illimité de paiements en une seule fois doivent utiliser Bookkeep > All Payables, qui ne comporte aucune limite de téléchargement.
Instructions étape par étape
Connectez-vous à votre compte Spendesk.
Accédez à Payments.
Cochez la case en regard de chaque paiement que vous souhaitez télécharger, ou utilisez les filtres pour affiner la liste.
Cliquez sur le bouton Download with receipts. Si vous n'avez pas besoin des reçus, cliquez sur Download.
Attendez que Spendesk génère une archive .zip contenant vos paiements et vos reçus.
Ouvrez le fichier .zip téléchargé pour accéder à vos documents.
Résultats attendus
L'archive .zip contient :
Un fichier récapitulatif (au format .csv) listant tous les paiements sélectionnés effectués avec Spendesk.
Les reçus ajoutés à ces paiements sur Spendesk, si vous avez choisi de les inclure.
Le fichier récapitulatif comprend les colonnes suivantes :
- Date d’autorisation du paiement
- Date de règlement - Mois du paiement
- Nom du collaborateur
- Équipe, le cas échéant
- Centre de coûts
- Description du paiement, fournie par le marchand
- Fournisseur
- Mode de paiement
- Type de ligne, par exemple paiement ou autre
- Montant en devise locale
- Devise locale
- Montant au débit
- Montant au crédit
- Devise
- Statut
- Indication qu’un reçu a été fourni
- Nom du reçu
- Référence du payable
- Code analytique, le cas échéant
La référence du payable est l’identifiant interne Spendesk du payable lié au paiement. Elle permet de rapprocher le paiement du payable correspondant. Cette colonne est vide lorsqu’aucun payable comptable n’est associé au paiement.
Dépannage
Symptôme : un message d'erreur s'affiche ou le bouton de téléchargement est grisé lorsque vous sélectionnez un grand nombre de paiements.
Cause : vous avez dépassé la limite de 300 paiements (avec reçus) ou de 10 000 paiements (sans reçus).
Résolution :
Réduisez votre sélection à l'aide des filtres de dates pour diminuer le nombre de paiements.
Téléchargez les paiements par lots plus petits (par exemple, par semaine ou par mois).
Si vous êtes Contrôleur et avez besoin d'un export illimité, utilisez plutôt Bookkeep > All Payables.
Symptôme : vous ne pouvez pas voir ou sélectionner les paiements d'un collègue.
Cause : vous ne disposez pas du rôle requis pour consulter les paiements des autres utilisateurs.
Résolution : demandez à un Propriétaire de compte, un Administrateur ou un Contrôleur de télécharger les paiements pour vous, ou demandez le rôle de Manager d'équipe/Propriétaire de centre de coûts si cela est pertinent.
👥 Seuls les Managers d'équipe, Propriétaires de centre de coûts, Propriétaires de compte et Contrôleurs peuvent télécharger les paiements et reçus de leurs collègues.
⚠️ Les téléchargements sont plafonnés à 300 paiements avec reçus et 10 000 paiements sans reçus. Pour des exports illimités, les Contrôleurs doivent utiliser Bookkeep > All Payables.