Archivez les fiches fournisseurs en double ou mal orthographiées pour garder une liste de fournisseurs exacte et à jour dans Spendesk. L'archivage masque un fournisseur des formulaires de demande sans supprimer aucune donnée existante.
Pour : Les Contrôleurs, sur tous les plans Spendesk.
Avant de commencer
Prérequis | Détail |
Rôle | Contrôleurs |
Plan | Disponible sur tous les plans Spendesk |
Où | Paramètres > Comptes fournisseurs |
👥 Rôles : Seuls les utilisateurs ayant le rôle Contrôleurs peuvent archiver ou désarchiver des fournisseurs.
Archiver un fournisseur
Allez dans Paramètres > Comptes fournisseurs.
Cliquez sur l'onglet Actuels.
Cliquez sur la ligne de compte fournisseur que vous souhaitez archiver.
Cliquez sur Archiver ce fournisseur en bas du panneau de droite.
Vérifiez l'apparition du message de confirmation vert.
Archiver plusieurs fournisseurs à la fois
Allez dans Paramètres > Comptes fournisseurs.
Cliquez sur l'onglet Actuels.
Cochez les cases à côté des lignes de fournisseurs que vous souhaitez archiver.
Cliquez sur Archiver.
Vérifiez l'apparition du message de confirmation vert pour l'archivage groupé.
Désarchiver un fournisseur
Allez dans Paramètres > Comptes fournisseurs.
Cliquez sur l'onglet Archivés.
Cliquez sur la ligne de compte fournisseur que vous souhaitez restaurer.
Cliquez sur Désarchiver ce fournisseur en bas du panneau de droite.
Vérifiez l'apparition du message de confirmation vert.
Désarchiver plusieurs fournisseurs à la fois
Allez dans Paramètres > Comptes fournisseurs.
Cliquez sur l'onglet Archivés.
Cochez les cases à côté des lignes de fournisseurs que vous souhaitez restaurer.
Cliquez sur Désarchiver à côté de la barre de recherche.
Vérifiez l'apparition du message de confirmation vert pour le désarchivage groupé.
Ce qui se passe quand vous archivez un fournisseur
Le fournisseur archivé n'apparaît plus comme suggestion dans les formulaires de demande (demandes de carte virtuelle, de note de frais ou de facture).
Si un utilisateur tente de recréer un fournisseur archivé, Spendesk affiche un avertissement indiquant que l'équipe finance a archivé ce fournisseur et lui demande de vérifier le nom du fournisseur.
L'archivage n'affecte aucune donnée déjà enregistrée dans Spendesk. Il modifie uniquement les fournisseurs disponibles dans le produit.
⚠️ Attention : Si plusieurs fournisseurs sont liés à la même ligne de compte fournisseur, cliquez d'abord sur la ligne du compte fournisseur, puis sélectionnez le fournisseur spécifique. Le panneau de droite avec l'action d'archivage ou de désarchivage n'apparaît qu'après ce second clic.
Résolution des problèmes
Symptôme : L'action d'archivage ou de désarchivage n'apparaît pas dans le panneau de droite.
Cause : Vous avez cliqué sur une ligne de compte fournisseur associée à plusieurs fournisseurs, mais vous n'avez pas encore sélectionné le fournisseur spécifique.
Résolution : Cliquez sur la ligne du compte fournisseur, puis sur la ligne du fournisseur spécifique. Le panneau de droite avec l'action « Archiver ce fournisseur » ou « Désarchiver ce fournisseur » apparaîtra.
Symptôme : Vous ne trouvez pas les boutons d'action groupée « Archiver » ou « Désarchiver ».
Cause : Vous êtes sur le mauvais onglet, ou aucune case fournisseur n'est cochée.
Résolution : Vérifiez que vous êtes sur l'onglet « Actuels » (pour archiver) ou « Archivés » (pour désarchiver), puis cochez au moins une case avant de chercher le bouton à côté de la barre de recherche.
Symptôme : Le ou les fournisseurs que vous avez archivés apparaissent toujours dans la liste des fournisseurs actuels.
Cause : La page n'a pas actualisé les informations.
Résolution : Actualisez la page.
FAQ
Puis-je désarchiver plusieurs fournisseurs à la fois ?
Oui. Cochez les cases à côté des fournisseurs que vous souhaitez restaurer, puis cliquez sur « Désarchiver » à côté de la barre de recherche.
L'archivage d'un fournisseur supprime-t-il ses données ?
Non. L'archivage retire uniquement le fournisseur de la liste disponible dans les formulaires de demande et dans l'onglet « Actuels » de la page Comptes fournisseurs. Toutes les données existantes restent dans Spendesk.