Préparez vos dépenses avant l'export
Propriétaires de compte et ContrÎleurs, rendez-vous sur l'onglet Comptabiliser > Préparer.
Une fois validées dans Demandes puis Factures > Vérifier ou Notes de frais > Vérifier, vos dépenses seront disponibles à la fois dans Comptabiliser et Factures > Payer / Notes de frais > Payer.
Les dépenses s'affichent donc aux dates suivantes :
Les achats par carte Spendesk sont affichĂ©s en fonction de la date Ă laquelle la dĂ©pense a Ă©tĂ© faite par l'employĂ© (jour oĂč l'utilisateur a utilisĂ© sa carte physique sur le terrain ou bien renseignĂ© les dĂ©tails de carte virtuelle pour un achat en ligne).
Les notes de frais sont également affichées en fonction de la date à laquelle la dépense a été faite par l'employé (date renseignée par l'utilisateur au moment de la soumission de la note de frais/date sur le reçu).
Les achats par facture fournisseurs sont affichés en fonction de la date d'émission de la facture.
Attribution de plusieurs comptes et taux de TVA
Vous pouvez désormais répartir les dépenses entre différents comptes et TVA. Il vous suffit de sélectionner l'option correspondante dans l'onglet Comptabiliser > Préparer.
AprĂšs avoir sĂ©lectionnĂ© vos comptes de charge et TVA pour cette ligne, un montant apparaĂźt, pour vous assurer de valider le bon montant. Spendesk vĂ©rifie que le montant brut est Ă©gal au montant brut de l'achat. Dans le cas oĂč les deux montants bruts ne correspondent pas, Spendesk va afficher un message d'avertissement.
L'édition de plusieurs paiements à la fois dans l'onglet Préparer
Vous pouvez désormais éditer efficacement les différents champs de plusieurs paiements à la fois (description, comptes...).
Sélectionnez les paiements qui nécessitent une modification (vous pouvez utiliser des filtres pour les trouver facilement) et cliquez sur Modifier.
â Avant que les modifications ne soient enregistrĂ©es, l'interface vous demande de les confirmer, ce qui Ă©vite les erreurs manuelles !
L'Auto-catégorisation (certains plans de facturation uniquement)
Une fonctionnalité puissante appelée "Autocat" est disponible pour vous permettre de gagner du temps lors de votre clÎture. Vous pouvez en effet créer des rÚgles "Fournisseur = compte de charges" afin que le champ "compte de charges" se remplisse automatiquement. Ces rÚgles concernent désormais tous les types de dépenses (cartes, factures fournisseurs et ndf) et non seulement les cartes comme dans l'ancienne version.
L'information sur les erreurs
Les erreurs sont désormais expliquées et les paiements concernés mis en évidence dans la liste.
Exportez vos dépenses
Une fois que vos dĂ©penses ont Ă©tĂ© marquĂ©es comme prĂȘtes Ă l'export,
allez Ă l'onglet Comptabiliser > Export
sélectionnez la période d'export (le mois, la semaine, les jours...)
cochez le contenu de l'export que vous souhaitez avoir
choisissez une option entre les 2 options d'export (avec ou sans justificatifs)
Vous obtenez un fichier ZIP avec le journal d'achat et le journal de banque de la période sélectionnée.