L'intégration RH Spendesk vous permet de lier Spendesk à un outil RH (tel que Personio, HiBob, Workday, BambooHR, Payfit, Lucca, Deel, et plus) pour gérer automatiquement les utilisateurs dans Spendesk. Cela inclut :

Créer des membres dans Spendesk comme ils apparaissent dans l'outil RH.
Mettre à jour les détails de l'utilisateur pour synchroniser des éléments tels que l'adresse e-mail, le nom et les informations bancaires.
Archiver les membres qui ne sont plus des employés "actifs" dans l'outil RH.

Quelles sont les exigences ?

Certaines conditions sont requises pour pouvoir mettre en place l'intégration :

Cette fonctionnalité est disponible pour les utilisateurs des plans de facturation Scale et Premium.
Vous devez être un propriétaire de compte, un administrateur ou un contrôleur dans Spendesk pour gérer l'intégration.
Vous aurez besoin d'un accès administrateur à votre outil RH (nécessaire pour obtenir les clés API pour la connexion).

Comment configurer l'intégration ?

🚨 Si vous avez plusieurs entités Spendesk, vous devrez suivre ces étapes pour chaque entité.

Pour mettre en place l'intégration native, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Connexion

Pour connecter Spendesk à votre outil RH et autoriser l'accès à votre plateforme, vous devez :

a) Aller dans Paramètres> Intégrations.

b) Sélectionnez votre outil RH dans les options et cliquez sur Connecter.

c) Suivez les instructions pour vous connecter et authentifier l'intégration. Cela vous demandera:

d'examiner les données auxquelles Spendesk aura accès.
de fournir les détails d'authentification (clé API).
de confirmer la connexion.

➡️ Certains outils RH peuvent nécessiter des étapes spécifiques :

Outil RH	A faire
Personio	Obtenez votre sous-domaine à partir de votre URL Personio avec le format https://subdomain.personio.de. En tant qu'administrateur de Personio, créez et récupérez une clé API de Personio conformément à ce guide. Entrez le nom de votre clé en tant qu'ID client et la valeur de la clé en tant que Secret client dans la boîte de dialogue de connexion Spendesk.
BambooHR	Obtenez votre sous-domaine à partir de l'URL de votre BambooHR avec le format https://subdomain.bamboohr.com. En tant qu'administrateur sur BambooHR, créez et récupérez une clé API auprès de BambooHR, conformément à la procédure suivante.
HiBob	Tout d'abord, créez un utilisateur de service dans HiBob, ou dans Paramètres > Intégrations et utilisez la recherche pour trouver des utilisateurs de service (voir la documentation HiBob ici pour plus de détails). Sélectionnez Nouvel utilisateur de service et donnez-lui un nom unique (par exemple, Intégration Spendesk). Vous recevrez un ID et un jeton, veuillez les noter dans un endroit sûr. Créez un nouveau groupe de permissions via Paramètres > Compte > Groupes de permissions. Nommez le groupe (par exemple Spendesk Integration), et définissez les permissions dans l'onglet "People's Data", les exigences exactes seront indiquées dans votre boîte de dialogue de flux de connexion. Les exigences exactes seront indiquées dans votre boîte de dialogue de flux de connexion. Veuillez suivre les conseils qui y figurent. Ajoutez l'utilisateur de service que vous avez créé précédemment au nouveau groupe de permissions. Retournez sur Spendesk et terminez le flux de connexion.
Workday	En tant qu'administrateur, connectez-vous à Workday et utilisez la barre de recherche pour rechercher View API Clients. Notez le point de terminaison de l`'API REST de Workday.` Ensuite, recherchez Créer un utilisateur du système d'intégration et donnez-lui un nom d'utilisateur et un mot de passe. Vous devez ensuite configurer les autorisations nécessaires. Nous vous recommandons de suivre ce guide complet.
Deel	Vérifiez que votre compte est bien un administrateur d'organisation via l'écran Paramètres de l'organisation ou configurez-le en suivant ce guide.
Payfit	Si vous êtes administrateur sur Payfit, veuillez suivre le processus de connexion. Vous pourrez autoriser la connexion en utilisant votre compte.
Lucca HR	Identifiez votre domaine Lucca à partir de votre URL, dans ce cas "exemple" : `https://example.ilucca.net.` En tant qu'administrateur, connectez-vous à Lucca et appuyez sur le bouton en forme de roue dentée en haut à droite. Localisez l'option "API Keys" dans la section "Authentication, SSO and API". Si cette option n'est pas visible, c'est que vous n'avez pas le bon utilisateur administrateur. Cliquez sur le bouton "Générer une clé API" pour créer une clé API et lui donner un nom (par exemple, Intégration Spendesk). Cliquez sur "Generate API Key" et copiez la valeur de votre nouvelle clé API. Retournez à Spendesk et complétez le flux de connexion, en fournissant le domaine et la clé API lorsqu'on vous le demande.

