Les comptes auxiliaires vous permettent d'ajouter une subdivision sous un compte général (par exemple, un code par fournisseur ou par salarié) afin que vos exports comptables correspondent à la structure de votre logiciel comptable.
Pour : Administrateurs, Contrôleurs et Comptables qui gèrent le plan comptable.
Avant de commencer
Seuls les Administrateurs, les Contrôleurs et les utilisateurs ayant accès au plan comptable peuvent configurer des comptes auxiliaires.
La fonctionnalité doit être activée par votre Customer Success Manager Spendesk, ou par l'équipe support Spendesk, avant d'apparaître dans votre compte.
Les comptes auxiliaires sont disponibles pour : les comptes fournisseurs (comptes à payer), les comptes salariés et les comptes d'achats par carte.
Vous avez besoin d'un modèle d'export personnalisé actif pour votre journal d'achats afin d'afficher la colonne compte auxiliaire.
👥 Seuls les Administrateurs et les Contrôleurs ayant accès aux Paramètres peuvent demander l'activation et configurer les comptes auxiliaires.
Configurer un compte auxiliaire
Contactez votre Customer Success Manager Spendesk ou votre gestionnaire de facturation, ou envoyez un e-mail à support@spendesk.com, pour activer la fonctionnalité des comptes auxiliaires.
Accédez à Paramètres > Informations comptables > Exports.
Sélectionnez votre modèle de journal d'achats actuel.
Cliquez sur le « + » bleu entre deux colonnes de votre choix.
Sélectionnez Compte auxiliaire pour ajouter la colonne à votre modèle.
Accédez à Paramètres > Plan comptable.
Sélectionnez la sous-section concernée (Comptes fournisseurs ou Comptes salariés).
Vous pouvez aussi accéder à Comptabiliser > Préparer.
Cliquez sur un paiement.
Cliquez sur Définir un compte si aucun compte n'est encore configuré.
Vous pouvez aussi ajouter des comptes depuis Paramètres > Plan comptable > Comptes fournisseurs.
Préparez vos paiements une fois la configuration terminée.
Exportez vos paiements.
📓 Les comptes auxiliaires sont disponibles sur les comptes fournisseurs, les comptes d'achats par carte et les comptes salariés.
Retrouver les comptes auxiliaires dans le produit
Vous pouvez consulter les comptes auxiliaires aux emplacements suivants :
Emplacement | Chemin |
Plan comptable | Paramètres > Plan comptable |
Configuration du modèle d'export | Paramètres > Informations comptables > Exports |
Préparation des paiements | Comptabiliser > Préparer |
Comptes fournisseurs | Paramètres > Plan comptable > Comptes fournisseurs |
Fichiers d'export | Votre journal d'achats généré |
Retrouver les comptes auxiliaires dans vos fichiers d'export
Ouvrez votre fichier d'export du journal d'achats.
Recherchez la colonne Compte auxiliaire.
Vérifiez que chaque transaction affiche le bon code de compte auxiliaire à côté de son code de compte général.
Résolution des problèmes
Symptôme : l'option Compte auxiliaire n'apparaît pas dans Paramètres > Informations comptables > Exports.
Cause : la fonctionnalité n'a pas encore été activée sur votre compte.
Résolution : contactez votre Customer Success Manager Spendesk, ou envoyez un e-mail à support@spendesk.com, pour demander l'activation.
Symptôme : un fournisseur ou un salarié existant n'affiche pas de compte auxiliaire après l'activation.
Cause : les comptes auxiliaires doivent être configurés manuellement pour chaque fournisseur, salarié ou paiement existant ; l'activation ne s'applique pas rétroactivement.
Résolution : accédez à Paramètres > Plan comptable > Comptes fournisseurs, ouvrez le fournisseur ou le salarié concerné, puis cliquez sur Définir un compte pour ajouter le code de compte auxiliaire.
Symptôme : la colonne compte auxiliaire est absente d'un fichier d'export.
Cause : la colonne n'a pas été ajoutée au modèle d'export personnalisé.
Résolution : accédez à Paramètres > Informations comptables > Exports, ouvrez votre modèle, puis cliquez sur le « + » bleu entre deux colonnes pour ajouter la colonne Compte auxiliaire.