Si vous ne pouvez pas ajouter de justificatif à un paiement, vous pouvez le déclarer directement dans Spendesk au lieu de laisser la dépense non résolue. Cela crée une déclaration légale (attestation) pour votre équipe finance.
Pour : Les demandeurs (la personne ayant effectué le paiement ou la note de frais), sur tous les plans.
Avant de commencer
Seul le demandeur (le propriétaire du paiement ou de la note de frais) peut déclarer son propre justificatif comme « Impossible à fournir ». Les administrateurs et les controllers ne peuvent pas le faire à sa place.
La déclaration est un document juridiquement contraignant. N'utilisez cette option que lorsque vous ne pouvez vraiment pas fournir de justificatif.
Une fois soumise, la déclaration ne peut plus être modifiée.
Si vous avez déjà téléversé un justificatif incorrect ou invalide, vous devez d'abord le supprimer. Voir Supprimer un reçu ajouté à un paiement en cas d'erreur.
👥 Rôles : Seul le demandeur propriétaire du paiement peut déclarer un justificatif comme « Impossible à fournir ». Les administrateurs et controllers ne peuvent pas effectuer cette action pour un autre utilisateur.
Raisons courantes d'un justificatif manquant
Le marchand ne vous a pas remis de justificatif, ou vous avez oublié d'en demander un.
La transaction est en attente mais a été annulée par le marchand, et elle est toujours visible dans Spendesk.
Le justificatif a été envoyé à l'adresse e-mail d'une autre personne, et vous ne pouvez pas le récupérer ni joindre cette personne.
Vous avez perdu le justificatif.
Votre carte a été volée ou utilisée de façon frauduleuse.
Déclarer un justificatif comme "Impossible à fournir"
Allez dans Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Ouvrez le paiement auquel il manque un justificatif.
Cliquez sur le bouton gris à côté de Télécharger mon reçu.
Sélectionnez Impossible de fournir le justificatif.
Choisissez le motif correspondant à votre situation.
Saisissez une explication si le formulaire le demande.
Signez la déclaration pour la soumettre.
Une fois soumise, votre équipe finance peut accéder à l'attestation expliquant pourquoi le justificatif n'a pas pu être fourni, et le paiement n'est plus signalé comme manquant de justificatif.
⚠️ Attention : Vous ne pouvez pas modifier la déclaration après sa soumission. Si vous avez fait une erreur, contactez support@spendesk.com.
Si vous retrouvez le justificatif plus tard
Si vous retrouvez plus tard le justificatif perdu, ou si le fournisseur vous l'envoie :
Allez dans Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Ouvrez le paiement.
Cliquez sur Télécharger mon reçu.
Téléversez le fichier du justificatif.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne trouvez pas le bouton Télécharger mon reçu ou le bouton gris à côté.
Cause : Vous consultez peut-être le mauvais onglet ou la mauvaise transaction.
Résolution : Vérifiez que vous êtes bien dans Dépenses > Toutes les dépenses > Tous les paiements et que vous consultez le bon paiement. Si le bouton reste invisible, contactez support@spendesk.com.
Symptôme : L'option « Impossible de fournir le justificatif » est grisée ou absente, même si aucun justificatif valide n'existe.
Cause : Un justificatif incorrect ou invalide est toujours associé au paiement, ce qui bloque l'option.
Résolution : Supprimez d'abord le justificatif existant (voir Supprimer un reçu ajouté à un paiement en cas d'erreur), puis répétez les étapes ci-dessus. Si vous ne pouvez pas le supprimer car c'est le seul fichier joint, contactez support@spendesk.com.
Symptôme : Vous recevez un avertissement de sécurité ou une erreur en essayant de signer la déclaration.
Cause : Si votre entreprise utilise Orange comme fournisseur internet, le filtre de sécurité Orange Cyberfiltre peut bloquer le site de signature.
Résolution : Demandez à votre équipe IT d'autoriser les sites suivants dans les paramètres de sécurité Orange Cyberfiltre de votre entreprise :
FAQ
Y a-t-il une date limite pour soumettre une déclaration de justificatif manquant ?
Vérifiez auprès de votre équipe finance, car les délais peuvent varier selon la politique de votre entreprise.
Que se passe-t-il si je ne signale pas un justificatif manquant ?
Ne pas le signaler peut retarder ou bloquer la validation de la dépense par votre équipe finance.
Puis-je déclarer plusieurs justificatifs comme « Impossible à fournir » à la fois ?
Non, les déclarations groupées ne sont pas disponibles actuellement. Chaque paiement doit être déclaré individuellement.