Pour tout autre outil RH, vous trouverez une liste d'informations utiles ici, et si vous avez des questions ou des problèmes, n'hésitez pas à contacter notre équipe support.

Si la connexion a réussi, vous serez renvoyé à l'écran des intégrations dans Spendesk et l'intégration sera marquée comme "En attente d'action". Elle est maintenant connectée à votre outil RH, mais ne commencera pas à gérer les utilisateurs tant qu'elle ne sera pas entièrement configurée.

2. Configuration :

Maintenant que l'intégration est connectée à votre compte Spendesk, vous devez compléter la configuration, et elle fonctionnera selon vos spécifications.

Dans Paramètres> Intégrations & API> Votre carte d'outils RH, vous verrez le statut "En attente d'action".

Sélectionnez les employés :

⚠️ L'un des aspects les plus importants à prendre en compte lors de la configuration de votre intégration est le contrôle des membres qu'elle doit gérer dans le système RH.

Vous pouvez sélectionner Tous les employés ou Filtre personnalisé pour définir des règles de filtrage supplémentaires sur les données que Spendesk peut voir.

Typiquement, cela sera probablement basé sur le lieu de travail de l'employé. Par exemple, s'il est basé au Royaume-Uni, vous voudrez peut-être configurer l'intégration dans votre entité Spendesk britannique pour inclure cet utilisateur. Pour vos autres entités Spendesk, vous voudrez les exclure.

Les filtres peuvent contenir une liste de valeurs séparées par des virgules, par exemple 'Lieu de travail' aura: Remote,London,Paris.

➡ Attention ! Dans certains cas rares, lorsque les filtres ne sont pas suffisants pour capturer des exceptions spécifiques, (par exemple, les utilisateurs qui doivent exister dans plusieurs entités), la création manuelle sera toujours nécessaire.

Une fois que vous êtes satisfait de votre configuration, appuyez sur le bouton "Enregistrer et appliquer" et vous obtiendrez un aperçu de votre configuration à confirmer.

Veuillez noter que l'intégration peut prendre un certain temps pour s'initialiser la première fois, en fonction du nombre d'employés à traiter.

🚨 Par défaut, l'intégration ne gère que les employés dont le statut est Actif et dont la date de fin de contrat est vide ou dans le futur.

3. Déconnexion :

Si vous souhaitez que l'intégration cesse de traiter les utilisateurs, cliquez simplement sur le bouton Déconnecter. Cela empêchera simplement l'intégration d'effectuer d'autres créations/mises à jour d'utilisateurs, mais n'aura aucun effet sur les utilisateurs déjà existants dans Spendesk.

➡️ Pour reprendre l'intégration, vous devrez recommencer toutes les étapes.

Comment puis-je voir l'état de l'intégration ?

Une fois que l'intégration est active, vous remarquerez des changements dans les écrans suivants pour vous aider à comprendre comment l'intégration gère vos membres.

Carte d'intégration

Dans Paramètres > Intégrations, vous verrez le statut de votre intégration RH. Tant qu'elle est "connectée", elle tente activement de synchroniser les membres.

S'il y a des problèmes dans la connexion entre Spendesk et votre outil RH, le statut de cette carte changera pour refléter l'erreur.

Membres actifs

Sur la page Paramètres > Membres, vous verrez désormais des avis vous informant que des membres sont activement gérés :

Certains champs pour les utilisateurs gérés seront également désactivés et ne pourront être modifiés que par l'intégration. Ceci afin d'éviter que les utilisateurs ne mettent à jour des champs qui seront écrasés par l'intégration, car nous considérons les données de l'outil RH comme la source de vérité.

En outre, une nouvelle colonne "Statut RH" permettra d'indiquer quels utilisateurs sont gérés ou non :

La coche verte représente un utilisateur activement géré par l'intégration.
Un avertissement orange indique un utilisateur qui était précédemment géré par l'intégration, mais qui, en raison d'une modification des paramètres, n'est plus géré (par exemple, le filtre de l'utilisateur a été modifié et il ne correspond plus).
Une entrée vide indique qu'un utilisateur est géré manuellement, l'intégration ne le mettra pas à jour.

Membres invités
Tous les membres invités par l'intégration seront affichés dans l'onglet "Invités" comme d'habitude et ils recevront une invitation à s'inscrire eux-mêmes. Une fois qu'ils l'auront fait, ils apparaîtront dans l'onglet "actifs".

Membres archivés
Les membres qui ont été supprimés parce qu'ils étaient des employés "inactifs" dans l'outil RH se trouvent dans l'onglet "archivés" :